Fokus ist einer der 5 Werte von Scrum. Die Werte machen Scrum zu einer effektiven Arbeitsmethode. Aber wie stellt Scrum eigentlich Fokus sicher? Wie hilft Ihnen Scrum dabei in der Praxis? Und warum ist der Fokus wichtig? Heute werde ich es Ihnen erklären.
Fokus ist wichtig, aber warum?
Stellen Sie sich den nächsten Montagmorgen als Projektleiter in einem Unternehmen vor, in dem nicht nach Agile oder Scrum gearbeitet wird:
Sie betreten das Büro, werfen Ihren Mantel an die Garderobe, begrüßen Ihre Kollegen an der Kaffeemaschine und klappen Ihren Laptop an einem Flexi-Place auf. Kaum sind Ihre Programme geladen und Sie haben den ersten Schluck Cappuccino getrunken, fragt Sie Ihr Kollege, wie Ihr Wochenende verlaufen ist. Nachdem Sie sich zehn Minuten lang über die Geburtstagsfeier für die Kinder Ihres Kollegen informiert haben, blicken Sie auf den Bildschirm, auf dem sich die ungelesenen Chats, E-Mails und Aufgaben stapeln.
Ein anderer Kollege wendet sich überrascht an Sie und fragt, was er heute zu tun hat. In seinem Terminkalender steht nichts, während Sie, der Projektleiter, dafür sorgen müssen, dass die Aufgaben in den Terminkalendern stehen. Leider haben Sie keine Zeit zu antworten, weil Sie zur nächsten Sitzung müssen, in der Sie der Geschäftsleitung erklären müssen, warum die Arbeit der letzten Woche nicht erledigt wurde, obwohl Sie dafür verantwortlich sind. In der Zwischenzeit, wenn Sie an der Reihe sind und die anderen reden, aktualisieren Sie Ihren Posteingang und schauen von Zeit zu Zeit auf, um den Eindruck zu erwecken, dass Sie zuhören.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Das mag übertrieben erscheinen, aber in vielen Unternehmen ist das immer noch der Fall. Die meisten Organisationen, die traditionell arbeiten, haben mit Projekten zu kämpfen, bei denen Termine nicht eingehalten werden, immer mehr Budget benötigt wird und häufig Frustration bei Mitarbeitern und Stakeholdern herrscht.
Glücklicherweise können die Dinge anders laufen, und Scrum ist ein ausgezeichnetes Rahmenwerk, um den Fokus auf den Betrieb zu lenken.
Ein kurzer Überblick: Was ist Scrum?
Scrum ist ein Rahmenwerk, das Sie für komplexe Probleme nutzen können, bei denen die Lösung und die Schritte dorthin noch nicht ganz klar sind. Ist Scrum neu für Sie? Dann schauen Sie sich diese kurzen Videos an, in denen wir Scrum Schritt für Schritt erklären.
Wie schafft Scrum Fokus während eines Sprints?
Bevor ein Projekt beginnt, ist es die Aufgabe des Product Owners, das Produktziel mit dem Team zu teilen. Dies geschieht, um Klarheit über die Schwerpunkte des Projekts zu schaffen. Eine gute Produktvision stellt sicher, dass jeder im Scrum Team weiß, warum wir dieses Projekt durchführen, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass die Mitarbeiter intrinsisch motiviert sind. Das wiederum hat den Vorteil, dass die Mitarbeiter tiefer über Probleme und Lösungen nachdenken und ihre Aufgaben nicht wie das sprichwörtliche kopflose Huhn ausführen, d.h. es sorgt für Fokussierung.
Es wäre auch seltsam, ein Projekt ohne ein klares Ziel zu beginnen. Machen wir eine neue Website, weil die aktuelle Website nicht mehr der Corporate Identity entspricht? Machen wir eine neue Website, weil wir mehr Konversionen für das Online-Marketing erreichen wollen? Oder machen wir eine neue Website, weil wir blinden oder sehbehinderten Menschen einen digitalen Zugang ermöglichen wollen? Das macht einen großen Unterschied, und deshalb muss das Produktziel für jeden klar sein, damit das Projekt ein Erfolg wird.
Wie das Sprint Ziel bei der Fokussierung in Scrum hilft
In dem Sprint Planning werden Sie auch den Wert des „Fokus“ in Form des Sprint Ziels wiederfinden. Oder wie im Scrum Guide zu lesen ist: „Das Sprint Ziel schafft auch Kohärenz und Fokus und ermutigt das Scrum Team, zusammen zu arbeiten, anstatt an getrennten Initiativen“. Indem Sie als Team ein Sprint Ziel formulieren, bringen Sie alle auf dieselbe Seite, was zur Fokussierung und Autonomie innerhalb von Scrum beiträgt.
Das Daily Scrum, um zu erkennen, wann der Fokus nicht ausreicht
Die Tatsache, dass das Sprint Ziel nicht unterschätzt werden darf, spiegelt sich auch im Daily Scrum wider. Bei Schulungen höre ich regelmäßig von Teilnehmern, dass das Daily Scrum zeitlich immer zu spät kommt. Die Wahrscheinlichkeit, dass dies geschieht, ist groß, weil der Fokus nicht auf die Hauptziele des Daily Scrum gerichtet ist. Mit anderen Worten, wir prüfen, ob es irgendwelche Hindernisse (Impediments) gibt und ob wir das Sprint Ziel noch erreichen werden. Das ist es, worauf Sie sich konzentrieren wollen, und Sie wollen nicht zu sehr auf den Inhalt eingehen, da Sie sonst wahrscheinlich die 15 Minuten nicht schaffen werden.
Neue Arbeit für zwischendurch
Wenn ein Sprint begonnen hat, wollen Sie während des Sprints keine neue Arbeit hinzufügen. Und warum? Denn dann werden die Entwickler ständig aus ihrer Arbeit herausgerissen und können sich nicht mehr konzentrieren. Dies hat den Nachteil, dass die Geschwindigkeit und Qualität der Arbeit sinkt, insbesondere bei komplexen Situationen, in denen man den Überblick behalten muss. Das Experiment von Chabris und Simons in diesem Video stellt dies gut dar.
Ich erlebe regelmäßig, dass die Entwickler und der Scrum Master sich dessen bewusst sind und versuchen, zu verhindern, dass während eines Sprints neue Arbeit hinzugefügt wird. Leider ist dies nicht immer die natürliche Tendenz eines Product Owners oder des Managements. Das ist auch logisch, denn sie sprechen am meisten mit den Stakeholdern und können von den Stakeholdern unter Druck gesetzt werden.
Product Owner: öfter mal Nein sagen
Wenn Sie als Product Owner häufiger NEIN zu neuen Aufgaben sagen, verhindern Sie, dass das Team mit Aufgaben überlastet wird, für die es zu wenig Zeit hat, um sie ordnungsgemäß auszuführen. Als Product Owner müssen Sie dabei natürlich taktisch vorgehen. Wie man als Product Owner oder Manager am besten damit umgeht, wird in unseren Schulungen behandelt: Product Owner Schulung oder Agile Leadership Schulung.
Manchmal bedeutet die Hektik der Arbeit, dass es viel zu verkraften gibt. Das Letzte, was ich sagen möchte, ist, sich auf sich selbst zu konzentrieren 😉
