Schritt 1: Gespräch
Bevor wir damit anfangen, ein Team im agilen Arbeiten zu coachen, sprechen wir mit der Teamleiterin bzw. dem Teamleiter. Dieser erste Schritt ist wichtig. Denn so bekommen wir einen Eindruck vom Agile Mindset dieser Person. Außerdem ist ein solches Gespräch eine gute Gelegenheit, Informationen über die Funktionsweise des Teams und die einzelnen Teammitglieder zu erhalten. (Wie viele Direct Reports gibt es? Gibt es Unterteams? Was möchte die/der Teamleiter(in) mit dem Team erreichen? Mit welchen Schwierigkeiten hat das Team zu kämpfen?) Das erleichtert uns die Erstellung eines Plans zur Unterstützung des Entwicklungsteams.
Schritt 2: Agiles Arbeiten einführen (Agile Basistraining)
In einem ersten Treffen mit dem Team geben wir ein kurzes Basistraining über agiles Arbeiten. Wir beschränken uns zunächst darauf, ihm den Agile Mindset, die Werte und Prinzipien näherzubringen. Außerdem erklären wir, wie Agile und Scrum entstanden sind. Und welche Vorteile diese Arbeitsweisen bieten. Oft erschüttert das Ganze das Team ein wenig. Es begreift, dass Agile eine ganz andere Form der Zusammenarbeit bedeutet. Um das Team nicht zu überfordern, lassen wir Themen wie SAFe, Scrum, Product Owner und Scrum Master noch außen vor. In diesem zweiten Schritt möchten wir lediglich erreichen, dass das Team das Agile Konzept kennenlernt. Wir möchten Klarheit schaffen und mögliche Vorurteile aus dem Weg räumen.
Schritt 3: Warum agile arbeiten?
In einem nächsten Schritt beschäftigen wir uns gemeinsam mit den Team mit der Frage „Warum Agile?“. Weshalb möchten wir als Team agile arbeiten? Worin liegt das Teamziel bezüglich agilen Arbeitens und was macht das Team einzigartig? Zudem thematisieren wir, in welchem Verhältnis das Ziel des Teams zu den Zielen der Organisation steht, für die die einzelnen Mitglieder arbeiten.
Schritt 4: Die erste Retrospektive
Weniger erfahrene Agile Coaches sind es oft gewohnt, die Retrospektive am Ende jedes Sprints abzuhalten. Wenn wir mit einem Team arbeiten, planen wir ein solches Meeting immer auch ganz am Anfang mit ein. In den allermeisten Fällen ist diese Retrospektive die erste, die die Teammitglieder miterleben. Entsprechend wichtig ist es, dass dem Team klar ist, dass die Retrospektive das Ansprechen von Problemen ermöglicht. In ihr können die Teammitglieder auch die Kontrolle über das zu entwickelnde Produkt oder die zu entwickelnde Dienstleistung erlangen.
Schritt 5: Visual Management Tools (VMT’s) entwickeln
Um dem Team bei der Visualisierung der zu erledigenden Arbeiten zu helfen, erstellen wir ein Visual Management Board. Beim Füllen dieses Boards vergeben wir auch gleich Prioritäten. Für jedes Team verwenden wir ein anderes Board. Es ist so gestaltet, dass es dem spezifischen Informationsbedarf des jeweiligen Teams gerecht wird. Ob ein physisches Board zum Einsatz kommt oder ein digitales, hängt von den individuellen Anforderungen ab. Auch, an welchem Ort sich die Teammitglieder aufhalten, spielt eine Rolle. Manchmal bietet sich ein Whiteboard an. In anderen Fällen ist Trello ein praktisches Tool. Nämlich vor allem dann, wenn die Teammitglieder ihre Arbeitsplätze nicht in unmittelbarer Nähe haben. In beiden Fällen bietet es sich an, das Visual Management Tool auch mit Daten (nicht direkt KPIs) zu versehen. Das gibt den einzelnen Mitgliedern ein Gefühl für die Effektivität des gesamten Teams. Ein Beispiel ist die Zahl der Items, die in einem bestimmten Zeitraum fertiggestellt wurden. Wichtig: Erfolge sollten gefeiert werden.
Schritt 6: Welchen Rhythmus möchten wir handhaben?
Nachdem das Board mit unseren Aufgaben fertig ist, besprechen wir die Kadenz beziehungsweise den Rhythmus. Wir helfen dem Team dabei zu entscheiden, wann und wie oft Stand-up und Retrospektive Meetings abgehalten werden sollen. Wir bevorzugen in der Regel ein zweiwöchentliches Sprint Planning. Aber auch einen wöchentlichen oder monatlichen Planungsrhythmus haben wir schon oft eingepasst. Es geht nicht darum, so viele Meetings wie möglich einzuplanen. Sondern um die Herstellung von Rhythmen, mit denen das Team optimal arbeiten kann.
Schritt 7: Coach, Review & Adjust (CRA)
Der letzte Schritt: An die Arbeit. Die neue Arbeitsweise (einschließlich der Daily Stand-up Meetings, des Scrum Boards und Trello) kann für einige Mitarbeiter gewöhnungsbedürftig sein. Manchen fällt es einfach schwerer als anderen, sich anzupassen. Deshalb richten wir in dieser Phase unser Augenmerk auch nicht nur darauf, dass alle Regeln des Scrum Framework eingehalten werden. Vielmehr konzentrieren wir uns auf kleine Verhaltensänderungen und bestätigen diese positiv. Die wichtigste Aufgabe eines Agile Coaches besteht in der Schaffung einer sicheren Umgebung, in der alle Beteiligten das Arbeiten nach der Agile Methode erlernen können.
