Motivierte Teammitglieder, ein kontrolliertes Budget und termingerechte Projektabwicklung? Workload Management – effiziente Verteilung der Arbeitslast – ist die Antwort. Leichter gesagt als getan, wie jeder erfahrene Projektleiter weiß. Mit diesen Tipps erhalten Sie einen praktischen Leitfaden für eine bessere Verwaltung der Arbeitsbelastung in Ihren Projekten.
Was ist Workload Management?
Workload Management ist eine Möglichkeit, die Arbeit innerhalb eines Teams aufzuteilen. Das klingt einfach, ist es aber selten, wenn überhaupt. Schließlich geht es nicht nur darum, die Zeit mit Aufgaben zu füllen, sondern auch darum, Prioritäten zu setzen, Ressourcen zu planen, individuelle KPIs festzulegen, die Leistung zu verfolgen und anzupassen. Intelligente Planung also, mit maximaler Effizienz und genügend Spielraum für das Team.
Warum ist Workload Management wichtig?
Ein effizientes Workload Management kann den Unterschied ausmachen zwischen einem reibungslos ablaufenden Projekt, das pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen wird, und einem Projekt, bei dem der Projektumfang ausufert, Chaos herrscht und die Teammitglieder überlastet sind. Im schlimmsten Fall führt dies dazu, dass Termine ständig verschoben werden, Ihr Team aufgrund von extremem Stress oder Burnout aussteigt und die Kosten in die Höhe schießen und finanzielle Verluste entstehen. Probleme, die Sie vermeiden können, wenn Sie Ihr Arbeitspensum besser managen.
5 Tipps zur besseren Bewältigung des Workloads
1. Erstellung eines Zeitplans für das Projekt auf der Grundlage von Prioritäten
Ein Schritt zurückzutreten und sich einen Überblick über Ihre Leistungen, Aufgaben und Prioritäten zu verschaffen, ist eine ausgezeichnete Methode, um ein Projekt zu beginnen. Welche Aufgaben umfasst Ihr Projekt und welche Priorität haben sie in Bezug auf Wichtigkeit, Dringlichkeit und die Zeit, die Sie für ihre Erledigung benötigen? In Scrum-Projekten nennen wir dies die Erstellung des Product Backlog. Auf diese Weise erhalten Sie eine Art Projektzeitplan mit Meilensteinen, dem Sie Start- und Enddaten hinzufügen können, anhand derer Sie den Fortschritt Ihres Projekts überprüfen können. In Scrum sind dies die Sprints: kurze Zeiträume, in denen Sie auf das Erreichen des nächsten Meilensteins hinarbeiten.
2. Kapazität der Karte
Wenn Sie die Zeit des Teams optimal nutzen wollen, ist es besonders wichtig, die Fähigkeiten und Talente der Mitarbeiter angemessen einzusetzen. Der Workload muss also nicht unbedingt gleichmäßig auf alle Teammitglieder verteilt werden. Einige funktionieren am besten, wenn sie sich auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren können, während andere lieber mit verschiedenen Aufgaben jonglieren. In Scrum-Projekten entscheiden die Teammitglieder daher selbst, welche Arbeit und wie viel Arbeit sie übernehmen. Die Diskussion der folgenden Fragen kann dabei helfen:
- Welche Mitarbeiter und Fähigkeiten sind in Ihrem Team vorhanden?
- Wer kann welche Aufgabe(n) effizient erledigen?
- An welchen anderen Projekten arbeiten Sie derzeit und können diese mit dem aktuellen Projekt kombiniert werden?
- Welches Arbeitspensum kann jeder für dieses Projekt übernehmen?
Prüfen Sie regelmäßig, ob es Änderungen gibt: Zu manchen Zeiten haben Sie mehr Zeit zur Verfügung als zu anderen. In Scrum ist das Sprint Planning ein idealer Zeitpunkt dafür.
3. Verteilen Sie die Aufgaben unter den Teammitgliedern
Teilen Sie als Team das Projekt in mehrere Aufgaben auf und teilen Sie alle Aufgaben unter sich auf. Versuchen Sie, Inhalt, Zeitplan und Budget so genau und detailliert wie möglich festzulegen. Das macht es umso einfacher, wenn Sie die Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt neu verteilen müssen. Ein konkreter Überblick über Aufgaben und To-Do’s gibt den Teammitgliedern auch ein Gefühl der Kontrolle. Jede Aufgabe, die sie abhaken können, ist ein Schritt nach vorn.
4. Regelmäßige Konsultationen mit dem Team
Beschränken Sie sich nicht darauf, Ihre Mitarbeiter zu Beginn des Projekts zu informieren und die Arbeit einzuteilen. Überwachen Sie Ihre Mitarbeiter genau, stellen Sie sicher, dass sie nicht überlastet werden, oder prüfen Sie, ob sie möglicherweise mehr Verantwortung übernehmen können. Das Daily Scrum ist ideal, um die Arbeitsbelastung des Teams transparent zu halten. Außerdem werden die Teammitglieder so über die Fortschritte der anderen informiert, können Ideen austauschen und ziehen an einem Strang.
5. Anpassung der Arbeitsbelastung, falls erforderlich
Wenn Sie als Team feststellen, dass die Arbeitsbelastung nicht optimal verteilt ist, finden Sie heraus, warum das so ist, und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor. Liegt die Ursache in Fehleinschätzungen? Verursacht ein Teammitglied Verzögerungen an anderer Stelle im Team? Wenn Ihr gesamtes Team überlastet ist, könnte es ein Problem mit der Planung selbst geben. Liegt das Problem bei einem oder zwei Teammitgliedern, kann die Einstellung von zusätzlichem Personal – oder möglicherweise von freiberuflicher Hilfe – eine Lösung sein.
6. Verwendung eines Arbeitsmanagement-Tools
Workload Management ist ein komplexes Puzzle, das nie ganz fertig wird. Ein Arbeitsmanagement-Tool, das Sie bei der Verwaltung Ihrer Arbeitsbelastung unterstützt, ist daher kein Luxus. Teamleader Orbit ist eine Software, die Ihnen hilft, Ihre Planung klar zu halten und Ihre Nettokapazität in einem bestimmten Zeitraum oder für ein bestimmtes Projekt zu bestimmen. Das Tool sagt voraus, wann Sie als Team eingreifen müssen, weil die Arbeitsbelastung zu groß wird. So treffen Sie fundierte Entscheidungen für Ihr Unternehmen.
