Der eine lächelt, während jemand anderes eher frustriert dreinschaut, wenn bei der täglichen Online-Teambesprechung wieder der Satz „Können Sie mich hören?“ fällt. Agiles Online-Arbeiten ist inzwischen für uns alle Realität geworden, und das erfordert neue grundlegende Arbeitsstrukturen.
Wie treffen Sie sich online auf intelligente und effiziente Weise? Und wie kann man agiles Arbeiten aus der physischen Welt in die digitale Welt übertragen? In diesem Blog finden Sie auch Tipps und Tools für eine optimale Online-Zusammenarbeit.
Online Arbeitsstrukturen
Gute Kommunikationsregeln sind der Schlüssel zum Erfolg, wenn man auf Distanz zusammenarbeitet. Viele Unternehmen setzen die regelmäßig stattfindenden Offline-Sitzungen in Form von Telefonkonferenzen als Online-Sitzungen fort. Doch wie stellen Sie sicher, dass die Besprechungen für das Team auch weiterhin von Nutzen sind und dass sich alle darauf konzentrieren? Digitale Werkzeuge, die Online-Sitzungen ermöglichen, haben ihre Vor- und Nachteile.
Gängige Beispiele sind Teams, Slack, Skype, ZOOM, Google Meet, FaceTime oder einfach per Telefon. Wenn Sie sich für ein Tool entscheiden, das das Team bereits verwendet, dann ist das Wissen bereits vorhanden. Dies ist sehr vorteilhaft, um Zeit bei der Entwicklung von Fähigkeiten zu sparen und zu verhindern, dass der regelmäßige Kommunikationsfluss ins Stocken gerät. Der Einsatz dieser Hilfsmittel muss noch kein Problem darstellen, aber wenn die persönlichen Kontakte im Büro nicht mehr stattfinden, ist es an der Zeit, gute Vereinbarungen miteinander zu treffen.
1. Jeder bereitet die Online-Meetings ausreichend vor
Vereinbaren Sie im Voraus die Rolle des Moderators und überlegen Sie sorgfältig, wer diese Aufgabe bei jeder Sitzung am besten übernehmen kann, oder wechseln Sie diese Rolle nach Möglichkeit ab. Der Moderator sorgt für einen strukturierten Ablauf der Sitzung und behält die Zeit im Auge. Darüber hinaus hat der Moderator ein Auge auf so genannte Off-Topic-Themen, die bei getimeboxten Meetings geparkt und separat diskutiert werden. All dies sorgt für Struktur und verhindert langwierige Diskussionen während des Treffens. Sehen Sie sich zur Inspiration unsere kurzen Videos zu den verschiedenen Scrum Meetings an.
Tipp: Verteilen Sie Präsentationen im Voraus oder aktualisieren Sie das Online-Scrum/Kanban-Board und nutzen Sie die Funktion zur Bildschirmfreigabe, wenn Sie während einer Besprechung präsentieren. Persönliche Vorbereitung: Halten Sie Kinder und Haustiere aus dem Arbeitsbereich fern.
2. Erstellen Sie eine Agenda und befolgen Sie sie
Schauen Sie sich als Gesprächsleiter vor dem Gespräch die Scrum-Checkliste an, damit Sie sich auf das gewünschte Ziel und Ergebnis des Gesprächs konzentrieren können. Diese Checkliste hilft Ihnen, keine wichtigen Tagesordnungspunkte zu übersehen, und sorgt für eine klare Strukturierung der Sitzungen.
3. Verstärkte Einbindung und Beteiligung an Liberating Structures
Durch den Einsatz von Liberating Structures erhöhen Sie als Moderator einer Diskussion das Engagement, die Innovation und die Beteiligung an der Online-Zusammenarbeit. Ein großer Vorteil dieser Methode ist außerdem, dass sie ein sicheres Umfeld schafft, das allen Teilnehmern genügend Raum bietet. Viele dieser Arbeitsformulare können online ausgefüllt werden und sind einfach und schnell zu beantragen.
