Es ist durchaus möglich, online als Team zusammenzuarbeiten, dank verschiedener Tools, die die Effektivität und Produktivität steigern. In diesem Beitrag befassen wir uns mit den folgenden Themen im Zusammenhang mit Tools für die Online-Arbeit:
- Warum Arbeitsvereinbarungen wichtiger sind als Werkzeuge
- Dass Tools logisch aus Arbeitsvereinbarungen folgen
- Welche Tools sind unsere Favoriten?
Warum sind Arbeitsvereinbarungen wichtiger als Tools?
Die Entscheidungsfähigkeit eines Teams hängt in hohem Maße von der Art und Weise ab, wie es zusammenarbeitet. Gibt es gute Arbeitsvereinbarungen? Wie sind die Rollen innerhalb des Teams verteilt? Wer entscheidet was? Wer macht was? Welche Werte haben wir als Team? Wie und wann geben wir Feedback? Welche wiederkehrenden Treffen gibt es und was besprechen wir in diesen Treffen?
Die Arbeitsvereinbarungen, die Sie als Team treffen, müssen zu der Arbeit passen, die das Team zu leisten hat. Wenn ein Team hauptsächlich operative, prozessbasierte Arbeit leistet, sind andere Vereinbarungen erforderlich als wenn ein Team auf Projektbasis arbeitet. Ein Team, das sowohl projekt- als auch prozessorientiert arbeitet, braucht wiederum andere Vereinbarungen, um Ergebnisse zu erzielen.
Ein Tool sollte niemals für die Zusammenarbeit in einem Team ausschlaggebend sein; die Art der Arbeit des Teams sollte für die Art der Zusammenarbeit ausschlaggebend sein. Die Art der Zusammenarbeit bestimmt dann die Wahl des Werkzeugs.
Was ist wichtig bei einem Online-Tool?
In vielen Organisationen gibt es einen Überfluss an Tools, die kaum oder gar nicht genutzt werden. Das sollte und kann man vermeiden, wenn man versteht, worauf es bei einem Werkzeug ankommt.
Glücklicherweise erforscht die Wissenschaft seit Jahrzehnten, wann Menschen ein Hilfsmittel nutzen oder nicht nutzen. Das Technology Acceptance Model (Lee, 2003) kommt zu einer einfachen, aber aufschlussreichen Schlussfolgerung:
- Wenn Sie wollen, dass die Menschen ein Tool nutzen, sollte die Absicht, das Tool zu nutzen, so hoch wie möglich sein.
- Die Absicht zur Nutzung hängt von zwei Faktoren ab:
– Ein Tool muss einfach zu benutzen sein, denn wenn ein Tool „benutzerfreundlich“ ist, steigt die Absicht, das Tool zu benutzen, UND die Menschen erkennen eher den Nutzen eines einfachen Tools.
– Die wahrgenommene Nützlichkeit eines Tools ist ebenfalls ein entscheidender Faktor für die Absicht, es zu nutzen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie immer zuerst Vereinbarungen darüber treffen, wie Sie zusammenarbeiten, und erst dann schauen, welches Werkzeug nützlich ist.
Fazit: Entscheiden Sie sich zunächst für die Form der Zusammenarbeit in einem Online-Team. Kaufen Sie nur Tools, die zur Form der Zusammenarbeit passen und einfach zu bedienen sind.
Welche Online-Tools sind am effizientesten?
Wir haben eine Reihe von Tools ausgewählt, die die oben genannten Bedingungen erfüllen. Wir unterteilen die Tools in drei Kategorien: Videogespräche, Chat und Arbeitsvisualisierung.
Videoanrufe
Bei der Online-Zusammenarbeit ist es wichtig, dass Videogespräche möglich sind. Die Effektivität von E-Mail- und Telefongesprächen ist viel geringer als die von Videogesprächen, wie das Bild oben zeigt.
