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PI Planning; zwei Tage effektiv nicht arbeiten!

Zwei Tage Arbeit an dem PI Planning mit allen Teilnehmern des Agile Release Train (ART)? Ein zweitägiges Treffen, das durch persönliche Interaktion und Transparenz dazu beiträgt, Verschwendung und Fehlkommunikation zu vermeiden. Aber was ist eine Planung und wie funktioniert ein PI Planning? In diesem Blog werde ich Ihnen einen Einblick geben, was ein Product Increment Planning (PI Planning) beinhaltet.

Was ist PI Planning?

Das PI Planning ist ein Ereignis aus dem SAFe-Framework, das in erster Linie darauf abzielt, agilen Teams eine Richtung zu geben (Alignment). Das PI Planning liefert „Antworten“ auf die Frage: Woran werden alle Teams der ART in der kommenden Zeit gemeinsam arbeiten? Mit anderen Worten: Was ist unser gemeinsamer Auftrag für die kommende Zeit?

Das zweite Ziel des PI Plannings besteht darin, die Teams für diese Aufgabe zu gewinnen. Es handelt sich nicht um eine Veranstaltung von oben nach unten, bei der das Management den Teams sagt, was sie zu tun haben. Es handelt sich um einen dezentralen Entscheidungsprozess, an dem alle ART-Akteure beteiligt sind. In zwei Tagen erstellen alle Teilnehmer gemeinsam einen Arbeitsplan für die kommende Zeit. Die gemeinsame Erarbeitung des Plans schafft Verbindlichkeit.

Was ist Ihre Aufgabe in dem Planning?

Bei dem PI Planning findet eine Abstimmung zwischen dem Unternehmen und seinen Zielen, dem Produktmanagement und den gewünschten Funktionalitäten, den technischen Möglichkeiten und den Abhängigkeiten zwischen den Funktionalitäten statt. Die Teams bestimmen den Arbeitsaufwand, der zur Erreichung der gewünschten Ziele geleistet werden kann, und legen auch fest, wie sie dies tun werden.

Bei dem PI Planning erstellen die Teams einen Arbeitsplan für den kommenden Zeitraum. Alle drei Monate wiederholt sich dieses Ritual, und die Teams werden erneut gefragt, was sie liefern werden, das so genannte Product Increment. Dieser Dreimonatsrhythmus sorgt dafür, dass die Organisation agil wird. Außerdem vereinfacht es die Arbeit. Denken Sie an das SAFe-Prinzip der Begrenzung des Arbeitsumfangs (Flow). Wenn wir weniger tun, werden wir schneller. Mit einem PI Planning wird ein Schwerpunkt für drei Monate festgelegt: Das ist es, was wir tun und leisten werden! Sobald alle Beteiligten dem Plan zugestimmt haben, können die agilen Teams unabhängig voneinander an der Realisierung des nächsten Product Increments arbeiten.

Die Tagesordnung

Wie funktioniert das? Mit mehr als 100 Personen in zwei Tagen zu einem Arbeitsplan gelangen? Um zu einem Arbeitsplan zu gelangen, dem alle Beteiligten verpflichtet sind, hat das PI Planning eine „feste“ Tagesordnung. Diese sieht wie folgt aus:

Tag 1 und Tag 2 eines PI Plannings

Erläuterungen zur Tagesordnung

Tag 1:


1. Der Kontext:
Das PI Planning beginnt damit, den Kontext des zu entwickelnden Product Increments transparent zu machen. Der Kontext wird hier für die Teams transparent gemacht. Sie wird in drei Teilen erläutert.

  • Der Business Kontext: Warum arbeiten wir am Increment und warum ist sie für die Organisation wichtig? (Markt- und Kundenwünsche/Wert)
  • Produkt/Lösung/Vision: Was ist die Vision für das Produkt und welche zehn wichtigsten Funktionalitäten (Lösungen für den Kunden) möchten wir im kommenden Product Increment realisieren?
  • Architektur Vision/Erfahrung in der Entwicklung: Der technische Kontext der Architekturfähigkeiten (Enabler) und die Beschränkungen, denen die Teams ausgesetzt sind.

2. Kontext (und Mittagessen) planen: Mit leerem Magen kann man nicht arbeiten, also ist ein gutes Mittagessen wichtig! Während des Mittagessens weist der RTE auf die Planung und den Zweck des Treffens hin und erklärt, was von den Teams erwartet wird.

