Effiziente Online-Zusammenarbeit ist wünschenswert. Die Fähigkeit, kontinuierlich das Beste aus sich selbst und anderen herauszuholen, ist eine wesentliche Voraussetzung für die Verbesserung von Teams, die online zusammenarbeiten. Besonders wichtig ist dabei, welche Hausregeln, zwischenmenschlichen Normen und Werte Sie als Organisation anwenden.
Immer mehr Organisationen gehen aufgrund nachweislicher Leistungssteigerungen von hierarchischen zu teambasierten Organisationsstrukturen über, um flexibler und effizienter zu sein. Hinzu kommen die exponentiell zunehmenden Möglichkeiten der effizienten Online-Zusammenarbeit, und das Ergebnis ist ein unbesiegbares Team, das immer auf dem Höhepunkt seiner Fähigkeiten arbeitet.
Leider müssen wir Sie aus diesem schönen Traum aufwecken. Es bedarf ständiger harter Arbeit, um die Online-Zusammenarbeit in einem Team zu verbessern. Agiles Arbeiten hat sich in den letzten Jahren so entwickelt, dass wir heute von zu Hause aus alle möglichen Anwendungen für Online-Meetings, Planung und kreative Brainstorming-Sitzungen zur Verfügung haben. Dennoch ist es nach wie vor unglaublich wichtig, auf die Dynamik in einem Team und die Unterströmung durch zwischenmenschliche Kontakte zu achten. In diesem Beitrag stellen wir Tools vor, mit denen sich die Online-Zusammenarbeit auch von zu Hause aus kontinuierlich verbessern lässt.
1. Als Team in Selbstorganisation wachsen
Ermöglichen Sie es dem Team, sich als Ganzes am Entscheidungsprozess zu beteiligen. Eine kontinuierliche Entwicklung in der Kunst der Selbstorganisation kann dabei sehr hilfreich sein. Einer der Hauptvorteile der kollaborativen Entscheidungsfindung ist, dass sie zu konstruktiven Konflikten einlädt. Der Einzelne bringt unterschiedliche Standpunkte ein und stellt vorgefasste Meinungen innerhalb der Gruppe in Frage. Durch die Anregung von Diskussionen und die Berücksichtigung unterschiedlicher Sichtweisen wird eine kreativere Problemlösung in einer Organisation gefördert. Es entsteht eine kollektive Intelligenz, die zu qualitativ hochwertigeren Entscheidungen führt.
Die ersten Male, die Sie dies als Team tun, sind unglaublich aufregend, und längst nicht jeder fühlt sich mit dieser Arbeitsweise wohl. Für den Moment kann es helfen, sich daran zu erinnern, dass man als kollektives Ganzes Vereinbarungen trifft und Entscheidungen gemeinsam trifft. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um große strategische Entscheidungen handelt oder um kleine Aufgaben, die im Team zu bewältigen sind.
Wenn wir, wie jetzt, plötzlich vermehrt online zusammenarbeiten, ist es daher wichtig, dies zu fördern. In gemeinsamen Teamsitzungen kann man zum Beispiel in Zoom mit der Schaltfläche „Hand heben“ abstimmen, wenn man einen Vorschlag oder eine Entscheidung einbringen und gemeinsam beschließen möchte.
2. Mikromanagement verlernen
Ein großer Fallstrick bei der Online-Zusammenarbeit ist die Versuchung, kleinen Details und anderen Formen des Mikromanagements besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Ein Manager, der täglich kontrolliert, ob jeder seine Stunden macht oder welche Aufgaben erledigt wurden, trägt nicht dazu bei, den Teamgeist zu fördern. Tatsächlich untergräbt dies das Vertrauen, und Untersuchungen haben gezeigt, dass Mikromanagement einer der Hauptgründe ist, warum Menschen kündigen.
Die Antwort auf Mikromanagement ist gegenseitiges Vertrauen, und auch das geht nicht von heute auf morgen. Es braucht Zeit, sich als Organisation daran zu gewöhnen, daher ist es wichtig, regelmäßig ein Thermometer zu verwenden, um zu messen, wie sich das Gefühl des Vertrauens entwickelt. Einander zu vertrauen bedeutet auch, den Perfektionismus loszulassen und den anderen zu erlauben, mit ihrer eigenen Herangehensweise an die Fertigstellung der Arbeit zu experimentieren.
