Was ist eine Timebox?
Eine Timebox ist ein wichtiges und wertvolles Arbeitsinstrument, das von agilen Teams verwendet wird. Eine Timebox ist ein Zeitlimit für eine bestimmte Aktivität. Dabei handelt es sich immer um Aktivitäten wie Arbeitsabläufe, Sitzungen oder Versammlungen. Die Timebox begrenzt die Zeit, die für diese Aktivitäten aufgewendet wird aber es wird kein Mindestzeitraum festgelegt. Denn je weniger Zeit etwas in Anspruch nimmt, desto besser, solange man das Ziel der Aktivität erreicht.
Eine Timebox, warum?
In einer agilen Organisation sind die Projekte auch zeitlich begrenzt. Die insgesamt verfügbare Zeit ist festgelegt und daher begrenzt. Der Umfang eines agilen Projekts hingegen ist nicht festgelegt; ein Teil davon wird erst während des Projekts bekannt. Beim traditionellen Projektmanagement ist es genau andersherum. Dort wird der Umfang im Voraus festgelegt, und die Zeit ist immer ein dehnbarer Begriff. Der Grund dafür, dass der Umfang nicht im Voraus festgelegt werden kann, ist die Komplexität. Komplexität entsteht zum Beispiel durch ein dynamisches Umfeld, das sich ständig verändert, und durch viele verschiedene Interessengruppen mit unterschiedlichen Wünschen und Bedürfnissen. In einer agilen Kultur werden diese Komplexität und die zusätzliche Unsicherheit als Realität anerkannt. Die Bewältigung der Komplexität ist ein wichtiger Grund für agile Teams, Aktivitäten in einen Zeitplan aufzunehmen.
Komplexität beim Timekeeping
Agile Teams zerlegen ein komplexes Projekt in kleine Aufgaben oder Aktivitäten, kurz „Arbeit“, die in kurzer Zeit erledigt werden kann. Ein solcher Zeitraum hat eine feste Dauer oder „Timebox“. In Scrum, einem agilen Framework, wird ein solcher Zeitraum als „Sprint“ bezeichnet. Viele Scrum Teams wählen einen Sprint mit einer Timebox von zwei Wochen. Es gibt auch Sprints von einer, drei oder vier Wochen.
Für jeden Sprint wird ein Sprint Ziel festgelegt, das in konkreter Form erreicht werden muss. Dies ist in der Tat nur ein kleiner Teil des Gesamtprojekts. Da das Sprint Ziel klein gehalten wird und der Zeithorizont nicht über zwei Wochen hinausgeht, kann ein Team besser Prioritäten setzen und sich konzentrieren. Das Ergebnis ist, dass die Arbeit innerhalb eines Sprints in eine konkrete Form gebracht werden kann. Und weil sie konkret ist, kann die geleistete Arbeit anschließend validiert werden. Auf diese Weise werden Lernen, Wissen und fortschreitende Erkenntnisse auf empirische Weise gewonnen. So wird ein Team auch agil, weil es in der Lage ist, auf Grundlage dieser fortschreitenden Erkenntnis Anpassungen vorzunehmen. Und Agilität ist notwendig, um mit Komplexität umgehen zu können.
Strukturelle Auswahl
Die Zeiträume für die Aktivitäten werden vom Agile-Team im Voraus festgelegt. Ein Scrum Team wählt den Zeitraum für den Sprint und alle Besprechungen, die Teil dieses Sprints sind, im Voraus aus. Dies sind strukturelle Entscheidungen, an die sich das Team während des gesamten Projekts hält. Sobald ein angemessener Zeitraum festgelegt ist, muss dieser konsequent eingehalten werden. Dabei helfen große Displays wie die des TimeTimers. Wenn sich ein Team nicht an die Zeitvorgaben hält, spiegelt sich dies häufig in geringerer Disziplin, Produktion und Qualität wider. Auch die Zusammenarbeit zwischen der unmittelbaren Umgebung und dem Team wird schwieriger, weil sie nicht miteinander auskommen. Ein unberechenbares Team erzeugt Tumult und damit mehr Komplexität. Das ist nicht die gewünschte Absicht.
Beispiele für agile Timeboxen
Es gibt viele verschiedene Agile-Frameworks. Die meisten von ihnen sind streng strukturiert und haben klare Zeitvorgaben. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Timeboxen, wie sie hauptsächlich in Scrum verwendet werden:
Der Sprint ist eine Zeitspanne von einem Monat oder weniger, in der das Scrum Team die Sprint Ziele festlegt und erreicht. Ein zweiwöchiger Sprint ist relativ üblich aber auch Sprints von einer, drei oder vier Wochen sind möglich. Sprints, die länger als vier Wochen dauern, schaffen zu viel Komplexität, damit mehr Risiko und weniger Fokus innerhalb des Teams.
Für einen Sprint von einem Monat basiert das Sprint Planning auf einer Timebox von 8 Stunden oder weniger. Je kürzer der Sprint, desto kürzer die Zeitspanne für das Sprint Planning. Ein Sprint von drei Wochen hat einen maximalen Zeitrahmen von sechs Stunden, ein Sprint von zwei Wochen vier Stunden usw. Dies sind Maximalwerte, denn kürzer ist immer möglich.
Die Sprint Retrospektive ist ein Zeitfenster von drei Stunden oder weniger für einen einmonatigen Sprint, eineinhalb Stunden für einen zweiwöchigen Sprint usw. Dies ist eine Sitzung, in der das Team sich selbst überprüft und Möglichkeiten zur Prozessverbesserung ermittelt. Bei jeder Retrospektive wählt das Team ein oder zwei Verbesserungen aus, die im nächsten Sprint umgesetzt werden.
- Daily Scrum / Daily Stand Up / Tagesbeginn
Ein Scrum Team hat alle 24 Stunden ein 15-minütiges Zeitfenster für den Daily Scrum. Das Team nutzt diese Aktivität, um den Tag zu planen, sich abzustimmen und eventuelle Hindernisse zu erkennen. Hindernisse die das Team daran hindern das Sprint Ziel zu erreichen, sollten so schnell wie möglich beseitigt werden. (Lesen Sie auch: Daily Scrum Checkliste)
Die Sprint Review ist ein Zeitfenster von vier Stunden oder weniger für einmonatige Sprints, zwei Stunden oder weniger für vierzehntägige Sprints, usw. Während der Sprint Review wird die während des Sprints geleistete Arbeit demonstriert und überprüft. Das Wissen und die fortgeschrittenen Erkenntnisse werden sofort genutzt, um nach vorne zu schauen und Pläne für den nächsten Sprint zu machen.
