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Agiles Portfolio-Management anschaulich erklärt

Als Organisation möchten Sie alle Projekte und Initiativen auf agile Weise angehen, um effizient und effektiv Ergebnisse zu erzielen. Die Herausforderung besteht jedoch darin herauszufinden, welche Projekte man zuerst in Angriff nehmen sollte, wie man sicherstellt, dass man die wichtigsten Dinge zuerst erledigt, und wie man sicherstellt, dass man sich nicht zu viele Projekte auf einmal vornimmt.

Kurzum, wie können Sie alle Projektideen in Ihrer Organisation im Griff behalten, ohne Ihre Mitarbeiter zu sehr zu belasten? Das agile Projekt Portfolio Management ist ein Instrument, das hierfür eingesetzt werden kann.

Was ist agiles Projektportfolio-Management?

Für das agile Projektportfolio-Management wird ein Kanban Board (das Projektportfolio) verwendet. Dieses Projektportfolio besteht aus einer Reihe von Prozessschritten, die in Prozessschritten dargestellt sind:

  • Funnel – hier finden Sie alle Projektideen, die in der Organisation existieren
  • Analyse – hier befinden sich die Projektideen, für die eine Entscheidung über das „Go/No-Go“ getroffen wird
  • Portfolio Backlog – enthält alle Projektideen, die wichtig genug sind, um in (naher) Zukunft durchgeführt zu werden.
  • Umsetzung – hier finden Sie alle Projektideen, die derzeit umgesetzt werden
  • Done – hier finden Sie alle durchgeführten Projektideen

Dieses Projektportfolio kann natürlich auch in einem Softwaretool wie Jira oder Trello eingerichtet werden. Es ist jedoch effektiver, das Projektportfolio an einem physischen Ort aufzustellen, vorzugsweise an einem zentralen Ort in der Organisation, sodass jeder jederzeit den Status der verschiedenen Projekte (Ideen) sehen kann.

Jeder Prozessschritt (außer Funnel und Done) hat eine begrenzte Anzahl von Items (Projektideen). Diese Grenzen geben die maximale Anzahl von Projekten an, die von der Organisation bearbeitet werden können. Die Grenzen pro Schritt ergeben sich aus der Projektkapazität in der Organisation. Mit anderen Worten: die Anzahl der Projekte, die die Organisation gleichzeitig und konzentriert in Angriff nehmen kann, um sie tatsächlich abzuschließen und einen Mehrwert zu schaffen.

Im Idealfall möchten Sie als Team und als Einzelperson nicht an mehr als einem Projekt arbeiten, damit Sie die maximale Konzentration haben und behalten. Die Anzahl der Projekte wirkt sich auch auf die Anzahl der Projektideen in den Schritten Portfolio Backlog und Analyse aus. Denn es nützt nichts, eine unbegrenzte Anzahl von Projektideen parat zu haben, wenn es keinen Platz für deren Umsetzung gibt. Die Projektkapazität begrenzt daher die Anzahl der Projektideen, die berücksichtigt werden.

Push & Pull-Mentalität

Bei der Arbeit mit Projekten ist es wichtig, sich des Unterschieds zwischen Push und Pull bewusst zu sein. Traditionell wird die Arbeit durch externe Faktoren in die Organisation geschoben (Push): Manager, Kollegen, andere Teams, Stakeholder, Kunden. In der Regel wird eine Einzelperson oder ein Team sofort gebeten, an einem Projekt zu arbeiten, das erst kürzlich konzipiert oder erstellt wurde. Dies führt dazu, dass Mitarbeiter und Teams an zu vielen Projekten gleichzeitig arbeiten, die nur eine begrenzte Vorlaufzeit haben und birgt das Risiko, dass Projekte zu spät oder gar nicht abgeschlossen werden.

Das agile Projektportfolio-Management arbeitet mit der Pull-Mentalität. Projekte werden nur dann in Angriff genommen, wenn es dafür Platz gibt. Sobald ein Team ein Projekt abgeschlossen hat, wird Platz für das nächste Projekt geschaffen. Das Team selbst gibt an, wann ein neues Projekt in Angriff genommen werden kann, ohne dass dies durch äußere Faktoren vorgegeben ist.

Wie beginnt man mit dem agilen Projektportfolio-Management?

Wenn ich Organisationen auf ihrem agilen Weg begleite, nimmt das agile Projektportfolio-Management einen wichtigen Platz ein. Viele Organisationen haben mit der großen Anzahl von Aktivitäten zu kämpfen, die gleichzeitig bearbeitet werden. Infolgedessen geht der Überblick verloren, und – was noch wichtiger ist – viele Projekte dauern zu lange, werden nicht abgeschlossen oder das Ergebnis ist nicht mehr relevant.

Die Einführung des agilen Projektportfolio-Managements besteht aus einer Reihe von Schritten:

  1. Definieren Sie das Projekt, was ist ein Projekt für Ihre Organisation?
  2. Visualisierung der aktuellen Situation in Bezug auf die Projekte.
  3. Wie hoch ist die Projektkapazität in der Organisation?
  4. Was sind die Grenzen pro Prozessschritt?
  5. Wie organisieren wir die Steuerung?
    – Welche Informationen werden benötigt, um zu entscheiden, ob es ein go / no-go wird?
    – Wer entscheidet über das go oder no-go?
    – Wer bestimmt die Prioritätensetzung?
    – Wie wird die Prioritätensetzung festgelegt?
    – Wie häufig wird das Projektportfolio konsultiert?
  6. Wenn die Anzahl der laufenden Projekte die Grenzen überschreitet, welche Projekte werden dann weitergeführt und welche gehen zurück in den Prozess (Backlog, Analyse oder sogar Funnel)?

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