3. Team Breakouts: Dies ist die Zeit, in der sich die Teams selbst Gedanken darüber machen, wie sie ihren Teil, der zur Mission beiträgt (das Product Increment), realisieren werden. Es geht um die persönliche Interaktion in Teams, zwischen Teams und denjenigen, die Sie von der ART brauchen. Die Teams überlegen sich, wie sie vorgehen wollen, und stimmen die gegenseitigen Abhängigkeiten miteinander ab. Die Teams werden bei Bedarf von RTE, Produktmanagement, Architektur, Scrum Master oder Agile Coach unterstützt.

4. Review Konzept planen: Die Teams präsentieren, wie weit sie mit ihrem Plan sind, was ihr Ziel ist, in welcher Iteration sie was tun werden und welche Abhängigkeiten es gibt. Dies wird auf einer Programmtafel in der Mitte des Raums, in dem die PI stattfindet, transparent vorgestellt.

5. Management Review & Hindernisbehebung: Ermitteln Sie Hindernisse, die Teams daran hindern könnten, ihren Arbeitsplan zu erfüllen. Zum Beispiel: der Umfang ist zu groß und muss angepasst werden. Diese Anpassung wird von der Geschäftsleitung unter Anleitung des RTE vorgenommen, der sie unterstützt. (Sie machen weiter, bis es eine Lösung gibt!)

Tag 2:

  1. Planungsanpassungen: Die am Ende von Tag 1 erarbeiteten Anpassungen werden den Teams vorgelegt.

  2. Team Breakouts: Danach machen die Teams weiter wie an Tag 1. Die Teams arbeiten weiter an der Fertigstellung ihres Plans und machen alle Pläne auf der Programmtafel sichtbar. Auf dieser Tafel werden die Abhängigkeiten und die Abfolge der Arbeiten deutlich gemacht.

  3. Review “Finale” planen: Die Teams stellen ihre endgültigen Pläne vor und weisen auf die Risiken und Abhängigkeiten hin, die die Teams daran hindern könnten, ihre Ziele zu erreichen. Dies wird auf der Programmtafel visualisiert.

  4. Programm-Risiken: In einer gemeinsamen Sitzung werden die Risiken und Hindernisse, die der Erreichung des Programmziels entgegenstehen, überprüft. Jedes Hindernis oder Risiko wird in Kategorien eingeteilt:

    – Gelöst: Wir stimmen zu, dass das Item kein Hindernis oder Risiko mehr darstellt.
    – Verfügt: Das Item kann nicht in der Sitzung beschlossen werden, sondern wird von jemandem aufgegriffen.
    – Akzeptiert: Ein Risiko, das akzeptiert wird. So ist es nun einmal.
    – Abgemildert: Die Teams entwickeln eine Lösung, um die Auswirkungen eines Risikos zu verringern.

  5. Vertrauensvotum: Hier stimmen die Teams über den gesamten Plan ab. Erwarten wir, dass wir das Ziel erreichen? Oder können wir uns noch nicht auf den Plan in der vorliegenden Form festlegen? Jeder kann erklären, welche Risiken sie noch sehen oder warum sie mit dem Plan in seiner jetzigen Form nicht einverstanden sind.

  6. (Neu-)Bearbeitung planen: Falls erforderlich, werden Anpassungen am Plan vorgenommen. Oder es wird in Risiken investiert, die noch nicht erkannt wurden. Ziel ist es, alle Beteiligten für den Plan zu gewinnen.

  7. PI Retrospektive & Vorangehen: Gemeinsam schauen wir uns an, was bei dem PI Planning gut gelaufen ist und was bei dem nächsten PI verbessert werden kann. Ein Beispiel: Die Kroketten kamen pünktlich, aber einige waren noch gefroren! 😉 Und wir machen uns an die Arbeit!
PI Program Board

Bei dem PI Planning geht es darum, miteinander zu interagieren. Es handelt sich um eine Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Akteuren der ART. Der Erfolg eines PI Plannings wird von verschiedenen Faktoren bestimmt. Denken Sie an die Vorbereitung, die Erfahrung der Teams, den Ort der Veranstaltung, die Qualität des Mittagessens und vieles mehr. Es handelt sich nicht um zwei Tage, an denen man nicht arbeitet, sondern um ein sehr nützliches, intensives Treffen, das Ihnen hilft, die richtigen Dinge zu tun.

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