Prioritätensetzung in Scrum-Projekten (Priorisierung des Backlogs)

Es fällt uns schwer, Prioritäten zu setzen. Wahrscheinlich weil man, wenn man sich entscheidet jetzt etwas zu tun, gleichzeitig entscheidet, später etwas anderes zu tun oder gar nicht. In diesem Blog geht es um folgende Themen:

  • Wie setzen Sie in Scrum-Projekten Prioritäten?
  • Wie lernt man sich zu trauen, Entscheidungen zu treffen?
  • Anhand welcher Faktoren können Sie Prioritäten setzen?
  • Was ist die Eisenhower-Matrix?

Priorisieren in Scrum Projekten

Das Product Backlog, eine nach Prioritäten geordnete Liste von Items (auch User Stories genannt), ist die einzige Eingabequelle für Ihr Scrum-Projekt. Durch die kontinuierliche Neupriorisierung der Items erhalten Sie den maximalen Wert aus dem Product Backlog. Wichtige Items stehen im Product Backlog ganz oben, weniger wichtige ganz unten. Die Liste ist also von oben nach unten geordnet.

Die Posten am unteren Ende werden für die Zukunft geparkt und können später aufgenommen werden, müssen es aber nicht. Die Items am Anfang der Liste sind detaillierter, so dass sie „sprintfähig“ sind und in diesem Sprint von den Entwicklern (früher Development Team genannt) in Angriff genommen werden können. Kurz gesagt: Prioritäten setzen bedeutet, die richtigen Dinge zur richtigen Zeit zu tun.

Der Product Owner ist allein für die Priorisierung des Product Backlogs verantwortlich. Er erstellt sie auf der Grundlage der Wünsche und Ambitionen der Stakeholder. Der Input für das Product Backlog wird daher wahrscheinlich von verschiedenen Stakeholdern kommen. Das macht sie universell und gleichzeitig komplex. Denn wie soll man aus all diesen Wünschen und Ambitionen herausfinden, was wichtig ist? In diesem Blog werden wir einen genaueren Blick auf die Priorisierung des Product Backlogs werfen.

Priorisieren beginnt mit der Fähigkeit Entscheidungen zu wagen

Als Product Owner können Sie den ganzen Tag mit der Verwaltung von Stakeholdern beschäftigt sein. Alle möglichen Stakeholder wollen ständig etwas von Ihrem Projekt. Input, Status-Updates, Einflussnahme, kurzum: alle Arten von Kommunikationsströmen, die es zu managen gilt. Deshalb ist es wichtig, dass Sie nicht nur das Mandat haben Entscheidungen zu treffen, sondern auch den Mut, dies tatsächlich zu tun. Das bedeutet, dass man die Stakeholder manchmal zufriedenstellen und manchmal enttäuschen muss. Als Spinne im Netz der Stakeholder sind Sie als Product Owner die einzige Person, die alle Wünsche und Ambitionen sammelt und bestimmt, mit welchen Sie vorgehen werden. Hier spielt der Mut, einer der 5 Scrum-Werte, eine wichtige Rolle.

Definieren, was „wichtig“ bedeutet

Ein priorisiertes Product Backlog ist eine Liste wichtiger Items von oben nach unten. Um dies richtig zu tun, muss zunächst eine klare Definition des Begriffs „wichtig“ verwendet werden. In manchen Fällen sind sie wichtig, weil sie dem Kunden einen maximalen Nutzen bringen, in anderen Fällen werden sie frühzeitig getestet, um Risiken rechtzeitig zu erkennen. Wir unterscheiden vier verschiedene Variablen: „Wert“, „Risiko“, „Lieferfähigkeit“ und „Abhängigkeit“. Natürlich sind je nach Scrum-Projekt auch viele andere Formen denkbar.