Das Scrum Framework ist ein großartiges Beispiel, bei dem von vornherein klar festgelegt ist, dass die Entwickler selbst entscheiden können, welche Arbeit sie aus dem Product Backlog übernehmen und wie sie diese Arbeit dann erledigen. In jedem Sprint-Zyklus erfährt das Team schrittweise, wie viel Macht durch Vertrauen gewonnen werden kann. Und dann macht man als Team echte Verbesserungsschritte!
3. Effektive Kommunikation mit einem „Beobachter“
In unserem vorherigen Blog-Beitrag über wichtige Arbeitsvereinbarungen für Online-Teams sind wir bereits kurz auf die Erfolgsfaktoren für eine effektive Online-Zusammenarbeit eingegangen. Doch wie lassen sich Online-Kommunikationsmittel so umgestalten, dass die Zusammenarbeit im Team verbessert werden kann? Untersuchungen haben gezeigt, dass eine Organisation, die nicht ausreichend auf eine effektive Kommunikation achtet, eine Reihe von negativen Folgen haben kann. Dazu gehören Verzögerungen, das Scheitern von Projekten, ein höherer Stresspegel und Umsatzeinbußen. Genau aus diesen Gründen ist es wichtig, bei der Online-Zusammenarbeit besonders auf Empathie in der Kommunikation zu achten und den Gedanken und Anliegen der anderen aktiv zuzuhören.
Wenn Sie sich online treffen oder miteinander diskutieren, können Sie einen rotierenden „Beobachter“ als Hilfe einsetzen. Er oder sie ist die Person, die ständig die Unterströmungen in der Kommunikation zwischen Ihnen beobachtet. Ob bei einem Daily Scrum, einer Brainstorming-Sitzung oder einer wichtigen Besprechung; der „Beobachter“ achtet besonders auf die Mimik und andere nonverbale Kommunikation. Dank Anwendungen wie Microsoft Teams, FaceTime und Zoom können wir uns jetzt bei Online-Meetings gegenseitig messerscharf sehen. Nach der Sitzung lässt das Team den „Beobachter“ zu Wort kommen, und das Team lernt direkt aus den unausgesprochenen Reibungen, Irritationen oder Bedenken. Dieser Ansatz ist zwar zeitaufwändig, aber er fördert die offene und kooperative Teamdynamik enorm und verbessert die emotionale Intelligenz des Teams.
4. Regelmäßig Feedback geben und erhalten
Die Fähigkeit, im Team effektiv Feedback zu geben, ist eine wesentliche Fähigkeit. Auf diese Weise kann die Online-Zusammenarbeit kontinuierlich verbessert werden. Geben Sie sich daher regelmäßig gegenseitig informelles Feedback, um eine stabilere Arbeitsbeziehung aufzubauen. Im Scrum Framework gibt es zu diesem Zweck ein spezielles Meeting, die „Retrospektive„.
Wenn man Feedback gibt, ist es wichtig, auch offen dafür zu sein, Feedback zu erhalten. Leider ist das nicht immer einfach und andere Faktoren spielen eine Rolle. Vielleicht gibt es gegenseitige Machtverhältnisse, die Organisation ist es nicht gewohnt, Sie sind unglaublich müde vom vergangenen Sprint, Ihrer Arbeit zu Hause mit drei kleinen Kindern. Kurzum, Sie können nicht immer die beste Version von sich selbst sein und haben nicht immer den Raum, um angemessenes Feedback zu erhalten. Gerade dann ist es wichtig, dass Sie als Scrum Master die Hemmschwelle senken, ehrliches Feedback zu geben. Ein Online-Whiteboard kann hier helfen, indem es Zeichnungen verwendet, um Gefühle auszudrücken. Diese Zeichnungen können dazu beitragen, den Prozess der Zusammenarbeit besser zu reflektieren.
5. Setzen Sie kurz- und langfristige Ziele
Die Formulierung sowohl langfristiger als auch kurzfristiger Ziele stärkt kontinuierlich das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team. Beispiele für kurzfristige Ziele sind Sprint Ziele, die ein wiederkehrender Bestandteil des Scrum Frameworks sind. Diese praktische Checkliste hilft Ihnen, kontinuierlich an diesen kurzfristigen Zielen zu arbeiten.
Für die langfristigen Ziele kann das Portfoliomanagement ein nützliches Instrument sein, um das große Ganze zu überblicken. Es ist von entscheidender Bedeutung zu wissen, welche Projekte Sie zuerst in Angriff nehmen wollen. Als Unternehmen profitieren Sie davon, wenn Sie die Projekte richtig priorisieren.
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