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Gemeinden und Scrum: funktioniert das?

Für viele Kommunen ist es immer noch ein Traum, bei allem, was sie tun, agil und flexibel zu bleiben, sodass ein maximaler öffentlicher Wert für die Bürger geschaffen wird. Der Bedarf an mehr Qualität und Geschwindigkeit ist groß. Es wird nach neuen Lösungen gesucht, um sicherzustellen, dass Projekte nicht auf halbem Wege auf Eis gelegt werden. Ein politischer Kontext erfordert unter anderem aufgrund der sich ändernden Gesetzgebung und politischen Führung Flexibilität.

In diesem Blog erfahren Sie:

1. Warum Scrum in der Gemeinde?
2. Wie man Scrum in der Gemeinde anwendet,
3. Zusammenarbeit mit Stakeholdern,
4. Umgang mit Risiken und Ungewissheiten,
5. Beispielhafte Projekte in der Gemeinde,
6. Maßnahmen und Motivation der Mitarbeiter.

Möchten Sie mehr über das Scrum Framework erfahren? Sehen Sie sich das Video an:

Warum Scrum in der Gemeinde?

Agilität und Flexibilität von Regierungsorganisationen sind wichtig, um schnell auf Entwicklungen im kommunalen und politischen Kontext reagieren zu können. In den Gemeinden verzögern sich die Projekte häufig. Detaillierte Gesamtpläne werden erstellt, aber sobald sie begonnen haben, scheinen diese Pläne nicht (mehr) mit der Realität übereinzustimmen. Das sich ständig verändernde Umfeld erfordert eindeutig eine andere Arbeitsweise. Scrum bringt frischen Wind in die Kommunen und ist einfach anzuwenden.

Mit Hilfe von Scrum:
– Verkürzung der Projektvorlaufzeiten;
– Mehr sozialen Wert schaffen;
– Verbesserung der Transparenz;
– Weniger Verschwendung, z. B. durch überflüssige Kontrollen;
Schnellere und effektivere politische Prozesse;
– Sie bitten die Bürgerinnen und Bürger um mehr Feedback, was bedeutet, dass die Ergebnisse von höherer Qualität sind.

Und wie?

Scrum basiert auf einem gemeinsamen Ziel und die Mitarbeiter arbeiten selbstorganisiert. Was passiert, ist für alle klar, sowohl intern als auch extern. Das schafft Engagement und Unterstützung. Dies ist für den Erfolg eines Projekts äußerst wichtig. Indem Sie iterativ nützliche Teilprodukte bereitstellen und präsentieren, sind Sie in der Lage, kontinuierlich einen Mehrwert für den Bürger zu schaffen.

Zusammenarbeit mit Stakeholdern

Das Feedback der Stakeholder erhöht die Erfolgsaussichten eines Projekts. Wie oft ist es nicht schon vorgekommen, dass enorme Summen an Geld und Arbeit in ein Projekt investiert wurden, das letztendlich nicht genutzt wurde? Dies wollen Sie vermeiden, indem Sie alle Stakeholder wie Anwohner, Lieferanten, Auftragnehmer und lokale Parteien aktiv einbeziehen. Auf diese Weise können Entscheidungen schnell getroffen und Anpassungen auf der Grundlage fortschreitender Erkenntnisse vorgenommen werden.

In Scrum werden die Anforderungen der verschiedenen Stakeholder bereits zu Beginn des Projekts festgelegt. Am Ende eines jeden Sprints sammeln Sie das Feedback der Stakeholder. Sie zeigen, was Sie gemacht haben und was Sie vorhaben zu tun. Dies dient dazu, zu lernen und das Produkt oder Projekt noch wertvoller zu machen.

Umgang mit Risiken und Ungewissheiten

Kommunale Projekte sind oft groß und komplex. Es geht um viel Zeit und Geld. Große Projekte sind mit Scrum weniger riskant. Untersuchungen der Standish Group zeigen, dass komplexe Projekte mit einem agilen Ansatz wie Scrum eine 4- bis 5-mal höhere Erfolgschance haben (Chaos Report, Standish Group, 2015). Dies ist auf das Lernen in kurzen Zyklen zurückzuführen, das ein unmittelbares Feedback liefert. So können Sie Anpassungen viel schneller vornehmen.

Beispielhafte Projekte in der Gemeinde

Beispiele für Projekte, die sich gut mit Scrum bearbeiten lassen, sind die Weiterentwicklung von Bezirksteams, die Erstellung eines Budgets oder eines Jahresberichts, Marketingkampagnen, Umverteilungen oder die Umsetzung neuer Gesetze und Vorschriften.

Maßnahmen und Motivation der Mitarbeiter

Die Beamten selbst leiden oft unter der Starrheit ihrer eigenen Organisation. Dies wirkt sich auf ihre Motivation und ihre Zufriedenheit bei der Arbeit aus. Die Mitarbeiter sind weniger geneigt, die Initiative zu ergreifen und Verbesserungen vorzunehmen.
Untersuchungen von Teresa Amabile, Harvard Business School, zeigen, dass das Erleben von Fortschritten bei der Arbeit die größte Auswirkung auf die Motivation von Berufstätigen hat (The progress Principle, 2011).
Scrum ermöglicht diese kleinen Fortschritte, die Freude, Engagement und Kreativität erzeugen, optimal.

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