Wir empfehlen die folgenden Tools für Videogespräche:
- Microsoft Teams: Viele Organisationen haben bereits laufende Lizenzen für Microsoft Office (Word, Excel usw.). Dazu gehört auch Microsoft Teams. Die Anwendung lässt sich gut in Outlook integrieren, sodass Besprechungen per Videoanruf problemlos möglich sind. Es ist auch möglich, 1-zu-1-Gespräche über Video zu führen. Sie können Ihren Bildschirm als Moderator freigeben und es gibt eine Whiteboard-Funktion, wenn Sie etwas erklären möchten.
- Google Hangouts: Dies ist das Gegenstück zu Teams für Organisationen, die die G-Suite (Gmail, Docs, Sheets, etc.) verwenden. Google Hangouts hat ähnliche Funktionalitäten wie Microsoft Teams.
Zoom: Diese Anwendung ist ein wenig fortgeschrittener. Mit Zoom ist es möglich, Webinare durchzuführen oder Untergruppen in Videoanrufen zu bilden. Mit Zoom ist es auch möglich, den Bildschirm des Telefons oder iPads zu teilen und mit zwei Kameras zu arbeiten. Zoom ist nicht kostenlos und der Preis hängt von den Funktionen ab, die Sie nutzen möchten.
Chatten
Untersuchungen zeigen, dass Chat-Systeme für die Online-Zusammenarbeit im Team effektiver sind als die Verwendung von E-Mail (Lee u.a., 2003). Kleine Fragen werden schneller geklärt und Unterhaltungen werden klarer dokumentiert. Außerdem können sich Menschen in einem Chat-System besser ausdrücken als in einer E-Mail, und es funktioniert besser, Frustrationen zu vermeiden oder zu beseitigen. Daher entscheiden sich viele Organisationen und Teams dafür, die interne Kommunikation über einen Chat abzuwickeln. E-Mails werden dann hauptsächlich für die externe Kommunikation genutzt: außerhalb der Organisation.
- Microsoft Teams: Neben Videoanrufen ermöglicht Teams auch 1-zu-1-Chats oder Gruppenchats. Das macht Teams zu einem umfassenden Tool.
- Slack: Innovative Organisationen und Start-ups entscheiden sich für Slack. Slack lässt sich gut mit anderen Anwendungen integrieren. Es gibt zum Beispiel mehr als 2.000 Apps, die Slack zusätzliche Funktionen bieten. Denken Sie zum Beispiel an Integrationen mit Google Drive, Dropbox, Github, Trello, Jira oder Salesforce. Dies ermöglicht eine flexible Integration von Slack in Ihre spezifische Anwendungslandschaft. Slack ist kostenlos mit eingeschränktem Funktionsumfang. Wenn Sie den vollen Funktionsumfang wünschen, ist Slack mit 6 € pro Benutzer und Monat recht teuer.
Arbeit visualisieren
Wenn man sich nicht im selben Raum befindet, kann man nicht mehr auf einem Flipchart herumhantieren oder Post-its kleben. Die Visualisierung der Arbeit ist ein wichtiger Bestandteil einer optimalen Zusammenarbeit. Durch die Visualisierung von Ideen bleibt die Arbeit aufschlussreich.
Die Visualisierung der Arbeit kann auch digital erfolgen, z. B. mit:
- Trello: Dies ist eine einfache Tafel, auf der Sie Karten von Spalte zu Spalte ziehen und ablegen können. Es eignet sich hervorragend, um den Überblick darüber zu behalten, wer woran arbeitet, und kann z. B. für Teams verwendet werden, die Scrum oder Kanban einsetzen. Trello ist ein Ersatz für die altmodische Aktionsliste oder physische Backlogs. Die kostenlose Version von Trello bietet genügend Funktionalität für die meisten Teams.
- Miro: Diese Anwendung hat viele Funktionen. Zum Beispiel können Sie damit Brainstormings durchführen, User Story Maps erstellen und Personas ausarbeiten. Es ist ein perfektes Werkzeug für Teams, die nach Innovation streben, und eignet sich auch gut für die Produktentwicklung. Miro ist nicht kostenlos und der Preis hängt davon ab, wie Sie das Tool nutzen möchten.
Quellen:
Lee, Y., Kozar, K. A., & Larsen, K. R. (2003).
Das Technology Acceptance Model: Past, present, and future.
Communications of the Association for information systems, 12(1), 50.
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