Stakeholdermanagement ist oft schwieriger, als man auf den ersten Blick denkt. Für einen guten Start habe ich einige Tipps aufgelistet (die ich selbst in der Praxis erfahren habe).
Anwendung der Grundsätze der Selbstorganisation auf das Stakeholder-Team
In der Regel gibt es mehr als einen Stakeholder für ein Produkt. Der Tipp, um Ihre Stakeholder effektiv zu managen, ist, sie als Team zu sehen. Um herauszufinden, welche Aspekte dabei eine Rolle spielen, verwenden Sie den Selbstorganisations-Canvas als Leitfaden. Dies ist ein „Leitfaden“, da nicht alle Themen des Selbstorganisations-Canvas zutreffen (müssen).
Das gemeinsame Ziel finden
Einer der wichtigsten Ausgangspunkte für die Bildung eines Teams ist ein gemeinsamer Zweck. Für die Stakeholder ist dies das Produkt, das geschaffen werden muss, um eine Vision oder ein „Produktziel“ zu erfüllen. Das scheint einfach zu sein, aber selbst wenn man an einem einzigen Produkt arbeitet, können die Interessen oft unterschiedlich sein. Hier hilft es, auf das übergeordnete Ziel zurückzugreifen. Denken Sie an das „Warum“, das in der Mission/Vision des Unternehmens formuliert ist. Das Herauszoomen relativiert die „lokalen“ Interessen der verschiedenen Stakeholder und erleichtert es, ein gemeinsames Ziel zu formulieren.
Kennen Sie die persönlichen Ziele des anderen
Neben diesem gemeinsamen Ziel ist es auch gut, die (persönlichen) Ziele und Interessen des anderen zu kennen. Das hilft unter anderem bei der Prioritätensetzung, weil man besser versteht, warum etwas für den anderen wichtig ist. Besprechen Sie Ihre persönlichen Ziele miteinander und halten Sie sie fest.
Bestimmen Sie dann anhand der Stakeholder-Map (siehe unten), wer welche Rolle im Team hat. Das sind andere Rollen als die, die man normalerweise in einem Team hat. Hier geht es eher darum, wie viel Gewicht die Stimme einer Person hat.
Vorkehrungen treffen
Der nächste Schritt ist die Festlegung von Arbeitsvereinbarungen. Einigen Sie sich zunächst darauf, wie oft Konsultationen stattfinden sollen, wer daran teilnehmen wird und wie die Tagesordnung aussehen soll. Vereinbaren Sie auch, wie Sie Prioritäten setzen wollen. Werden Sie mit einem Instrument wie dem WSJF oder vielleicht einer Risikomatrix arbeiten? Einigen Sie sich schließlich auf das Mandat des Product Owners. Im Einklang mit dem Scrum Framework hat der Product Owner das Mandat, Entscheidungen zu treffen. Im Idealfall treffen die Stakeholder und der Product Owner die Entscheidungen gemeinsam. Früher oder später wird jedoch die Situation eintreten, dass eine einstimmige Entscheidung nicht möglich ist. Es ist gut, auf diesen Moment vorbereitet zu sein, indem man ausdrücklich die Vereinbarung bestätigt, dass der Product Owner in solchen Fällen das letzte Wort hat.
Je nach Bedarf können Sie die übrigen Themen des Selbstorganisations-Canvas weiter ausarbeiten, aber die oben genannten Punkte sind ein guter Ausgangspunkt für die Umsetzung eines effektiven Stakeholdermanagements!
Verwenden Sie die Stakeholder-Map, um die Zusammenarbeit effektiver zu gestalten
Der zweite Tipp ist, die Stakeholder-Map zu verwenden, um die Stakeholder im Verhältnis zu ihrer „Bedeutung“ und ihrem „Einfluss“ zu visualisieren. Auf dieser Grundlage können Sie dann festlegen, wie Sie mit den verschiedenen Stakeholdern arbeiten wollen.
Neben dem oben genannten Zweck können Sie die Stakeholder-Map auch nutzen, um noch nicht ermittelte Stakeholder zu „finden“ und um die Bedeutung und den Einfluss der ermittelten Stakeholder „fein abzustimmen“.
Zu diesem Zweck teilen Sie die fertige Stakeholder-Map mit den Stakeholdern. Vorzugsweise tun Sie dies in einer Sitzung, in der alle Stakeholder vertreten sind. Dann setzt automatisch ein Prozess ein, in dem jeder bewertet, ob die Stakeholder im Verhältnis zu ihrer Bedeutung und ihrem Einfluss an der richtigen Stelle eingezeichnet sind. Gleichzeitig werden die anwesenden Stakeholder feststellen, dass Stakeholder fehlen. Auf der Grundlage dieses Inputs können Sie die Stakeholder-Map verbessern und vervollständigen.
Bei einer größeren Gruppe von Stakeholdern sollten Sie die Anwendung einer Arbeitsform mit „Liberating Structures“ in Betracht ziehen. Die Anwendung einer solchen Arbeitsform gewährleistet, dass die Meinung aller Beteiligten gehört wird. Da sich jeder angehört fühlt, gibt es weniger Widerstand gegen Entscheidungen, was eine der Voraussetzungen für ein effektives Stakeholdermanagement ist.
Stakeholder sind auch nur Menschen
Was ich mit „Stakeholder sind auch nur Menschen“ meine, ist, dass es wichtig ist, das „Problem“ getrennt vom Menschen zu sehen. Der Stakeholder hat Emotionen, die in das gezeigte Verhalten hineinspielen. Die Emotionen entstehen aus Überzeugungen, aber auch aus Situationen, die für den Beobachter unsichtbar, für den Stakeholder aber real sind. Das bedeutet, dass das (als unangenehm empfundene) Verhalten nicht isoliert ist, sondern dass es einen Grund dafür gibt.
Vermeiden Sie daher Emotionen nicht, sondern benennen Sie sie. Das Benennen der Emotionen sorgt dafür, dass die andere Person erfährt, dass die Emotionen da sein dürfen. Dies hat zur Folge, dass Emotionen während des Gesprächs eine viel geringere Rolle spielen, was die Kommunikation und damit das Stakeholdermanagement viel effektiver macht.
Ein weiteres Phänomen, dessen man sich bewusst sein sollte, ist, dass wir alle unsere eigene Brille haben, durch die wir die Realität betrachten. Das bedeutet, dass jeder das, was er hört und sieht, auf seine Weise interpretiert. Stellen Sie sicher, dass Sie so viel Subjektivität wie möglich aus der Kommunikation entfernen. Dies erreichen Sie, indem Sie Fragen zu Dingen stellen, die für mehrere Interpretationen offen sind (subjektiv oder unspezifisch). Inspirieren lassen können Sie sich von dieser Arbeit von Liberating Structures – 3. Nine Whys.
