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Agile Coach Toolkit: 10 Werkzeuge für den Einsatz als Agile Coach

‘It always starts with the WHY’, sagt zumindest Simon Sinek. Wir können nicht oft genug betonen, dass die klare Formulierung einer eindeutigen Dringlichkeit/eines eindeutigen Bedarfs für die wirksame Erleichterung des agilen Wandels unerlässlich ist. Aber dann… von der Strategie (WARUM) über die Taktik (WAS) bis hin zum Betrieb (WIE). Um den Wandel operativ zu unterstützen, brauchen wir Werkzeuge. Werkzeuge, die diejenigen unterstützen müssen, die von der Veränderung betroffen sind (und die Veränderung tatsächlich selbst herbeiführen).

Kurzum, wie stellen Sie sicher, dass Sie die Menschen in kleinen Schritten zu der gewünschten Veränderung mitnehmen? In diesem Blog besprechen wir 10 verschiedene Tools, die Sie als Agile Coach nutzen können, um Ihre Ziele auf operativer Ebene zu verwirklichen.

Für jedes Werkzeug empfehlen wir die Struktur der überschaubaren Veränderung

  1. Aktivieren Sie die Komponente in jedem Teammitglied, indem Sie jedem die Möglichkeit geben, seine Perspektive einzubringen
  2. Machen Sie die Komponente auf der Grundlage einer gemeinsamen Definition transparent (Anmerkung: In einer agilen Umgebung ist fast nie etwas fertig, daher streben wir hier keine Perfektion an, sondern fangen einfach irgendwann an zu arbeiten. Wir werden während der Zusammenarbeit herausfinden, wo wir uns verbessern können und dies in Schritt 3 unten berücksichtigen).
  3. Überprüfen Sie die Komponente häufig, z. B. während der Review oder Retrospektive, um Anpassungen vorzunehmen und sich alter Muster/neuer Verhaltensweisen bewusst zu werden. Also: Veränderungen/Verhaltensweisen transparent machen und Aktionspunkte benennen.

10 Werkzeuge für den Einsatz als Agile Coach

1. Die Team Canvas/Selbstorganisations-Canvas

  • Thema: Aufbau einer Kultur der Transparenz
  • Komponenten: können nach Belieben ausgefüllt werden, Beispiele:
    – Ziel des Teams
    – Werte Vertrag
    – Stärken und Schwächen
  • Wie? Führen Sie die Canvas ein und erweitern Sie sie schrittweise, indem Sie vor den Sitzungen eine Komponente einführen. Reflektieren Sie während der Retros, um Transparenz in Bezug auf den Kulturwandel zu schaffen und zu fördern.

2. Die Portfolio Canvas

  • Thema: Ganzheitlichkeit aller Aktivitäten (Prozesse/Projekte)
  • Komponenten:
    – Funnel: Welche Ideen sind vorhanden und bilden die Pipeline?
    – Analyse: Quick & Dirty, welche Idee liefert mehr Kundennutzen und wird es ins Portfolio Backlog schaffen oder nicht schaffen?
    – Portfolio Backlog: Prioritätenliste der Aktivitäten (Projekte/Prozesse), die wir in Angriff nehmen werden
    – Implementierung: Koordinierung der Anzahl der gleichzeitig durchgeführten Aktivitäten auf der Grundlage der festgelegten WIP-Limits, um den Arbeitsablauf zu fördern und Engpässe frühzeitig zu erkennen
  • Wie? Gemeinsam mit den Vertretern in der Organisation, die für dieses Spielfeld verantwortlich sind, besprechen Sie in regelmäßigen Abständen (idealerweise alle 2 Monate, z.B. nach 6 Sprints) den Stand aller Aktivitäten. Welches sind die Prioritäten für die kommende Zeit und wie können wir diese angemessen unterstützen (Kapazitäten, Ressourcen usw.)? Was wurde im letzten Zeitraum geliefert und gibt es Product Owner, die dies zusammen mit den Entwicklern präsentieren können?

