Das Weekly Stand-up wird durchgeführt, wenn ein Daily Scrum nicht machbar ist. Wenn Sie zum Beispiel in Teilzeit mit Scrum arbeiten und das Team sich nur an einem Tag in der Woche trifft. Das Daily Scrum hat einen Zeitrahmen von 15 Minuten, der auch für die meisten Weekly Stand-ups ausreicht. Allerdings stellen wir oft fest, dass der Zeitrahmen für das Weekly Stand-up etwas länger ist, weil eine ganze Woche besprochen werden muss, und das braucht einfach mehr Zeit.
Um die Timebox einzuhalten, wird eine feste Struktur verwendet: Was habe ich letzte Woche gemacht? Was werde ich diese Woche tun? Und gibt es irgendwelche Hindernisse? Eine feste Struktur, die diszipliniert ist, trägt dazu bei, dass die Woche zielgerichtet und effektiv verläuft. Ein wöchentliches Stand-up ohne Fokus kann zu einer frustrierenden und langen Sitzung werden, die auf Kosten der Unterstützung geht. Um sicherzustellen, dass ein Team nicht durch das Weekly Stand-up frustriert wird, finden Sie hier einige Tipps, um tägliche Scrums nützlicher zu gestalten. Einige zusätzliche Arbeitsregelungen können dazu beitragen, dass man sich besser konzentrieren kann und weniger abschweift. (Diese Tipps können natürlich auch auf das Daily Scrum angewendet werden).
Tipp 1: Was haben wir erreicht und was werden wir erreichen?
Beschränken Sie die Diskussion auf das, was bereits erreicht wurde und was noch erreicht werden soll. Anstatt die Teilnehmer aufzählen zu lassen, was sie gestern getan haben und heute tun werden, fragen Sie sie, was sie erreicht haben und erreichen werden. Hier gibt es einen nicht unerheblichen Unterschied in der Nuancierung: Es wird mehr Wert darauf gelegt, Dinge zu „erledigen“ und Ziele zu erreichen.
Tipp 2: Nur der aktuelle Sprint
Die Diskussion sollte sich weitgehend darauf beschränken, was das Team getan hat, um das Sprint Ziel zu erreichen. Sprechen Sie also nur über die Arbeit des aktuellen Sprints und eventuell über die Vorbereitungsarbeiten für den nächsten Sprint. Die Vorbereitungsarbeiten können wichtig genug sein, um erwähnt zu werden. Zum Beispiel: „Ich habe die User Stories für den nächsten Sprint bereits aufgeteilt und ich denke, sie sind jetzt klein genug. Ich habe auch einen Termin mit der Marketingabteilung vereinbart, damit wir mit ihnen im nächsten Sprint über das neu zu erstellende Portal sprechen können.“
Tipp 3: Arbeiten Sie neben dem Sprint Ziel
Geben Sie Raum für Arbeiten, die nicht mit dem Sprint Ziel zusammenhängen. Manchmal haben Teammitglieder einen großen Teil des Tages mit Arbeiten verbracht, die nichts mit dem Sprint Ziel zu tun haben. Vielleicht brauchte ein Vorgesetzter sie, um Ad-hoc-Arbeiten für einen wichtigen Kunden zu erledigen? Es kann Spaß machen, diese Arbeit im Detail zu beschreiben, aber es geht darum, so wenig Zeit wie möglich mit Arbeiten zu verbringen, die nichts mit dem Sprint Ziel zu tun haben.
Es ist daher sinnvoll einen festen Termin zu vereinbaren, um zu zeigen, dass sie zusätzlich zu den geplanten Arbeiten des Sprints Zeit investiert haben. Halten Sie es einfach, z. B. „Andere Dinge“ oder „Arbeit außerhalb des Sprints“. Damit kann das Teammitglied angeben, dass es mehr getan hat, als auf dem Scrumboard angezeigt wird. Auf diese Weise brauchen sie kein schlechtes Gewissen zu haben, und der Scrum Master kann ein Auge darauf haben, ob jemand zu viel Zeit mit Nicht-Sprint-Arbeit verbringt.
Tipp 4: Eine Bowlingkugel
(Dieser Tipp gilt nur für ein Stand-up mit einer Timebox von 15 Minuten). Erschweren Sie es, bestimmte Themen zu vertiefen. Kaufen Sie eine etwa drei bis vier Kilo schwere Bowlingkugel, die dann als (sehr schwerer) Sprechstock dient. Während des Vortrages hält jede Person den Ball gerade vor sich. Für die meisten von uns reicht dieses Gewicht aus, um uns auf Trab zu halten und zu verhindern, dass wir zu lange ausharren.
Tipp 5: Elmo
Wenn die Teilnehmer nicht bemerken, dass sie abschweifen oder zu lange sprechen, brauchen Sie eine Möglichkeit um zu signalisieren, dass die Person bereits zu lange gesprochen hat. Hier kommen die Spielzeugtiere ins Spiel. Ein Kaninchen, das hochgehalten wird, wenn ein Teilnehmer in den „Kaninchenbau“ geht, zum Beispiel. Dies bezieht sich natürlich auf das Buch „Alice im Wunderland“, in dem das „Kaninchenloch“ ein endloses Labyrinth ist, aus dem man nur schwer entkommen kann. Übrigens scheint es auch eine Variante zu geben, in der eine Ratte eine Rolle spielt, aber das ist nur Hörensagen. Ein freundlicheres Bild bietet der Elmo: Enough, Let’s Move On (Genug, lasst uns weitermachen.)
Tipp 6: Der Zufall
Während des Daily Scrum sollen alle Beteiligten aufmerksam und konzentriert sein. Wenn Sie wissen, dass Sie der nächste Redner sind, lässt die Aufmerksamkeit für das, was gerade diskutiert wird, nach. Eben weil wir uns geistig auf das vorbereiten wollen, was wir sagen werden. Wenn man es dem Zufall überlässt, wer der Nächste sein wird, kann dies verhindert werden. Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun. Zum Beispiel kann der letzte Redner entscheiden, wer der nächste Teilnehmer sein wird, aber „Strafpunkte“ vergeben, wenn dieser Teilnehmer schon dran war. Aus drei Strafpunkten wird also Kaffee holen. Eine andere Variante des Spiels besteht darin, dass die Teilnehmer die noch nicht an dem Meeting teilgenommen haben, würfeln. Derjenige, der am höchsten wirft, ist der Nächste. Voraussetzung dafür ist, dass Sie einen Tisch zur Verfügung haben, sonst wird es chaotisch.
Tipp 7: Vorbereitung
Es ist eine gute Arbeitsgrundlage, wenn alle Teilnehmer das wöchentliche Stand-up vorbereiten. Das heißt, der Status des Arbeitsablaufs wird aktualisiert und sie wissen was gestern erledigt wurde und was für heute geplant ist. Ein Weekly, in der die Teilnehmer dies noch herausfinden müssen, verliert an Schwung, Energie und Wert.
Ein gutes wöchentliches Update, das auf geteilter Verantwortung und Ownership basiert, hilft einem Team eine agile Denkweise zu übernehmen. Ein schlechtes Weekly Stand-up funktioniert genau andersherum. Dies erzeugt Widerstände und kann letztlich eine unüberwindbare Blockade für eine erfolgreiche agile Umsetzung bilden. Es lohnt sich also in ein gutes Weekly zu investieren.
