Was ist Scrum?
Bevor wir darauf eingehen, warum Scrum in der Behörde gut funktioniert, wollen wir Scrum kurz erklären. Scrum ist ein Rahmenwerk, das es Teams ermöglicht, auf intelligente Weise zusammenzuarbeiten. Durch die Anwendung von Scrum werden Projekte schneller und besser umgesetzt. Wenn Sie noch nicht genau wissen, was Scrum ist, sehen Sie sich das folgende Video an oder lesen Sie diesen Artikel: Was ist Scrum?
Warum ist eine Scrum Behörde wünschenswert?
Scrum hat seinen Ursprung in der IT. Daher wird schnell angenommen, dass Scrum nur in einer IT-Umgebung funktionieren kann. Dabei wird jedoch vergessen, dass die am weitesten verbreitete Projektmanagementmethode, PRINCE2, ebenfalls in der IT entwickelt wurde. Wenn PRINCE2 allgemein akzeptiert ist, wie lange wird es dann dauern, bis Scrum es ist?
Aus unserer Sicht gibt es eine Reihe von Gründen, warum sich Behörden ideal für Scrum eignen:
1. Das Hauptziel von Behörden ist es, einen Mehrwert für die Bürger zu schaffen
Bei herkömmlichen Projekten verliert man sich manchmal in einer papierenen Realität, und ein wirklicher Nutzen für die Bürger kommt nicht zustande. Das kann nicht die Absicht sein.
Der Scrum-Rahmen sichert dem Bürger einen Mehrwert sowohl in der Rollenverteilung als auch im Prozess. So ist der Product Owner beispielsweise dafür verantwortlich, in ständigem Kontakt mit dem Bürger zu stehen, um den Wert der gelieferten Arbeit zu maximieren.
Darüber hinaus sieht der Scrum-Prozess am Ende jedes Sprints ein Review Meeting vor, in dem das Team die wichtigsten Stakeholder (sprich: die Bürger) um Feedback zu der geleisteten Arbeit bittet. Dieser Kurzzeittest stellt sicher, dass ein Entwicklungsteam schnell weiß, ob es in die richtige Richtung denkt. Auf diese Weise erbringen die Projekte in kürzerer Zeit einen größeren öffentlichen Nutzen.
2. Komplexe Themen erfordern einen multidisziplinären Ansatz
Das Umfeld, in dem die Behörden Ergebnisse erzielen müssen, ist durch eine große Anzahl von Stakeholdern gekennzeichnet, was dazu führt, dass Projekte schnell komplex werden. Und zwar so komplex, dass Sie als Kommune allein nicht erfolgreich sein können oder wollen. Nehmen wir zum Beispiel ein Viertel, in dem es sehr viele ältere Menschen gibt. Wie können Sie als Gemeinde (z. B. in Zusammenarbeit mit verschiedenen Pflegeorganisationen und der Polizei) die größtmögliche Wirkung erzielen?
Die Einfachheit des Scrum-Rahmens erleichtert die behördenübergreifende Zusammenarbeit. Sie planen zum Beispiel einen Scrum-Tag, an dem Sie von Angesicht zu Angesicht mit allen Organisationen zusammenarbeiten. Dies sorgt für weniger Missverständnisse, Übergaben und Misskommunikation. Ergebnisse werden schneller erzielt, und die Menschen lernen sich über Organisationsgrenzen hinweg besser kennen. Auch das ist ein großer Vorteil, um komplexe Probleme erfolgreich zu lösen.
Eine weitere Scrum-Richtlinie besagt, dass mindestens 80 % der Arbeit, die zur Lösung eines komplexen Problems erforderlich ist, vom Scrum Team selbst geleistet werden muss. Auf diese Weise minimieren Sie die Abhängigkeit von Dritten und haben die Erzielung von Ergebnissen in Ihren eigenen Händen.
3. Zerlegen Sie große Pläne in kleinere und erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen
Große Pläne können in der Welt große Ergebnisse erzielen. Zumindest… wenn der Plan tatsächlich umgesetzt wird. Je größer ein Plan ist, desto größer ist das angestrebte Ergebnis, aber desto größer ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass nie etwas geschieht.
Stellen Sie sich vor, Sie wollen Ihr Haus renovieren. Man macht nicht gleichzeitig einen Plan für das Bad, die Küche, das Wohnzimmer, das Schlafzimmer und den Dachboden. Man wechselt sich ab und lernt von jeder Renovierung. Wenn Sie Schritt für Schritt vorgehen, kommen Sie schneller zu Ergebnissen und können die gewonnenen Erkenntnisse zur Verbesserung künftiger Projekte nutzen.
Es ist daher viel einfacher, große Pläne in kleinere zu zerlegen und diese kleineren Pläne dann zu nutzen, um den Bürgern schnell einen öffentlichen Nutzen zu bieten. Ein erster Vorteil der schnelleren Ergebnisse ist, dass Sie auch schneller feststellen können, ob die Bürger Ihre Initiative schätzen. Ein zweiter Vorteil besteht darin, dass die Komplexität reduziert wird, indem große Pläne in kleinere unterteilt werden. Drittens sind große Pläne unerwünscht, weil die Welt unberechenbar ist und die Zukunft nicht in einem Plan erfasst werden kann. Es ist also besser, einen kleinen Plan zu machen und mit der Umsetzung zu beginnen und dann auf der Grundlage der fortschreitenden Erkenntnis weiterzudenken.
4. Ein politischer Kontext erfordert Agilität
Der politische Kontext erfordert Agilität. Was ist, wenn die Behörde fällt? Oder was, wenn Gesetzesänderungen schnell umgesetzt werden müssen? Was ist, wenn eine Gesundheitseinrichtung plötzlich mit einer Kürzung ihrer Mittel konfrontiert wird? In all diesen Fällen müssen Sie in der Lage sein, schnell zu reagieren. Mit Scrum sind Sie in der Lage, diese komplexen Projekte schnell und effektiv in Ihrer Organisation umzusetzen.
