Eines der ersten Male, als ich in einem Amt mit Scrum konfrontiert wurde: Ich war Kundenbetreuer bei einem Software-Integrator und bekam eine Ausschreibung, die Ihnen sicher bekannt vorkommen wird. Wir wollen dies entwickeln lassen (lesen Sie eine PVE von einem Format, um das uns mancher Romanautor beneidet), es kann 3 Monate dauern und maximal 150.000 Euro kosten. Und da war es, es muss mit Scrum entwickelt werden….
Die Welt der Regierungsorganisationen und Ministerien wird oft mit Bürokratie, langwierigen Entscheidungsprozessen wie der Beschaffung und starren Strukturen in Verbindung gebracht. Es gibt jedoch einen wachsenden Trend, bei dem Ministerien agile Methoden wie Scrum einsetzen, um ihre Prozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Ursprünglich für die Softwareentwicklung entwickelt, bietet Scrum einen flexiblen, iterativen Ansatz, der sich besonders gut im Kontext von Regierungsprojekten und -politiken einsetzen lässt. In Kombination mit der Haushaltsstruktur eines Ministeriums kann dies jedoch zu einigen Widersprüchen führen. In diesem Beitrag befassen wir uns mit den Vorteilen, Herausforderungen und Best Practices der Anwendung von Agile und Scrum in Ministerien.
Was ist Scrum?
Scrum ist ein agiles Rahmenwerk, das Teams bei der Arbeit an komplexen Projekten hilft, indem es diese in kleinere, besser zu bewältigende Teile zerlegt. Das Kernkonzept von Scrum ist die Arbeit in Iterationen, den so genannten Sprints, die in der Regel zwei bis vier Wochen dauern. Innerhalb dieser Sprints wird eine vordefinierte Menge an Arbeit erledigt, was zur schrittweisen Lieferung des Endprodukts führt.
Vorteile von Scrum in Ministerien
Aus der Ferne und ohne die tatsächliche Situation eines Ministeriums zu kennen, kann man sich folgende Vorteile vorstellen.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Scrum ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Änderungen der politischen Leitlinien, der Gesetzgebung oder anderer externer Faktoren. Dies ist im dynamischen Umfeld der Regierungsarbeit, wo sich die Prioritäten oft verschieben, von entscheidender Bedeutung.
- Transparenz: Durch tägliche Stand-ups, Sprint Reviews und Retrospektiven fördert Scrum ein hohes Maß an Transparenz. Dies trägt zum Aufbau von Vertrauen zwischen verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern bei.
- Besseres Risikomanagement: Der iterative Ansatz von Scrum ermöglicht die frühzeitige Erkennung und Minderung von Risiken. Probleme werden schnell sichtbar und können sofort angegangen werden, sodass sie nicht eskalieren.
- Höheres Engagement: Die enge Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern und die kontinuierliche Feedbackschleife erhöhen das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter.
- Qualitätsverbesserung: Durch regelmäßige Kontrollen und Anpassungen wird die Qualität der Arbeit kontinuierlich verbessert. Die Konzentration auf die Lieferung funktionierender Produkte nach jedem Sprint gewährleistet eine konstante Wertschöpfung.
Herausforderungen
Das Verständnis der Kultur und Geschichte innerhalb der Ministerien bringt jedoch auch einige Herausforderungen mit sich:
- Kultureller Wandel: Ministerien haben oft eine hierarchische und silobasierte Kultur. Die Einführung von Scrum erfordert einen Wechsel zu einer stärker auf Zusammenarbeit ausgerichteten, flachen Organisationsstruktur, was zu Widerständen führen kann.
- Ausbildung und Fertigkeiten: Scrum erfordert spezifische Fähigkeiten und Kenntnisse. Es ist wichtig, Teammitglieder und Manager umfassend zu schulen und zu coachen, um sicherzustellen, dass Scrum richtig angewendet wird.
- Anpassung an behördliche Abläufe: Traditionelle Behördenprozesse sind oft starr und formal. Es kann eine Herausforderung sein, diese Prozesse an die Flexibilität von Scrum anzupassen, ohne die notwendigen bürokratischen Anforderungen zu gefährden.
- Stakeholdermanagement: Der Umgang mit verschiedenen Stakeholdern, die jeweils ihre eigenen Interessen und Prioritäten haben, kann komplex sein. Scrum erfordert ein aktives Engagement mit den Stakeholdern, was in einem Regierungskontext manchmal schwierig zu erreichen ist, da verschiedene Abteilungen oder Ministerien mehr als einmal beteiligt sind.
Lesen Sie auch unseren Beitrag über das magische Dreieck. Dies gibt ein schönes Bild davon, wie Organisationen, die derzeit traditionelles Projektmanagement betreiben, den ersten Schritt zu einer agileren Arbeitsweise machen können.
