Scrum bei Ausschreibungen

Scrum auf Ihre eigene Weise, aber halten Sie sich an diese Erfolgsfaktoren

Meiner Meinung nach ist es wichtig, eine Reihe von Erfolgsfaktoren zu berücksichtigen:

• Bleiben Sie in Kontakt mit der Außenwelt: dem Kunden, den Nutzern, den Interessengruppen.
• Bringen Sie Ihre Leute zusammen und betrachten Sie die Aufgabe aus verschiedenen Blickwinkeln.
• Teilen Sie die Arbeit in mundgerechte Häppchen auf, halten Sie sie einfach, damit der Überblick erhalten bleibt und die Arbeit tatsächlich erledigt werden kann.

Es sind genau diese Elemente des agilen Denkens, die Scrum zu einer großartigen Methode für die Gestaltung einer Ausschreibung machen.

Die Ausschreibung mit Scrum erstellen

Der erste Sprint

• Ausschreibungsteam zusammenstellen
• Ausschreibung aufteilen – Product Backlog mit Definition of Done zusammenstellen
• Eine Projektvision entwerfen
• Interne(s) Team(s) auf Basis der erforderlichen Kompetenzen zusammenstellen
• Externe Parteien auf der Basis von fehlendem Wissen und Kompetenzen einbeziehen

Endprodukte:

• Ein klares Bild von den Bedürfnissen des Kunden
• Eine eigene Vision des Produkts oder der Dienstleistung, die angeboten werden soll
• Ein Backlog der zu bearbeitenden Punkte (+ Priorisierung)
• In den Kalendern reservierte Meetings, Zeiten und Orte für die gemeinsame Arbeit

Ausschreibungsteam zusammenstellen

Wir beginnen die Ausschreibung mit der Zusammenstellung eines „Ausschreibungsteams“. Die Besetzung der Rollen des Product Owner und des Scrum Master kann nach dem Scrum Guide recht gut erfolgen. Der Product Owner kümmert sich um das Kundeninteresse, verwaltet das Product Backlog und behält die Vision des Endprodukts im Auge. Der Scrum Master leitet das Team, moderiert und behält den Prozess im Auge. Diese Rollen ersetzen Rollen wie Tender Manager, Bid Manager, Prozesskoordinator usw. Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die normalerweise von den letzteren Rollen übernommen werden, werden in das Team eingebracht.

Zusätzlich zum Product Owner und Scrum Master wählen Sie sofort eine Reihe von Personen innerhalb der Organisation aus, die an dieser Ausschreibung arbeiten möchten. Dieses Ausschreibungsteam beginnt sofort mit der Arbeit an der anfänglichen Einrichtung des Product Backlogs, der Ermittlung der (hinter der) Kundennachfrage stehenden Nachfrage, der Entwicklung einer Vision und der Identifizierung des Bedarfs an Wissen und Kompetenzen für die Arbeit an der Ausschreibung, sowohl intern als auch extern. Dieses Ausschreibungsteam koordiniert den gesamten Ausschreibungsprozess.

Product Backlog zusammenstellen

Erstellen Sie einen ersten Entwurf für ein Product Backlog, indem Sie die Anfrage in Arbeitsabschnitte unterteilen. In diesem Stadium kann es sich durchaus um sogenannte Epics handeln. Ziel ist es, ein gutes Bild davon zu bekommen, welche Kriterien (neben dem Preis) wichtig sind und aus welchen Anforderungen, Wünschen und inhaltlichen Fragen die Ausschreibung besteht. Indem Sie dies gemeinsam mit Personen mit unterschiedlichem Hintergrund tun, stellen Sie sicher, dass kein Tunnelblick auf die Kundennachfrage durch jemanden mit spezifischem Fachwissen und Hintergrund entsteht. Indem Sie eine gute Bestandsaufnahme der Ausschreibung machen, können Sie sich sofort ein Bild davon machen, welche Kompetenzen und Kenntnisse Sie in Ihrem Team bzw. Ihren Teams benötigen. Und Sie bekommen ein Gefühl dafür, mit wie vielen Teams Sie möglicherweise arbeiten müssen.

Wenn es bestimmte Formvorschriften gibt, sollten Sie diese in die Definition of Done aufnehmen.

Durch diese „Produktaufschlüsselung“ können Sie auch prüfen, ob Sie für eine Ausschreibung in Frage kommen und ob Sie überhaupt teilnehmen wollen.

Haben wir das gleiche Bild wie unser Kunde?

