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Agile und der Beschaffungsprozess

Im Agilen Manifest heißt es, dass die Zusammenarbeit mit dem Kunden wichtiger ist als der Vertrag mit dem Kunden. Dies ist eine interessante Tatsache, wenn man darüber spricht, wie Agile auf die Beschaffung (Einkaufsprozesse) angewendet werden kann. Agile geht davon aus, dass Kunde und Lieferant zusammenarbeiten, um letztlich ein Produkt oder eine Dienstleistung zu erhalten, für die der Kunde bereit ist zu zahlen.
Wie geht man als Einkäufer also agil mit Lieferanten um? In diesem Beitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die Beziehung zwischen Agile und dem Beschaffungsprozess.

Tafel mit drei Kategorien: To buy, buying, bought

Wie wählt man einen Lieferanten auf agile Weise aus?

In agilen Projekten beginnt der Beschaffungsprozess, wenn das Entwicklungsteam etwas benötigt (ein Produkt oder eine Dienstleistung). Das Team, der Scrum Master und der Product Owner arbeiten gemeinsam daran, dass das Budget eingehalten wird.

Dann wird ein Lieferant ausgewählt, soweit ist das alles ganz logisch. Wenn der Entwicklungsprozess eine Zusammenarbeit mit dem Zulieferer erfordert, wird es schon ein Stück schwieriger. Sie müssen einen Anbieter auswählen, der:

  • weiß, was agiles Arbeiten ist
  • in der Lage ist, mit dem Kunden auf positive Weise zusammenzuarbeiten, um ein Produkt zu entwickeln
  • und ein Lieferant ist, der beim Kunden im Scrum Team arbeiten kann

Verträge für Dienstleistungen auf agile Weise

Um vertragliche Vereinbarungen zu treffen, müssen Sie zunächst die verschiedenen Preisstrukturen kennenlernen und wissen, wie sie mit agilen Projekten zusammenhängen:

  • Projekte mit festem Preis: Ein Lieferant arbeitet an einem Produkt und liefert nur Teilprodukte, bis das Budget ausgeschöpft ist.

  • Projekte mit fester Zeitvorgabe: Dies ist der Fall, wenn Sie mit einem Scrum Team eine bestimmte Frist einhalten müssen, zum Beispiel aufgrund einer geplanten Produkteinführung. Bei einem Projekt mit fester Laufzeit werden die Kosten für den Lieferanten auf der Grundlage der von seinen Mitarbeitern aufgewendeten Zeit ermittelt.

  • Zeit- und Materialprojekte: Hierbei wird mit einem Lieferanten zusammengearbeitet, bis eine Untergrenze für ein fertiges Produkt (minimal viable product) erreicht ist.

Ein agiler Einkaufsvertrag

Der Scrum Master ist in der Regel dafür verantwortlich, den Vertragsprozess einzuleiten, die Vertragsbedingungen auszuhandeln und die interne Genehmigung sicherzustellen. Dabei wird er oder sie von einem Mitarbeiter der Beschaffungsabteilung unterstützt.

Ein agiler Einkaufsvertrag weist die folgenden Merkmale auf:

  • Beschreibung der Besprechungen, an denen der Lieferant teilnimmt, z. B. Daily Stand-up, Sprint Review und Retrospektive.
  • Beschreibung der zu liefernden Funktionalität pro Sprint
  • Die Definition of Done
  • Listen, die der Lieferant zur Verfügung stellen wird, wie z.B. einen (Teil) des Sprint Backlogs
  • Mitarbeiter des Anbieters, die Teil des Entwicklungsteams sind
  • Ob die Mitarbeiter des Lieferanten auf dem Gelände des Kunden arbeiten

Wenn der Lieferant nicht vor Ort beim Kunden arbeitet, kann er dennoch Teil des Scrum Teams sein. Der Lieferant kann mit seinem eigenen Scrum Team an seinem eigenen definierten Teil des Produkts arbeiten. Dies wird dann im gleichen Sprintrhythmus wie das andere Scrum Team durchgeführt.

Wenn ein Lieferant überhaupt keine agilen Arbeitsmethoden verwendet, kann sein Team trotzdem mit dem Scrum Team zusammenarbeiten. Der Scrum Master muss dann mit dem traditionellen Projektmanager des Lieferanten zusammenarbeiten. Dabei muss der Scrum Master sicherstellen, dass der Projektleiter und sein Team die Sprint-Kadenz weiterhin einhalten.

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