Wie man mit Scrum in Ministerien anfängt
Was empfehlen wir also als erste Schritte:
- Fangen Sie klein an: Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt, um Erfahrungen mit agilem Arbeiten zu sammeln. Finden Sie heraus, welche Methodik am besten funktioniert. In eher strategisch orientierten Abteilungen könnte dies Scrum oder Kanban sein. Wählen Sie ein Projekt, das wichtig genug ist, um ernst genommen zu werden, aber überschaubar genug, um als Lernmöglichkeit zu dienen. Nutzen Sie die Lehren aus diesem Projekt, um es schrittweise zu erweitern. Versuchen Sie, dies sofort mit multidisziplinären Teams zu tun, damit Sie wenig mit anderen Abteilungen zu tun haben.
- Starke Unterstützung: Sichern Sie sich die Unterstützung der obersten Führungsebene in Form einer führenden Koalition. Dies ist von entscheidender Bedeutung, um die notwendigen kulturellen und verfahrenstechnischen Änderungen vorzunehmen. Ein starker Sponsor kann auch dazu beitragen, Hindernisse zu beseitigen und die erforderlichen Ressourcen bereitzustellen.
- Fokus auf Training: Investieren Sie in umfassende Scrum Schulungen für alle Beteiligten, einschließlich Product Owner, Scrum Master und Teammitglieder. Vergessen Sie auch nicht Workshops und Coaching für Manager, damit diese verstehen, wie sie die Transformation unterstützen können. Manager müssen zu dienenden Führern werden, um ihren Mitarbeitern zu helfen, Spitzenleistungen zu erbringen.
- Anpassen und Optimieren: Scrum an die spezifischen Bedürfnisse und den Kontext des Ministeriums anpassen. Dies kann bedeuten, dass bestimmte Zeremonien angepasst oder zusätzliche Tools hinzugefügt werden, um rechtliche oder verfahrenstechnische Anforderungen zu erfüllen.
- Regelmäßige Retrospektiven: Nutzen Sie Retrospektiven nicht nur innerhalb der Teams, sondern auch auf Organisationsebene, um den Fortschritt der agilen Transformation zu bewerten und anzupassen. Dies hilft, kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.
- Transparenz und Kommunikation: Fördern Sie eine Kultur der offenen Kommunikation. Verwenden Sie visuelle Management-Tools wie Kanban Boards, um Fortschritte sichtbar zu machen und alle Beteiligten regelmäßig zu informieren.
Natürlich kann der Anfang schwierig sein, aber „schnell scheitern, schneller lernen“ ist ein oft wiederholtes Zitat in der agilen Arbeitsweise. Wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass etwas nicht funktioniert, untersuchen Sie es und passen Sie sich den neuen Erkenntnissen an.
Ergebnisse für das Beispielprojekt
Ich habe inzwischen viele Regierungsprojekte gesehen, bei denen sich agiles Arbeiten durchgesetzt hat. Vielleicht nicht in der reinen Form, wie es der Scrum Guide vorschreibt, aber wo die agilen Prinzipien und Werte kreativ umgesetzt werden. In der Tat unterscheiden sich Regierungsbehörden und Ministerien gar nicht so sehr von anderen Organisationen.
Ich habe diese Ergebnisse gesehen:
- Schnellere Durchlaufzeit: Die Projekte wurden schneller abgeschlossen als ähnliche Projekte in der Vergangenheit.
- Bessere Qualität: Regelmäßiges Feedback von Stakeholdern und Nutzern führte zu einem besseren Endprodukt.
- Höheres Engagement: Die Teammitglieder berichteten über ein höheres Maß an Engagement und Zufriedenheit.
Und seien wir mal ehrlich. Wenn wir diese drei Dinge gemeinsam verbessern können, dann wird sich wohl niemand beschweren.
Fazit
Die Anwendung von Scrum oder Agile in den Ministerien bietet erhebliche Vorteile, darunter mehr Flexibilität, Transparenz und Risikomanagement. Auch wenn es Herausforderungen gibt, wie die Notwendigkeit eines kulturellen Wandels und die Anpassung an bestehende Prozesse, können diese durch eine durchdachte Implementierungsstrategie überwunden werden. Wenn Ministerien klein anfangen, in Schulungen investieren und die Unterstützung der obersten Führungsebene gewinnen, können sie erfolgreich agile Methoden wie Scrum einführen, um ihre Effizienz und Effektivität zu verbessern. Mit dem richtigen Ansatz kann Scrum oder jede andere agile Methode ein leistungsfähiges Werkzeug sein, um den öffentlichen Sektor umzugestalten und den Bürgern bessere Dienstleistungen zu bieten.
Aber wie ist dieses Projekt ausgegangen, werden Sie fragen. Am Ende entstand eine Mischung aus traditionellem Projektmanagement auf Kundenseite und Scrum innerhalb meiner Organisation. Offensichtlich wurde das Projekt im Rahmen des Plans und des Budgets durchgeführt, und zumindest unsere Mitarbeiter fühlten sich gesehen und gehört, und das Ministerium…… machte danach fröhlich weiter, wie sie es immer getan haben.
