Agiles Arbeiten ist in fast jedem Umfeld von Bedeutung. Die Art und Weise, wie agiles Arbeiten durchgeführt wird, bestimmt, ob es tatsächlich effektiv ist. Im Folgenden finden Sie daher 5 Beispiele dafür, wie agiles Arbeiten in der Praxis für Non-IT Organisationen effektiv angewendet werden kann.
1. Agiles Arbeiten als Facility-Abteilung
Das erste Beispiel für agiles Arbeiten in der Praxis stammt aus der Facility-Abteilung einer großen Bank. Diese Abteilung ist für alles zuständig, was mit dem Layout und der Ausstattung der verschiedenen Bürogebäude zu tun hat. Dazu gehören die Gestaltung der Büros, das Catering-Angebot, die technische Wartung und die Sicherheit.
Die größte Veränderung, auf die die Abteilung in letzter Zeit reagieren musste, war die Corona-Pandemie. Die Massenheimarbeit veränderte die Funktion und Nutzung von Bürogebäuden drastisch. Es war klar, dass dies auch Folgen für das Facility Management haben würde, aber wie genau, war noch nicht bekannt. Deshalb begann man mit dem Scrum Framework zu arbeiten.
Während früher die Arbeit hauptsächlich von den Teamleitern bestimmt wurde, wird sie jetzt von den Product Ownern in Absprache mit verschiedenen Stakeholdern und den Teammitgliedern durchgeführt. Änderungen an einem Gebäude erfolgen nicht mehr in großen Schritten, sondern in kleinen Inkrementen, was es einfacher macht, auf das Feedback der Mitarbeiter zu reagieren. Und ein Nebeneffekt: Sie verstehen jetzt, warum die IT-Leute alle Fenster mit Post-it’s vollgehängt haben!
2. Iterativ neue Reisen organisieren
Wenn es irgendwo wichtig ist, einen Mehrwert zu bieten, dann in der Reisebranche. Kunden sparen manchmal jahrelang für diese eine Traumreise, die Sie nicht vergeuden wollen. Um als Reiseveranstalter zu überleben, ist es daher unerlässlich, die richtigen Reiseziele anzubieten und eine hohe Qualität zu liefern. Aber woher weiß man, ob man das richtige Angebot macht?
Um mehr von den Erfahrungen der Reisenden ausgehen zu können, hat ein Reiseunternehmen auf iterative Entwicklung umgestellt. In der ersten Iteration werden mögliche Reiseziele erkundet. In der zweiten Iteration reist man selbst dorthin: Ist der Ort wirklich so schön, wie er scheint? Der nächste Schritt besteht darin, Reiseziele und Reiserouten auf der Website anzubieten, um festzustellen, ob sie Anklang finden. Und nur wenn eine Reise tatsächlich interessant erscheint, wird sie organisiert.
Durch diese Iterationen vermeidet der Reiseveranstalter zum einen, sich voll in eine Reise zu stürzen, die am Ende nicht gebucht wird, und zum anderen sicherzustellen, dass die gebuchten Reisen auch tatsächlich das richtige Qualitätsniveau haben. Dies mag in der Anfangsphase mehr Zeit in Anspruch nehmen, zahlt sich aber am Ende aus.
3. Entwicklung der Agrarpolitik mit Kanban
Das Entwerfen und Entwickeln von Politiken ist oft ein langwieriger Prozess. Man muss ständig zwischen verschiedenen Meinungen und Wünschen abwägen, sodass es lange dauert, bis man eine endgültige Fassung hat. Um sich dennoch auf den Abschluss der Arbeit konzentrieren zu können, begann eine Organisation, die Politiken für den Agrarsektor ausarbeitet, mit Kanban zu arbeiten.
Der erste Schritt bestand darin, den Arbeitsprozess in einer Reihe von Spalten auf der Trello-Website zu beschreiben. So konnte man sich schnell einen Überblick über die gesamte Arbeit verschaffen. Beim Stand-up stellten sie bald fest, dass die Ausrichtung der Arbeit und die Engpässe für einige Teammitglieder wichtiger waren als für andere. Daher wurde die Gruppe, die an dem Stand-up teilnahm, auf die relevanten Personen beschränkt.