3. Stakeholder-Analyse/Karte

  • Thema: Verständnis für die Stakeholder des Wandels und Förderung von Kommunikationswegen
  • Komponenten:
    – Wer hat Einfluss auf die Veränderung und wer sollte Einfluss haben? (hier gibt es oft einen schockierenden Unterschied)
    – Wer ist von der Änderung betroffen, d. h. wer ist beteiligt?
  • Wie? Schreiben Sie zunächst alle Stakeholder auf Post-its auf und beziehen Sie diese Personen so weit wie möglich ein, um die blinden Flecken transparent zu machen. Stellen Sie dann die Stakeholder so dar, wie sie sich in ihrem aktuellen Verhalten darstellen (ist). Dann betrachtet man die gewünschte Situation (soll), diese Position zeigt an, wohin die Veränderung gehen soll, und schließlich erstellt man in der Kommunikation mit den Stakeholdern gezielte Aktionen, um diese Veränderung herbeizuführen.

4. Transformationsroadmap

  • Thema: Topline-Übersicht über taktische Themen, die den Wandel zur Vision prägen
  • Komponenten:
    – Vision
    – Meilensteine
    – Taktische Themen, wie Führung, Arbeitsweise, Kultur, Denkweise
    – Metriken zur Unterstützung der Vision
  • Wie? Schreiben Sie alle taktischen Themen auf lose Post-its. Dann zeichnen Sie sie auf der Grundlage des aktuellen Zeitpunkts in die Roadmap ein und stellen die Frage: Wie lautet die aktuelle Priorisierung? Häufige Inspektionen und Anpassungen sowie Überlegungen zur Kommunikation mit den Beteiligten (sowohl Management als auch operative Teams)? Verwenden Sie dies in erster Linie als taktisches Argument.

5. Johari-Fenster

  • Thema: Förderung des Selbstbewusstseins und der offenen Kommunikation (Erkennen und Durchbrechen alter Muster)
  • Komponenten:
    – (un)bekannt: Welche blinden Flecken gibt es?
    – (un)bekannt: Welche verborgenen Talente werden noch nicht voll ausgeschöpft?
  • Wie? Im Johari-Fenster soll jeder eine Liste von Handlungen erstellen, die dazu beitragen, das Ziel zu vereiteln. Dann wirft jeder einen kritischen Blick auf das, was er selbst tut. Zeichnen Sie diese Aktionen in das Fenster ein und überlegen Sie dann: Was wollen wir nicht mehr tun und was wollen wir weiterhin tun?

6. Selbstorganisations-Matrix

  • Thema: Klarheit über das Ausmaß der Selbstorganisation schaffen und damit die gewünschte Veränderungsposition verdeutlichen
  • Komponenten:
    – Ausrichtung/Rahmenvorgaben: Inwieweit geben bestimmte Rollen einen klaren Rahmen und eine klare Richtung vor?
    – Autonomie: Inwieweit geben wir den Mitarbeitern Raum, eigene Verantwortung zu übernehmen und zu experimentieren?
  • Wie? Zeichnen Sie die aktuelle Situation und dann die gewünschte Ausgangsposition in das Diagramm ein. Auf welchem Niveau wollen wir ankommen? Welcher Weg des Wandels muss beschritten werden und wie werden wir die Selbstorganisation Schritt für Schritt fördern?

7. Cynefin Framework

  • Thema: Überblick über den organisatorischen Aufbau der verschiedenen Arbeitsmethoden
  • Komponenten:
    – Simpel: Welche Projekte können wir über eine Wasserfallplanung und über eine Blaupause abwickeln?
    – Kompliziert: Welche Projekte erfordern eine gewisse Analyse, auf die wir dann sofort reagieren können?
    – Komplex: Welche Projekte erfordern Agilität und Handeln, um den richtigen Nutzen aus Experimenten zu ziehen?
    – Chaos: Welche Situationen erfordern sofortiges Handeln, nachdem etwas passiert ist?
  • Wie? Mit Hilfe des Cynefin Frameworks stellen Sie alle Projekte/Aktivitäten in ihrer jetzigen Form dar. Dann schaut man sich die tatsächlichen Fakten an, z.B. mit welchem Umfeld haben wir es in dieser Situation wirklich zu tun und welches umfeld hilft uns daher, einen besseren Rahmen/Methode zu wählen?

