In den letzten Jahren ist eine enorme Anzahl von SaaS-Produkten (Software as a Service) auf den Markt gekommen, die auf den Bedarf an guten Scrum-Tools für die agile Projektdurchführung reagieren. Die richtige Wahl für Ihr Scrum-Tool zu treffen, ist also nicht einfacher geworden.
Für ein Team, das nicht am gleichen Standort sitzt und/oder nicht Vollzeit mit Scrum arbeitet, liegen die Vorteile einer digitalen Lösung auf der Hand. Schließlich kann der Projektstatus jederzeit und überall (auch auf einem mobilen Gerät) eingesehen werden, und praktische Integrationen mit anderen digitalen Plattformen sorgen für zusätzliche Funktionalität und Mehrwert. Zunächst einmal funktioniert ein physisches Projektboard immer noch am besten, wenn es um Interaktion geht, zum Beispiel während der Daily Scrums. Und wenn es darum geht, Transparenz und Einblick in den Projektstatus zu schaffen, ist ein Whiteboard mit bunten Post-Its kaum zu übertreffen. Vor allem, wenn die Tafel strategisch günstig neben der Kaffeemaschine platziert ist, aber das lassen wir mal dahingestellt.
Die Palette der digitalen Scrum Tools lässt sich funktional grob unterteilen in:
- Collaboration & documentation tools: Portale, auf denen „Wissen“ gespeichert und weitergegeben werden kann;
- Workflow-Manager: Zur Verwaltung von Arbeitsabläufen mithilfe digitaler Projekttafeln;
- Messaging-Tools: Ermöglichung und Optimierung der Teamkommunikation;
- Eine Kombination aus zwei oder mehr der oben genannten Komponenten.
Einige Anbieter sind auf einen Aspekt spezialisiert, andere kombinieren Funktionen in einem „One Stop Shop“ für (agiles) Projektmanagement. Der Vorteil einer integrierten Lösung ist, dass alles „nahtlos“ zusammenpasst, ein Nachteil einer integrierten Lösung ist, dass sie manchmal eine Komponente enthält, die nicht so gut ausgearbeitet wurde. In letzterem Fall wäre eine Kombination verschiedener digitaler Scrum Tools vielleicht eine bessere Lösung gewesen.
Die führenden Anbieter von integrierten Lösungen konkurrieren miteinander über Funktionalität und Preis. Die meisten Stufen und Preismodelle sind nicht weit voneinander entfernt. Am Anfang steht oft eine kostenlose Version mit eingeschränkter Funktionalität und/oder einer begrenzten Anzahl von Benutzern. Die erste darauf folgende „Stufe“ (Preisniveau) liegt dann ab ±15 Nutzern bei 10 $ pro Monat und Nutzer.
Funktional gibt es mehr Vielfalt, und das sollte bei der endgültigen Wahl entscheidend sein.
Das Angebot an digitalen Scrum- und Agile Tools ist so groß, dass es für einen Anfänger schwierig ist, eine Auswahl zu treffen, geschweige denn die richtige. Deshalb geben wir hier einen kleinen Leitfaden für den Einstieg. Natürlich ist dies kein vollständiger Überblick; dafür ist die Palette von Hunderten von Anwendungen einfach zu groß.
- Wir beginnen mit einem Einsteigermodell, das völlig kostenlos ist und aus TRELLO und SLACK besteht.
- Wenn Benutzerfreundlichkeit und Fortschrittsberichte von Anfang an wichtig sind, ist ASANA eine gute Wahl für kleinere Organisationen und Teams.
- Eine „robustere“ Lösung empfiehlt sich für etwas größere Organisationen, die Agile auf breiter Basis einführen wollen. Die Atlassian-Kombination aus JIRA CORE, CONFLUENCE und STRIDE bietet hier eine Lösung.
- Denken Sie daran, dass der Wechsel von Ihrer derzeitigen Anwendung zu einer neuen immer mit Unbehagen und Widerstand verbunden ist.