Ein nächster Schritt bestand darin, Engpässe zu beseitigen und zu verhindern. Zu diesem Zweck wurde eine monatliche Retrospektive eingeführt. Das Ergebnis ist, dass sie selbst in der komplexen Welt der (Regierungs-)Politik jeden Monat einen Schritt hin zu einer intelligenteren Zusammenarbeit und damit zu mehr abgeschlossener Arbeit machen.
4. Scrummen zur Verbesserung der Dienstleistungen für Mieter
Eine andere Situation mit vielen verschiedenen Meinungen ist die einer Wohnungsbaugesellschaft in einer großen Stadt. Nach den immer gleichen langen Diskussionen hatten sie das Gefühl, keine Fortschritte zu machen. Um wirklich voranzukommen und gleichzeitig miteinander im Gespräch zu bleiben, begann man mit dem Scrummen.
Indem sie komplexe Probleme, für die jeder eine andere Lösung sieht, in kleine, konkrete Schritte zerlegten, wurde die Diskussion einfacher. Plötzlich geht es nicht mehr um die großen Herausforderungen, sondern um überschaubare Arbeitsschritte. Der Vorteil ist, dass sie die Arbeit erst einmal machen und dann in der Praxis testen können, was die Leute wirklich davon halten. Und das ist oft anders als das, was vorher gesagt wird.
Sie merkten auch bald, dass sich nicht jedes Thema für diesen Ansatz eignet. Bei manchen Themen, bei denen die Lösung schon offensichtlicher ist, funktioniert es besser, „es einfach zu tun“. Der Scrum Master hilft ihnen dabei, die richtige Balance zu finden. Durch das Tun werden sie immer besser darin.
5. Kontinuierliche Verbesserung und Ausweitung des Schulungsangebots
Natürlich verfolgen wir bei der Agile Scrum Group selbst einen agilen Ansatz. Im Tagesgeschäft, wenn es darum geht, ein Trainingsprogramm auf die Bedürfnisse der Teilnehmer zuzuschneiden, und in Coaching-Prozessen, wo wir nach und nach herausfinden, was gebraucht wird. Aber auch bei der Verbesserung unserer Schulungen und der Entwicklung neuer Kurse sind wir agil.
Um den Überblick über alle laufenden Projekte zu behalten, nutzen wir Jira. Jedes Quartal entscheiden die Teammitglieder, an welchem Projekt sie arbeiten wollen. Die Auswahl wird dabei auf Themen eingegrenzt, die sich im Backlog befinden. Diese werden jährlich oder bei Bedarf auch früher aufgefrischt. Als beispielsweise die Corona-Pandemie ausbrach, befanden wir uns mitten in den Vorbereitungen für das jährliche Scrum Event. Das wurde damals auf Eis gelegt, und der Schwerpunkt verlagerte sich auf die Durchführung von Online-Schulungen und Coaching.
Außerdem engagieren wir uns für unser Commitment und halten alle zwei Wochen eine Review ab. Darin besprechen wir die Teile, die fertig sind, auch wenn es sich noch nicht um ein endgültiges Produkt handelt. Wir vereinbaren dann einen neuen Termin für die nächsten zwei Wochen. Die Teammitglieder haben die volle Kontrolle darüber, aber das vierzehntägige Treffen stellt sicher, dass wir den Fortschritt im Auge behalten und die Prioritäten bei Bedarf anpassen können.
Agiles Arbeiten ist in jeder Situation relevant
Sie sehen, dass es unterschiedliche Gründe für einen agilen Arbeitsansatz gibt. Für einige geht es darum, Schritte zu machen, anstatt nur zu reden, für andere darum, früher Feedback zu bekommen oder schnell auf Änderungen zu reagieren.
Agil wird man, wenn man die Arbeit iterativ durchführt, seine Arbeitsweise regelmäßig überprüft oder Prioritäten neu setzt. Die Flexibilität, die Sie brauchen, um Ihre Ressourcen mit dem Arbeitsaufwand in Einklang zu bringen, variiert von Situation zu Situation. Manchmal eignet sich das Scrum Framework perfekt dafür, auch in Non-IT Situationen, aber nicht immer. Agiles Arbeiten bedeutet also nicht automatisch Scrumming.