Wert

Dies kann in Form von Umsatz, Marge, aber auch in Form von Kosteneinsparungen geschehen. Nehmen wir zum Beispiel ein Unternehmen, das ein neues Produkt auf den Markt bringt. Dieses Produkt ist eine verbesserte Version eines Vorgängers. Es gibt nicht nur technologische Einsparungen beim Material, sondern das Produkt enthält auch neue Teile, die für die Verbraucher sehr wichtig sind. Es gibt mehr Menschen, die das Produkt kaufen werden, was bedeutet, dass auch der Umsatz steigen wird. Kosteneinsparung und Umsatzsteigerung in einem bieten einen hohen Nutzen.

Risiko

In einigen Fällen ist es wünschenswert die Punkte, die Risiken testen, schon früh in einem Sprint aufzugreifen. Bei traditionellen Projekten sieht man oft, dass ein Produkt auf einen Schlag mit einem Big Bang geliefert wird. Dies birgt Risiken, da die Teile nicht in einem frühen Stadium getestet wurden. Wenn man einem Produkt viele neue Teile hinzufügt, hat man ein innovatives Produkt mit vielen Risiken. Wenn eine Komponente nicht relevant ist oder sogar Einwände zu haben scheint, läuft Ihr gesamtes Projekt Gefahr, komplett zu scheitern. Es ist also besser, die risikobehafteten Teile in der Zwischenzeit zu testen, sodass man frühzeitig versagen kann und Zeit und Raum für Anpassungen hat, damit der maximale Wert des Produkts erreicht werden kann.

Lieferfähigkeit (releasability)

Wenn ein Artikel schnell und einfach zugestellt werden kann, können Sie ihm Vorrang einräumen. Dies sind die so genannten „niedrig hängenden Früchte“ oder „Quick Wins“, die schnelle Ergebnisse liefern. Auf der Grundlage der frühzeitigen Lieferung können wichtige Stakeholder schnell Feedback geben, die als relevanter Input für die nächste Lieferung dienen. Der Grad der Lieferbarkeit kann auch mit dem MVP – Minimum Viable Product – in Verbindung gebracht werden. Die Items des Product Backlogs bilden zusammen die funktionalen Mindestanforderungen an ein wertvolles Produkt. Sie priorisieren die Punkte, die sich auf den MVP beziehen.

Abhängigkeit

Ein Projekt kann ins Stocken geraten, weil es Abhängigkeiten gibt. So ist ein Scrum Team beispielsweise von Personen außerhalb des Teams oder dem Fortschritt von Projekten in einer anderen Abteilung abhängig. Sie möchten daher Abhängigkeiten in Ihrem Product Backlog so weit wie möglich vermeiden. Wenn sie unvermeidlich sind, ist es wichtig, dass Sie festlegen, wie Sie mit ihnen umgehen. Sie können das Items zerschneiden, sodass Sie die Abhängigkeit aufheben und den unabhängigen Teil an die Spitze des Product Backlogs setzen. Der Teil, der eine Abhängigkeit enthält, wird im Product Backlog niedriger priorisiert.

Eisenhowers Prioritäten-Matrix

Im Arbeitsalltag gibt es oft alle möglichen wichtigen Aufgaben, die auch noch dringend sind. „Alles ist wichtig“ ist ein vielgehörter Slogan, aber dieses Gefühl bewahrheitet sich nicht immer. Im Nachhinein stellt sich heraus, dass Punkte nicht relevant waren oder dass sich wichtige „dringende“ Probleme bereits erledigt haben, wenn man sich mit ihnen befasst. Eine realistische Betrachtung der Items ist daher unerlässlich. Ein nützliches Instrument für die Auswahl von Prioritäten ist Eisenhowers Prioritäten-Matrix. Diese Matrix ist durch zwei Achsen gekennzeichnet: „(un)wichtig“ und „(nicht) dringend“.