1) Für den Anfang. Kostenlose Scrum-Tools, beliebt und einfach zu benutzen: TRELLO + SLACK:
- TRELLO ist ein Workflow-Manager, der auf dem Kanban Board basiert und eine kostenlose Version mit unbegrenzten Boards, Listen, Karten, Mitgliedern, Checklisten und Anhängen bietet. Auch die mobile App bietet eine gute Funktionalität.
- TRELLO ist sehr einfach zu bedienen und hat kaum eine Lernphase. Das Lehrmaterial ist gut strukturiert und vermittelt schnell ausreichende Kenntnisse, um die Plattform nutzen zu können. Für beginnende Scrum Teams wird die kostenlose TRELLO-Version empfohlen.
- Die kostenlose Version von TRELLO sieht ein wenig eintönig aus und ist wirklich auf die visuelle Verwaltung von Projektaufgaben beschränkt. Ein fortgeschrittenes Team, das komplexe und große Projekte durchführt, stößt mit der kostenlosen Version schnell an seine Funktionsgrenzen. Die Business Class-Version kostet 9,99 $ pro Benutzer und Monat.
- TRELLO kann mit Hilfe von Power Ups zu einem umfassenden Projektmanagement-Tool erweitert werden. Die kostenlose Version ist auf ein einziges Power Up beschränkt.
- TRELLO wurde im Januar 2017 von Atlassian gekauft. Die Zukunft wird zeigen, was dies für die weitere Entwicklung von TRELLO bedeutet, aber eine weitere Integration mit den anderen Atlassian-Anwendungen ist naheliegend.
- SLACK ist ein Messaging-Tool und hat eine kostenlose Version mit unbegrenzter Dauer, aber einem begrenzten Speicherplatz von 5 GB und 10.000 Nachrichten. Für kleine Teams, die SLACK ausprobieren wollen, ist das aber mehr als ausreichend. Der Standardplan von Slack kostet 6,25 € pro Benutzer und Monat.
- SLACK ist sehr einfach zu bedienen und hat eine gute mobile App. Aufgrund seiner Einfachheit und seines guten Marketings ist SLACK eines der meistgenutzten „Team Chat Tools“. SLACK kann mit allen anderen digitalen Managementplattformen, die derzeit auf dem Markt sind, integriert werden.
- Für die Echtzeit-Kommunikation innerhalb von Teams ist SLACK besser geeignet als E-Mail. Natürlich bleibt die E-Mail für die persönliche Korrespondenz wichtig; denken Sie zum Beispiel an die Authentifizierung und das Zurücksetzen von Passwörtern. SLACK und E-Mail sind komplementär und schließen sich nicht gegenseitig aus.
- SLACK eignet sich gut für schnelle, dezentralisierte Projekte und weniger für individuell und zentral geführte Projekte, die ein hohes Maß an Konzentration und Tiefe erfordern.
- Ein Nachteil könnte sein, dass SLACK eine webbasierte Social-Networking-Plattform ist und als solche bei Hackern beliebt ist. Einmal eingeloggt, ermöglicht es den Zugriff auf die Korrespondenz einer ganzen Gruppe von Nutzern. Gute Passwort-Disziplin ist also gefragt! Aber wo und wann gilt das heutzutage nicht mehr?
- Übrigens: TRELLO und SLACK können über ein „Power Up“ miteinander verbunden werden, sodass Gespräche über TRELLO-Aufgaben auch in SLACK geführt werden können. Äußerst empfehlenswert!
2) Ein hervorragendes Scrum-Tool für die Arbeit mit mehreren Teams an verschiedenen Projekten: ASANA
- ASANA ist ein weit verbreitetes Scrum Tool und kombiniert einen Workflow- und Projektmanager mit ausgezeichneten Funktionen für Teamnachrichten und Zusammenarbeit. Diese Kombination ist auch die stärkste Seite von ASANA;
- ASANA ist eigentlich für Projektumgebungen gedacht, in denen mehrere kleine bis mittelgroße Teams an verschiedenen Projekten arbeiten.
- ASANA wurde mit großer Sorgfalt entwickelt. Alles, was einer optimalen Zusammenarbeit und Berichterstattung im Team im Wege steht, wurde weggelassen.
