In der Öffentlichkeit wird immer häufiger von „aufgabenorientiertem Arbeiten“ gesprochen. Aber was ist das, was sind die wichtigsten Zutaten für den Erfolg und wie hängt es mit der Agile-Philosophie zusammen? Neben der Verknüpfung mit der Agile-Philosophie betrachte ich in diesem Blog die organisatorische Seite als Erfolgsfaktor für die Umsetzung von aufgabenorientiertem Arbeiten.
Was ist aufgabenorientiertes Arbeiten?
Wir befinden uns in einer Netzwerkgesellschaft. Unternehmen, Organisationen und Einwohner nehmen ihre Angelegenheiten immer häufiger selbst in die Hand; einzeln und miteinander, in kleinen und großen sozialen Verbindungen, offline und online. Die Rolle der Gemeinde ändert sich entsprechend. Sie trägt nicht nur zur Lösung „des“ Problems bei, sondern ist auch ein „Prozessdirektor“, der die Agilität auf der Hauptlinie und die langfristige Perspektive steuert. Außerdem gibt es immer mehr vielschichtige und bereichsübergreifende Aufgaben. All dies erfordert eine andere Haltung der Kommunen. Der aufgabenorientierte Ansatz wird häufig als Mittel zur Erreichung dieses Ziels gewählt.
Die Merkmale der aufgabenorientierten Arbeit
Ein wichtiges Merkmal ist, dass die Meinung der Einwohner im Mittelpunkt steht. In der Folge machten sich die Gemeinden daran, mit Einwohnern, Unternehmern, bezahlten und unbezahlten Fachleuten zusammenzuarbeiten, um gemeinsam Lösungen zu finden. Das Handeln auf der Grundlage von Möglichkeiten ist wichtiger als das Handeln auf der Grundlage von Regeln.
Beispiele für Aufgaben gibt es in allen Formen und Größen, von der Energiewende bis zur Einsamkeit, von Suchtproblemen bis zur Lebensqualität. Immer mehr Aufgaben sind bereichsübergreifend, und eine Vielzahl von (kommerziellen) Parteien und staatlichen Stellen ist an ihrer Bewältigung beteiligt. Bei der aufgabenorientierten Arbeit richtet sich der Blick zunehmend nach „außen“, auf das, was dort geschieht und einer Lösung bedarf.
Darüber hinaus finden wir bei Aufgaben häufig die folgenden Merkmale:
- Das Thema hat einen tiefgreifenden Einfluss auf die Gesellschaft;
- Oft gibt es ein komplexes Kräftefeld;
- Außerdem gibt es oft eine lange Vorlaufzeit.
Was bedeutet das für die Organisation?
Eine bürokratische Organisation ist aufgrund ihrer Komplexität nur bedingt in der Lage, zufriedenstellende Ergebnisse zu erzielen.
Traditionelle (bürokratische) Organisationen sind oft in Silos entlang von Achsen wie „Betrieb“ und „Dienstleistungen“ aufgebaut. In dem Moment, in dem eine Aufgabe in Angriff genommen werden muss, wird ein Projekt gestartet, bei dem Wissen und Fähigkeiten aus den verschiedenen Silos hinzugezogen werden. Erstens ist dies ein Prozess, der je nach Verfügbarkeit der potenziellen Teammitglieder Wochen oder Monate dauern kann. Zweitens wird dadurch sichergestellt, dass man als Mitarbeiter sowohl innerhalb seines Silos als auch innerhalb seines Projekts etwas erwartet. Und das kann schwierig sein, weil man dann das Gefühl hat, dass man von verschiedenen Seiten angegriffen wird.
Eine erfolgreiche Umsetzung der aufgabenorientierten Arbeit beginnt daher mit der Bildung stabiler multidisziplinärer, selbstorganisierender Teams. Das bedeutet, dass sich die Organisation von den bestehenden Silos löst und so ausgerichtet wird, dass Teams entstehen, die über das gesamte Wissen verfügen, das für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten (d.h. Aufgaben) erforderlich ist. Diese Teams bleiben lange zusammen und übernehmen ständig neue Aufgaben oder Aufgabenteile.
Auf diese Weise kommt man von einer Situation, in der für jede Aufgabe (Projekt) die Menschen für die Umsetzung zusammen gesucht werden, zu einer Situation, in der man Teams hat, denen die Arbeit, die Aufgabe, gebracht wird.
Vorteile des aufgabenorientierten Arbeitens
Das bringt Vorteile. So haben wir beispielsweise kürzlich verschiedene Abteilungen der Wasserbehörde Waternet aus den Silos herausgeführt, in denen sie arbeiteten. Jedes Fachgebiet hatte seine eigenen Prioritäten, was manchmal zu einem Stillstand in der Organisation führte.
Wir haben multidisziplinäre Bereichsteams gebildet, die über einen längeren Zeitraum für einen Bereich in Amsterdam arbeiten. Da die Teams über einen längeren Zeitraum zusammenarbeiten, wird im Laufe der Zeit mehr und einfacher sozialer Wert geschaffen. Außerdem liegt der Schwerpunkt auf der Unterstützung der Bürger und nicht auf der Diskussion darüber, welches Fachwissen am wichtigsten ist. Wenn es in einem Bereich etwas Neues gibt, ist es nicht notwendig, ein neues Team aus verschiedenen Abteilungen zu bilden, sondern das Bereichsteam verlagert die Priorität auf das, was für die Gesellschaft in diesem Moment am wertvollsten ist. Mitarbeiter entwickeln sich in multidisziplinären Aufgabenteams zu dem, was wir auch als T-shaped Mitarbeiter bezeichnen. Dies schafft mehr Verständnis für die Arbeit der anderen und die Teammitglieder können sich gegenseitig besser unterstützen.
Ein Nachteil der aufgabenorientierten Arbeit
Ein möglicher Nachteil der aufgabenorientierten Arbeit ist, dass man sich in seinem eigenen Bereich weniger gründlich entwickelt. Um dies zu überwinden, werden beim Spotify-Modell beispielsweise Chapter und Gilden gegründet. Dabei handelt es sich um Gemeinschaften innerhalb einer Organisation mit der gleichen Arbeit/dem gleichen Interesse. Auf diese Weise können Sie einen Teil Ihrer Arbeitswoche für Ihre eigene berufliche Entwicklung nutzen.
Agiles Denken in Bezug auf aufgabenbezogene Arbeit
Die agile Denkweise wird durch die Grundsätze des Agilen Manifests unterstützt. Wenn wir uns dieses Manifest ansehen, sehen wir viele Aspekte, die oben erwähnt wurden und für eine gute Umsetzung des aufgabenorientierten Arbeitens notwendig sind. Denken Sie an die Konzentration auf den Kunden im Gegensatz zur Konzentration auf das, was die Bewohner tun. Aber auch das multidisziplinäre, selbstorganisierende Team aus der Agile-Philosophie fügt sich nahtlos ein. Der Ansatz der kurzen Zyklen passt auch gut zu der Komplexität, die mit einer Aufgabe oft verbunden ist. Dadurch wird ein kontinuierlicher Lernprozess für alle Beteiligten ermöglicht. Das Wissen, das auf diese Weise wächst, bildet eine immer breitere Grundlage für den Weg, der zum endgültigen Ziel führt.
Es lohnt sich daher, die Verwendung der agilen Philosophie und der damit verbundenen Rahmenwerke (wie Scrum und Kanban) bei der aufgabenorientierten Arbeit in Betracht zu ziehen.