  • Wichtig: Diese Maßnahme muss durchgeführt werden, da es sonst zu Problemen, Verzögerungen oder einer Beeinträchtigung der Ressourcen kommen kann.
  • Unwichtig: Es hat keine negativen Folgen, wenn diese Maßnahme nicht durchgeführt wird.
  • Dringend: die Maßnahme muss schnell erfolgen, z. B. jetzt oder heute
  • Nicht dringend: Maßnahmen müssen ergriffen werden, können aber warten

Indem Sie Aktionen in der Matrix gruppieren, helfen Sie sich selbst bei der Entscheidung, welche Items Priorität haben. Die Matrix besteht aus 4 Quadranten: wichtig/dringend, wichtig/nicht dringend, nicht wichtig/dringend und nicht wichtig/nicht dringend.

Quadrant 1: ERLEDIGEN

Dieser Quadrant ist durch wichtige und dringende Aufgaben gekennzeichnet. Diese Items müssen sofort aufgegriffen werden. Sie haben immer Vorrang vor anderen Dingen und Aufgaben. Denken Sie zum Beispiel an eine Nutzerforschung, die zuerst durchgeführt werden muss, um festzustellen, auf welche Zielgruppe Sie sich konzentrieren wollen. Seien Sie sich jedoch bewusst, dass Sie bei zu vielen Aufgaben in diesem Quadranten fast nur mit dem Löschen von Bränden beschäftigt sind. Konzentrieren Sie sich daher auch auf Quadrant 2, damit die Dinge nicht mehr dringlich sind und Sie sie systematischer aufgreifen können.

Quadrant 2: LATER

Dieser Quadrant ist durch wichtige, aber nicht dringende Aufgaben gekennzeichnet. Die Abholung dieser Items kann also z. B. auf den nächsten oder übernächsten Sprint warten. Es könnte zum Beispiel sein, dass Sie zuerst einen qualitativen Teil der Nutzerforschung durchführen wollen und erst danach einen quantitativen Teil. In diesem Fall nehmen Sie zuerst (Sprint 1) den qualitativen Teil und in Sprint 2 den quantitativen Teil auf. Der quantitative Teil befindet sich im Quadranten LATER.

Quadrant 3: Delegieren

Dieser Quadrant ist durch dringende, aber unwichtige Aufgaben gekennzeichnet. Die Dringlichkeit deutet darauf hin, dass es schnell gehen muss, um nicht an Bedeutung zu verlieren. Zum Beispiel, indem man das Forschungsunternehmen zurückruft, um Name und Adresse zu erfahren. Diese Maßnahme hat keine Auswirkungen auf die Nutzerforschung selbst, ist aber dringend erforderlich, um die Zusammenarbeit zu beginnen. Sie könnten einen Ihrer Kollegen (außerhalb des Scrum-Teams) mit dieser Aufgabe betrauen.

Quadrant 4: Ignorieren

Dieser Quadrant ist durch Dinge gekennzeichnet, die weder dringend noch wichtig sind. Kurz gesagt, es gibt keine Relevanz. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Punkte von Ihrer Liste entfernen, um das Product Backlog nicht unnötig zu überladen. Wenn Sie sich z. B. auf der Grundlage der Nutzerforschung auf eine bestimmte Komponente konzentrieren, werden bestimmte Items nicht mehr relevant sein.

Fazit

Das Product Backlog ist eine nach Prioritäten geordnete Liste von Items. Die Festlegung von Prioritäten ist eine wesentliche Maßnahme, um kontinuierlich die wertvollsten Items zum richtigen Zeitpunkt zu liefern. Der Product Owner ist dafür verantwortlich und muss in der Lage sein, Entscheidungen zu treffen. Das erfordert Mut und Courage und stellt die Betroffenen manchmal zufrieden, manchmal enttäuscht es sie. Als Product Owner bestimmen Sie, was wichtig ist und es ist daher gut, ein klares Verständnis davon zu haben, was das bedeutet.

Die Variablen, die Sie priorisieren können, sind: Wert, Risiko, Lieferfähigkeit und Abhängigkeit. Schließlich ist die Prioritäten-Matrix ein nützliches Instrument für die Festlegung von Prioritäten. Je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit entscheiden Sie, ob und wann Sie etwas abholen.

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