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Online-Zusammenarbeit: Wie lässt sich die Online-Zusammenarbeit strukturieren? (3 Praxisbeispiele)

Heutzutage gibt es mehr und mehr Online-Zusammenarbeit: Sie ist flexibel und mobil, und manchmal ist Online-Zusammenarbeit sogar notwendig. Für viele Teams ist es jedoch schwieriger in der digitalen Welt das gleiche „Gefühl der Zusammenarbeit“ zu erzeugen. In diesem Blog erfahren Sie, wie auch Sie online zu einem leistungsstarken Team werden können.

Was bedeutet Zusammenarbeit?

Zunächst werden wir den Begriff der „Zusammenarbeit“ klären. Was meinen Leute, wenn sie von Zusammenarbeit sprechen? Zunächst einmal arbeiten Sie nicht allein, sondern mit mindestens zwei Personen zusammen. Zweitens versucht man, in der Zusammenarbeit gemeinsam ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Die Welt, in der wir leben, ist in den letzten Jahrtausenden rasch komplexer geworden. Früher konnte ein Bäcker oder Eisenwarenhändler ein komplettes Endprodukt nur mit handwerklichem Geschick herstellen, aber heutzutage sind die Endprodukte zu komplex, um von einer Person hergestellt zu werden.

Um als Gruppe so effektiv wie möglich auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten, können Sie miteinander Vereinbarungen über die Rolle jedes Einzelnen, den Prozess oder die von Ihnen verwendeten Instrumente treffen. Arbeitsvereinbarungen geben einer Zusammenarbeit Struktur. Um Arbeitsvereinbarungen treffen und einhalten zu können, ist Vertrauen innerhalb des Teams unerlässlich.

Wie funktioniert die Online-Zusammenarbeit?

Im Großen und Ganzen können Sie auf die gleiche Weise weiter zusammenarbeiten. Sowohl offline als auch online können Rollen, Prozesse und andere Arbeitsvereinbarungen weitgehend unverändert bleiben. Bei der Online-Zusammenarbeit werden jedoch auch andere Aspekte wichtig, wie z. B:

  • Der Aufbau von Vertrauen innerhalb eines Teams ist, wie bereits erwähnt, eine wichtige Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit. Vertrauen lässt sich leichter aufbauen, wenn man von Angesicht zu Angesicht zusammenarbeitet. Achten Sie also ausdrücklich darauf.

  • Früher saßen Sie zusammen im Büro, jetzt sitzen Sie zu Hause. Sorgen Sie dafür, dass Sie sich weiterhin regelmäßig per Videoanruf „sehen“. Studien zeigen, dass ein Videogespräch dem persönlichen Kontakt sehr nahe kommt und lohnenswerter ist als ein Telefonat.

  • Wenn Sie online zusammenarbeiten, werden die „Online-Tools“, die Sie für die Zusammenarbeit verwenden, immer wichtiger. Überlegen Sie also genau, wie Sie zusammenarbeiten wollen, und wählen Sie die Tools, die dies am besten unterstützen.

  • Das Gespräch am Kaffeeautomaten und der Drink am Freitagnachmittag fallen weg, obwohl dies wichtige informelle Momente sind. Sorgen Sie dafür, dass Sie diese informellen Momente auch online miteinander verbringen. Sie können dies auf kreative Weise tun, z. B. mit einem Online-Drink, einem Online-Kneipenquiz oder einer LAN-Party.

Wenn Teams keine guten Vereinbarungen über die Zusammenarbeit treffen, kann sich dies schmerzlich bemerkbar machen wenn das Team zur Online-Zusammenarbeit übergeht. Wenn man sich in einem Büro befindet, kann man immer schnell miteinander sprechen und es gibt eine soziale Kontrolle. Unsicherheiten bei der Arbeit kommen so schneller ans Tageslicht und werden automatisch leichter beseitigt.

Wenn Sie online arbeiten ist dies nicht der Fall, daher ist es wichtig die Aktivitäten so weit wie möglich zu rationalisieren. Wie macht man das?

Was sind die besten Praktiken für die Online-Zusammenarbeit?

Sie können an verschiedene Formen der Zusammenarbeit denken, wie Scrum, Kanban und Design Thinking. Grob gesagt kann man sagen, dass die meisten Teams Projektarbeit und/oder operative Linienarbeit haben. Für beide Arbeitsformen gibt es Formen der Zusammenarbeit, die die Effektivität und die Arbeitszufriedenheit erhöhen.

  1. Scrum für Projekte
    Zuerst einmal können Sie Scrum für projektbasierte Arbeit verwenden. Scrum ist ein Projektmanagement-Rahmenwerk mit einer klaren Aufteilung der Rollen und Prozesse. Ein Scrum-Team ist ein sich selbst organisierendes Team, das dem Kunden effektiv einen Mehrwert bietet. Scrum hat sich im Laufe der Jahre als eine der besten Methoden für die heutige Welt erwiesen. Das folgende Video gibt eine kurze Erklärung von Scrum.
  2. Kanban für Prozesse
    Ein weiteres häufig verwendetes Werkzeug für die Zusammenarbeit ist Kanban. Teams, die mit Kanban arbeiten, befolgen eine Reihe von nützlichen Praktiken:
  • Das Team visualisiert den Arbeitsprozess und die Arbeit, die sich im Prozess befindet. Hierfür gibt es gute Online-Tools.
  • Es wird nicht zu viel Arbeit auf einmal erledigt, sodass man konzentriert und agil bleibt. Dies gewährleistet Effektivität und Effizienz.
  • Es wird auf den Arbeitsfluss im Prozess geachtet. Engpässe werden beseitigt und damit die Durchlaufzeit verkürzt, sodass Sie Ihre Kunden schnell und gut beliefern können.
  • Das Team trifft klare Arbeitsvereinbarungen. Es gilt: einige (nicht zu viele) einfache Vereinbarungen treffen, die sichtbar sind, immer gelten, aber bei Bedarf angepasst werden können.
  • Wiederkehrende Meetings werden angesetzt, um der Arbeit einen festen Rhythmus zu geben.
  • Kanban-Teams konzentrieren sich auf eine kontinuierliche und schrittweise Verbesserung.

3. Design Thinking zur Innovation
Mit Scrum und Kanban kann ein Großteil der Arbeit von Teams abgedeckt werden, da man eine Methode sowohl für die projektbasierte Arbeit als auch für die operative prozessbasierte Arbeit hat. Aber das wird nicht alles abdecken, denn heutzutage wird die Innovation eine zusätzliche Speerspitze sein. Um innovative Lösungen für eine komplexe Herausforderung zu finden, ist Design Thinking die Methode, die neben Scrum und Kanban zum Einsatz kommt.

Design Thinking basiert auf intensiver Nutzerforschung, gründlicher Beachtung kreativer Brainstorming-Prozesse und schnellen Iterationen, in denen Sie zu einem Prototyp gelangen, der mit Nutzern validiert werden kann. Design Thinking kann für Produkt- und Dienstleistungsinnovationen eingesetzt werden.

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