Wenn es um Stakeholder geht, hört man oft: „Im Projektmanagement sollte viel Zeit und Energie in ein gutes Stakeholdermanagement investiert werden.“ Aber warum ist das eigentlich so? Und was macht ein gutes Stakeholdermanagement aus?
In der agilen Denkweise nehmen die Stakeholder einen wichtigen Platz ein. Dies spiegelt sich auch im ersten Grundsatz des Agilen Manifests wider:
„Ein zufriedener Kunde hat immer oberste Priorität, und zwar durch die kontinuierliche Bereitstellung von Mehrwert für unsere Kunden“.
Bevor wir uns mit den Gründen für die Bedeutung des Stakeholdermanagements befassen, ist es sinnvoll, zunächst zu klären, was Stakeholdermanagement eigentlich ist.
„Stakeholdermanagement ist der Prozess des Managements der Erwartungen aller, die auf die eine oder andere Weise an einem Projekt beteiligt sind. Ein Stakeholder ist jede Person, Gruppe oder Organisation, die ein Projekt beeinflussen kann und/oder von ihm beeinflusst wird.“
Diese Definition ist nicht unbedingt „die“ Wahrheit, aber für die Zwecke dieses Blogs verwenden wir sie als Ausgangspunkt.
1. Überraschungen bei Projekten vermeiden
Ein gutes Stakeholdermanagement verhindert Überraschungen während eines Projekts. Ein wichtiger Teil des Stakeholdermanagements ist das Mapping „aller“ Stakeholder. Dadurch wird verhindert, dass während des Projekts ein „neuer“ Stakeholder entdeckt wird, mit der (möglichen) Folge, dass das Projekt als Reaktion auf den Input des neuen Stakeholders angepasst werden muss. Dies kann zu erheblichen Verzögerungen führen, weil sich die Richtung des Projekts als „falsch“ erweist oder Dinge unter Berücksichtigung der Interessen des „neuen“ Stakeholders neu gestaltet werden müssen. Solche Überraschungen werden durch Stakeholdermanagement verhindert.
2. Herausfinden, was die Interessen der Stakeholder sind
Ein wichtiger Grund für das Stakeholdermanagement ist, dass es Aufschluss über die Interessen der Stakeholder gibt. Diesen Einblick erhält man, indem man die verschiedenen Stakeholder eingehend befragt. Neben den Interessen wird in den Interviews auch deutlich, was die Stakeholder als Risiken sehen. Aus der Agile-Perspektive ist es wichtig, sich so früh wie möglich Klarheit über die Risiken zu verschaffen, indem Hypothesen so früh wie möglich validiert werden.
3. und 4. Gemeinsame Unterstützung und Priorisierung der Arbeit
Neben der Befragung der Stakeholder ist es sehr wichtig, dass sie sich auch untereinander austauschen. Dies fördert die Schaffung einer gemeinsamen Unterstützung. Die Menschen verstehen die Bedürfnisse der anderen, sodass sie gemeinsam festlegen können, in welcher Reihenfolge die Bedürfnisse erfüllt werden sollten. Mit anderen Worten: Dies hilft bei der Priorisierung von Aktivitäten.
5. Die Erwartungen nahe an der Realität halten
Die Stakeholder sind ständig Ansichten, Meinungen und anderen Informationen ausgesetzt, die ihre Erwartungen prägen. Nicht alle diese Erwartungen werden sich erfüllen und/oder sind realistisch. Ein ständiger Dialog mit den Stakeholdern darüber, was sie erwarten können, hilft, ihre Erwartungen so realitätsnah wie möglich zu halten.
6. Über Änderungen während eines Projekts informieren
Wie wir wissen, verläuft ein Projekt nie so, wie es im Vorfeld geplant war. Das bedeutet, dass die Stakeholder auch während eines Projekts kontinuierlich über Veränderungen informiert werden müssen. Sie können dann gemeinsam die Auswirkungen der neuen Situation auf die Arbeit und deren Priorisierung bestimmen.
Transparenz ist der Schlüssel zu einem guten Stakeholdermanagement
Der rote Faden für ein gutes Stakeholdermanagement liegt in einer der empirischen Säulen, auf denen der Scrum-Rahmen basiert: Transparenz. Das bedeutet eine kontinuierliche Information, aber vor allem eine kontinuierliche Konversation zwischen den verschiedenen Stakeholdern. Denn das gemeinsame Gespräch ist die Grundlage, auf der sie die verschiedenen Arbeiten priorisieren können.
Die Zeitpunkte, zu denen Stakeholder einbezogen werden sollten
Betrachtet man den Scrum-Rahmen, so stellt man fest, dass die Stakeholder zu verschiedenen Zeitpunkten beteiligt sind. Zunächst sind sie an der Erstellung des Product Backlogs beteiligt und übersetzen es dann in die Product Backlog Items (meist in Form von User Stories) für das Sprint Backlog. Im Rahmen der Sprint Review werden sie über die Ergebnisse und Fortschritte informiert. Da Sprints eine Vorlaufzeit von bis zu einem Monat haben, bedeutet dies, dass ein ständiger Kontakt mit den Stakeholdern besteht.
Obwohl es zweifellos noch andere Gründe gibt, warum Stakeholdermanagement wichtig ist, ist dieser Überblick allein schon Grund genug, Zeit in gutes Stakeholdermanagement zu investieren.
