Bei Scrum gibt es drei klar voneinander abgegrenzte Rollen: Den Scrum Master, den Product Owner und das Entwicklungsteam. Hierbei ist der Product Owner für die Wertsteigerung verantwortlich, nicht nur was das Produkt angeht, sondern auch in Bezug auf das Projektteam. Es handelt sich also um eine anspruchsvolle Rolle. Doch was macht ein Product Owner eigentlich genau? Welche wichtigen Eigenschaften und Verantwortlichkeiten hat ein Product Owner? Im Folgenden finden Sie eine Auflistung der fünf vorrangigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Product Owners.
1. Vertretung der Interessen des Kunden
Product Owner sind die Stellvertreter der Stakeholder, der Kunden und der Geschäftsführung in fachlicher Hinsicht. Die wichtigste Aufgabe ist die Maximierung des Wertes der durch das Team geschaffen wird. Der Wert entsteht meist durch die Nutzung der geschaffenen Produkte durch Kunden oder Einsparungen und Prozessverbesserungen die die Produktionskosten reduzieren. Die Stakeholder für diese Maßnahmen sind daher oft unterschiedlichen Personen (-Gruppen). Es liegt in der Verantwortung des Product Owners, mit jedem Stakeholder in regelmäßigem Kontakt zu stehen um einen guten Überblick über deren Wünsche zu behalten und den Outcome des Teams den Stakeholdern mitzuteilen.
2. Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam und dem Scrum Master
Die Zusammenarbeit und die Kommunikation mit dem Entwicklungsteam und dem Scrum Master ist von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie die Rolle des Product Owners einnehmen, legen Sie nämlich fest, „was“ getan werden muss, jedoch lassen Sie dem Entwicklungsteam völlig freie Hand, „wie“ dies umgesetzt wird. Beim Entwicklungsteam handelt es sich also um ein sogenanntes self-managed Team. Der Product Owner ist, wie auch der Scrum Master, Teil des Scrum Teams, jedoch führt es zu Problemen wenn er oder sie auch Teil der Untergruppe „Entwicklungsteam“ ist, also selbst an der Umsetzung operativ beteiligt ist. Diese Trennung des „was“ und des „wie“ ist für den Product Owner sehr gewöhnungsbedürftig, vor allem wenn er zuvor selbst als Projektleiter tätig war. Ein Projektleiter bestimmt nämlich nicht nur, „was“ getan werden muss, sondern auch „wie“ dies zu erfolgen hat und wer welche Aufgaben ausführt. Es ist wichtig, dass sowohl das Unternehmen als auch die externen Beteiligten respektieren, dass der Product Owner die Entscheidungen trifft. Indem die Entscheidungen von einer Person getroffen werden, ist die Richtung klarer und man sorgt dafür, „das Ding am Laufen zu halten“.
3. Verwaltung des Product Backlogs
Der Product Owner erstellt und pflegt das Product Backlog und legt fest, in welcher Reihenfolge die Items bearbeitet werden sollen. Die wichtigsten Arbeitspakete stehen immer ganz oben auf der Liste, weil sie für den Benutzer des Endprodukts den größten Wert liefern. Die Verwaltung des Product Backlogs besteht nicht nur aus der Einordnung nach Prioritäten, sondern auch und vor allem aus der eindeutigen Beschreibung der Items. Eine gute Beschreibung der Items im Product Backlog gewährleistet, dass das Projektteam sie versteht und bearbeiten kann. Die Items des Product Backlogs werden im „User Story“-Format geschrieben.
4. Präsentation der Fortschritte
Ein zeitlich nicht unwesentlicher Aspekt der Arbeit des Product Owners besteht daraus, Feedback zu geben. In dieser Hinsicht ist das Review Meeting am Ende eines Sprints für den Product Owner sehr wichtig, weil dort die Ergebnisse der geleisteten Arbeit vorgestellt werden. Der Product Owner legt die meisten Themen des Review Meetings fest und ist auch für die Einladung der wichtigsten Stakeholder verantwortlich. Bei dieser Gelegenheit übermittelt der Product Owner dem Entwicklungsteam sein Feedback. In diesem Meeting werden die gelieferten Items nicht „genehmigt“ oder „abgenommen“. Eine Abnahme sollte bereits vorab bilateral erfolgen. Es geht in der Review – auch „Demo“ genannt darum, den Stakeholdern die neu erstellten Inkremente live vorzuführen und im Gegenzug verwertbares Feedback zu erhalten. Das Feedback aus diesem Meeting dient so zugleich auch als Input für das nächste Sprint Planning.
5. Entwicklung einer Vision des Endprodukts
Der Product Owner beschäftigt sich zudem mit der Entwicklung einer Vision des Endprodukts. Zu diesem Zweck müssen alle Entwicklungen auf dem Markt beobachtet werden. Das Erforschen, Beobachten und Analysieren des Marktes ist daher auch ein wichtiger Bestandteil seiner/ihrer Arbeit. In Produkt-Visions Workshops erarbeitet die oder der PO mit Stakeholdern ein Zielbild, an dem sich das gesamte Team im Verlauf orientieren kann. Insbesondere der zu erzielende Nutzen muss aus Sicht der festgelegten Persona gut beschrieben werden.
Im Jahr 2020 wurde ein überarbeiteter Scrum Guide veröffentlicht in dem ein Product Goal formuliert wird. Auch hierfür trägt der Product Owner die Verantwortung. Dies umfasst weit mehr als die Produktvision und beschreibt aus verschiedenen fachlichen und wirtschaftlichen Perspektiven die anstehende Produktentwicklung. Details zum Product Goal finden sie hier.
Zudem ist es Aufgabe des Product Owners, dem Scrum Team wichtige Informationen und Erkenntnisse in Bezug auf das Produkt mitzuteilen. Sowohl auf strategischer Ebene muss sie oder er das Team abholen und mitnehmen, als auch bei der taktischen Umsetzung in den einzelnen Arbeitspaketen. Dies macht der Product Owner gemeinsam mit dem gesamten Entwicklungseam in sogenannten „Refinement“ Meetings, spätestens jedoch im Sprint Planning.
Zusammengefasst kann man sagen, dass die fachliche Führung, das Backlog- und das Stakeholder Management sehr zeitintensive Aufgabenbereiche sind. Eine stets aktuelle Wettbewerbsbeobachtung und die ROI Verantwortung sind zusätzlich mit erheblichen zeitlichen Aufwänden verbunden. Eine operative Mitarbeit, also eine Personalunion von Entwickler und Product Owner, ist daher sehr kritisch zu sehen und sollte, soweit möglich, vermieden werden.