8. Growth/fixed mindset von Carol Dweck

  • Thema: Erkennen und Beeinflussen des Mindsets
  • Komponenten:
    – Entwicklungsorientiertes Mindset: Will lernen, sucht die Herausforderung, versetzt sich in den Kontrollmodus
    – Beschränktes Mindset: Geht statisch an Situationen heran, sieht keinen Sinn darin, sich anzustrengen, hat einen kleinen Wirkungskreis
  • Wie? Lassen Sie alle eine Situation aus der vergangenen Zeit anhand dieses Modells reflektieren. Stellen Sie dies in der Übersicht dar. Auf welcher Ebene liegt die eigentliche Dysfunktion? Welche Maßnahmen sollten wir ergreifen?

9. Lencioni-Teammodell

  • Thema: Förderung der Zusammenarbeit im Team
  • Komponenten:
    – Vertrauen: sich trauen, Schwachstellen mitzuteilen, Spaß zu haben, Erfahrungen miteinander zu sammeln
    – Gemeinsames Ziel: alle an der Gestaltung beteiligen und sie aktivieren
    – Offene Kommunikation: sich trauen Konflikte auszutragen, alle frühzeitig zu Wort kommen lassen
    – Einbindung: den Einflussbereich jedes Einzelnen erweitern und sich gegenseitig in Fragen einbeziehen
    – Verantwortung: Menschen dazu bringen sich gegenseitig zur Rechenschaft zu ziehen und miteinander in Kontakt zu treten
  • Wie? Lassen Sie alle eine Situation aus der vergangenen Zeit anhand des Lencioni-Teammodells reflektieren. Stellen Sie dies in der Übersicht dar. Auf welcher Ebene liegt die eigentliche Dysfunktion? Welche Maßnahme(n) sollten wir ergreifen?

10. Learning Agility Zirkel

  • Thema: Klärung der Grundprinzipien zur Schaffung einer lernenden Organisation
  • Komponenten:
    – Selbstbewusstsein
    – Geistige Beweglichkeit
    – Orientierung am Menschen
    – Management von Veränderungen
    – Ergebnisorientiert
  • Wie? Skalierungsfrage: Mit dem Learning Agility Zirkel lassen Sie jeden Punkte auf den verschiedenen Achsen pro Thema vergeben. Jeder kann 0 bis 5 Punkte vergeben. Sie haben jedoch nur insgesamt 15 Punkte, die Sie auf diese fünf Themen verteilen können. Dann schaut man: Wo liegt der Schwerpunkt? Was läuft gut und wo wollen wir den Schwerpunkt setzen? Wie wollen wir das machen?

Beachten Sie folgendes:

Die Macht der Werkzeuge liegt in dem Dialog, den sie schaffen. Ein Tool an sich bietet noch keine Lösung, aber es bietet die Möglichkeit, Chancen und Risiken frühzeitig zu erkennen. Lassen Sie also das Werkzeug nicht zum Selbstzweck werden, sondern zum Mittel, um Ziele zu erreichen. Neben diesen 10 Werkzeugen gibt es viele weitere nützliche Tools, die Ihnen als Agile Coach bei der Förderung von Veränderungen helfen können. Es ist immer wichtig, so viel wie möglich zu visualisieren. Alles, was transparent und sichtbar ist, sorgt dafür, dass die Reflexion sicher ist. Kommen Sie also immer wieder auf die zusammengesetzten Vereinbarungen/Transparenz zurück, denn dort beginnt der Wandel wirklich. Viel Spaß!

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