- Obwohl ASANA eine kurze Lernphase hat, ist es immer ratsam, neue Benutzer nicht unvorbereitet auf das Portal loszulassen;
- ASANA ist ein gutes Projektmanagement-Tool, das nicht speziell aus einer agilen Denkweise heraus entwickelt wurde. ASANA investiert derzeit stark in die Entwicklung von AI-Anwendungen zur Steigerung der Produktivität von Einzelpersonen und Teams. Hiervon wird in naher Zukunft viel erwartet.
- ASANA verfügt über eine gute Berichtsfunktionalität, die es ermöglicht, den Fortschritt der verschiedenen Projekte mit einem Mausklick zu sehen;
- Eine relativ neue Premium-Funktion ist die Timeline. Timeline funktioniert wie ein Gantt-Diagramm und ist für termingesteuerte Projekte gedacht. Interessant ist dabei, dass Abhängigkeiten zwischen Aufgaben (innerhalb eines Projekts!) sofort ersichtlich werden, was bei einer normalen Aufgabentafel nicht möglich ist.
- Der Service von ASANA ist für bis zu 15 Benutzer kostenlos. ASANA Premium kostet 9,99 $ pro Benutzer und Monat.
3) One Stop Shop, wenn Sie sich für Unternehmensqualität, Benutzerfreundlichkeit und langfristigen Support entscheiden: ATLASSIAN
Eine Kombination aus den folgenden ATLASSIAN-Produkten:
– STRIDE: ein sehr umfassendes Messaging-Tool,
– CONFLUENCE: ein Dokumentations- und Kollaborationsportal, (Intranet, aber einfach)
– JIRA CORE: eine Anwendung zur Verwaltung von Arbeitsabläufen und Projekten.
- Atlassian ist seit Jahren einer der führenden Anbieter von Software für agile Zusammenarbeit und Projektmanagement;
- Ursprünglich spezialisiert auf Agile Software-Entwicklungstools und Bug-Tracking, aber in den letzten Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und erfolgreich in anderen Märkten tätig. Denken Sie an HR, Marketing, Finanzen und Kreativität;
- Eine Stärke von Atlassian ist die weitreichende Integration zwischen den verschiedenen Anwendungen und mit Erweiterungen, die über den ATLASSIAN Marketplace hinzugefügt werden können. So gibt es beispielsweise einen nahtlosen Übergang von CONFLUENCE (Wissens- und Projektdokumentation) zu JIRA CORE (agiles Aufgaben- und Workflow-Management). Das ist eine wirklich starke Kombination;
- Die ATLASSIAN-Suite hat keine lange Lernphase, aber eine erfolgreiche und schnelle Implementierung von ATLASSIAN erfordert einige Planung, Benutzerschulung, zentrale Verwaltung und die Hilfe eines geschulten „Administrators“. Für unternehmensweite Implementierungen empfehlen wir unbedingt den Einsatz eines ATLASSIAN-Partners. Einige Wiederverkäufer können auch bestimmte ATLASSIAN-Produkte mit einem Rabatt anbieten;
- Wenn Sie nach einer unternehmensweit integrierten Lösung für solide Dokumentation, Intranet, kollaborative Teams, agiles Projektmanagement und internes Messaging / Social Networking suchen, ist Atlassian die offensichtliche Wahl;
- Der Preis für eine ATLASSIAN-Suite als Unternehmensprodukt ist etwas höher. Ab 20 Benutzern kostet eine Kombination der drei oben genannten Cloud-Anwendungen 15 € pro Benutzer und Monat – aber das ist alles, was Sie brauchen;
- Die Migration von TRELLO zu JIRA CORE ist möglich, unter anderem mit Hilfe eines Drittanbieters: zapier
(Alle oben genannten Preise wurden als solche auf den Websites der Anbieter am 30.04.2018 angegeben. Dieser Text wurde unabhängig von den genannten Anbietern erstellt. Aus diesem Text können keine Rechte abgeleitet werden).