Ein Punkt am Horizont:

Wie stellen Sie sicher, dass Sie bei den Personen (der Jury), die Ihren Beitrag beurteilen werden, den „richtigen Ton“ treffen? Ermitteln Sie die Bedürfnisse und Wünsche des Kunden und des/der Nutzer(s) des Produkts oder der Dienstleistung. Was treibt sie an, was ist der Grund für ihre Teilnahme an dieser Ausschreibung und was halten sie für wichtig. Mit anderen Worten: Was ist die Frage hinter der Frage? Dies erfordert oft eine gewisse Detektivarbeit. Vielleicht gelingt es Ihnen, sich mit dem Entwickler an einen Tisch zu setzen und darüber zu sprechen.

Dann entwickeln Sie mit Ihrem Team eine Vision für das Produkt oder die Dienstleistung. Natürlich eine Vision, die versucht, den Nerv der Jury zu treffen. Sie sollten wissen, was für sie wichtig ist: Nachhaltigkeit, Beteiligung der Bewohner, Erfahrung der Endnutzer usw. Wenn Sie dafür sorgen, dass diese Vision in den verschiedenen Komponenten Ihres Angebots immer wieder auftaucht, kann sie ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal darstellen. Machen Sie diese einzigartige Vision konkret und „greifbar“ und nehmen Sie sie in die „Definition of Done“ auf. Dadurch wird Ihr einzigartiger Wert Teil der von Ihnen gelieferten Qualität, das Ausschreibungsteam bleibt auf diese Vision fokussiert und inspiriert die anderen Personen, die an der Ausschreibung arbeiten werden. Und vielleicht verschafft Ihnen das auch einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz.

Die richtigen Kenntnisse und Kompetenzen

Wenn klar ist, was im Rahmen der Ausschreibung zu tun ist, wofür das Produkt oder die Dienstleistung bestimmt ist, aus welchen Aspekten sie besteht und welche Vision wir entwickelt haben, dann können wir uns genau überlegen, welche Personen wir an Bord haben wollen. Auch die Komplexität der Ausschreibung und die Frist bestimmen, mit wie vielen (temporären) Teams Sie arbeiten müssen. Stellen Sie jedes Mal sicher, dass Ihre Teams multidisziplinär sind. Und ja, diese Arbeitsweise in multidisziplinären Teams in Sprints verlangt auch etwas von Ihren Lieferanten und möglichen Unterauftragnehmern. Wir haben diese auch gerne bei der Ausarbeitung von Ideen und bei Brainstorming-Sitzungen vor Ort dabei.

Planen Sie den Termin für die Ausschreibung und die dafür benötigte Zeit gleich mit ein. Die Durchführung einer Ausschreibung braucht Zeit. Reservieren Sie sie also gleich zu Beginn!

Fortlaufende Sprints

Mit einem klaren Bild der Kundennachfrage, einer eindeutigen Vision und einer Skizze des Product Backlogs kann man in den nächsten Sprint gehen. Nun liegt es am Product Owner – und das ist durchaus auch gemeinsam mit dem Beschaffungsteam möglich -, Prioritäten zu setzen und Abhängigkeiten zu bestimmen.

Aus meiner Sicht sehen die Folgesprints in etwa so aus:

Sprint Planning

Bei dem Sprint Planning wird besprochen, welche Themen wir in diesem Sprint angehen werden, welche Teams daran arbeiten werden und was die Akzeptanzkriterien sind. Idealerweise sollte auch der Kunde anwesend sein. Um Auslegungsdifferenzen zu vermeiden, besprechen Sie mit dem Kunden die Abnahmekriterien für die Teile, die Sie in diesem Sprint in Angriff nehmen wollen. Dies gibt dem Team sofort die Möglichkeit, sich mit dem Kunden auszutauschen und sein eigenes Fachwissen unter Beweis zu stellen. Gerade dadurch, dass Sie den Kunden darum bitten, zeigen Sie, dass Sie beteiligt sind. Und dass Sie die Arbeit ernst nehmen.

Suchen Sie nach Möglichkeiten, mit dem Kunden in Kontakt zu bleiben.

Sobald bekannt ist, was der Kunde von den Komponenten erwartet, sollten Sie im Falle mehrerer Teams besprechen, welches Team welche Komponenten übernehmen wird. Mitglieder aus Ihrem Beschaffungsteam könnten als Scrum Master der anderen Teams fungieren. Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über die Zusammenhänge und unterstützen die anderen Teams bei der Anwendung von Scrum. Dies ist dem Scrum of Scrums Framework sehr ähnlich.

Als Nächstes halten die verschiedenen Teams zusammen mit dem Delegierten des Beschaffungsteams ein weiteres Sprint Planning Meeting ab, um eine gemeinsame Sicht auf die Themen zu schaffen, die in diesem Sprint aufgegriffen werden sollen. Dann werden die Aufgaben aufgeteilt. Verwenden Sie zum Beispiel eine visuelle Tafel mit To do, Doing und Done.