4. Alle Teilnehmer sind zu Beginn der Sitzung bereits online
Die Leute schreien oft „Kuchen!“ Wenn jemand zu spät zu einer Offline-Sitzung kommt, wird er ausgelacht wie ein Bauer mit Zahnschmerzen, aber wenn es akzeptiert wird, entsteht eine Unternehmenskultur, in der Verspätung nichts Schlimmes ist. Viele Online-Meetings beginnen mit einem 10-minütigen „Kann mich jeder sehen und hören?“. Dies führt zu einer Menge Frustration und ist außerdem eine Verschwendung der oft begrenzten Zeit auf der Tagesordnung. Die Anwesenheit vor Beginn der Sitzung verhindert diese Unterbrechung und gibt Ihnen außerdem die Zeit für ein kurzes Gespräch über dies und das, was Sie normalerweise an der Kaffeemaschine tun würden.
5. Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie gerade nicht sprechen
Wenn Sie von zu Hause aus online zusammenarbeiten, kann jedes Husten, jeder Mitbewohner und jedes vorbeifahrende Auto vom ganzen Team gehört werden, und oft ist das Geräusch lauter als das Teammitglied, das etwas Interessantes mitteilt. Vereinbaren Sie daher miteinander, dass Sie Ihr Mikrofon stumm schalten, wenn Sie nicht gerade sprechen. Dadurch wird ein ruhiges Gespräch gewährleistet und die volle Aufmerksamkeit des Teammitglieds geweckt, das gerade spricht.
Tipp: Durch die Verwendung von Kopfhörern mit Mikrofon kann der gesprochene Ton deutlicher und ohne Echos oder Hintergrundgeräusche verstanden werden.
6. Schalten Sie Ihre Kamera ein und heben Sie die Hand, wenn Sie etwas sagen möchten
Während wir uns normalerweise bei unseren Offline-Treffen sehen und die Körpersprache und die nonverbale Kommunikation des anderen wahrnehmen, sind wir nun gezwungen, dies online zu tun. Vereinbaren Sie daher miteinander, die Kamera bei jeder Online-Sitzung einzuschalten. Das ist vor allem in der Retrospektive oder in der Diskussion untereinander sehr wichtig.
Als Scrum Master achten Sie besonders darauf, was nicht gesagt wird, und beobachten die Reaktionen der anderen Teammitglieder auf das, was gesagt wird. Ein zusätzlicher Vorteil der Möglichkeit sich während einer Online-Sitzung zu sehen, ist der persönliche Kontakt von zu Hause aus, was den Teamgeist fördert.
Tipp: Eine Lampe oder ein Fenster mit Sonnenlicht hinter Ihnen führt dazu, dass Ihr Gesicht unterbelichtet wird. Setzen Sie sich an ein Fenster oder stellen Sie eine Lampe hoch oben hinter Ihrem Bildschirm auf, damit Sie gut sichtbar sind und das Team Ihre Mimik lesen kann.
7. Verwenden Sie den Chat für Einzelgespräche und unterbrechen Sie sich nicht gegenseitig
Genau wie bei Offline-Meetings ist es ärgerlich, wenn man unterbrochen wird, wenn man gerade spricht. Das Timing ist hier sehr wichtig, und obwohl man es bei einem persönlichen Treffen spüren kann, sollte man es vermeiden, wenn man online miteinander spricht.
Vereinbaren Sie also miteinander, nach der Teambesprechung Einzelgespräche zu führen, oder nutzen Sie die Chatfunktion während der Besprechung, wenn die Besprechung dies zulässt. Eine weitere Regel ist, dass man sich nicht gegenseitig unterbricht und dass man, wenn man etwas sagen will, eine Geste macht, zum Beispiel die Hand hebt. Letzteres kann auch digital in der ZOOM-Anwendung erfolgen, indem Sie während der Besprechung „Hand heben“ wählen.
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