Das Daily Stand-Up Meeting (oder die „15-Minuten-Besprechung“) ist ein äußerst wichtiges Scrum Meeting. Ab und an hört man von Leuten, die diese Besprechung für Zeitverschwendung halten. Unserer Meinung nach ist nichts weniger wahr! Das Daily Stand-Up Meeting stellt ein phantastisches Instrument dar, das seine Teilnehmer effizienter an die Arbeit gehen lässt. Hier geht es zur Daily Scrum Checkliste.
In diesem Scrum Blogartikel geben wir fünf Tipps, wie Daily Stand-Up Meetings, optimal verlaufen. Sie möchten wissen, welche Fallstricke es im Zusammenhang mit Daily Stand-Up Besprechungen gibt? Auch dann lohnt es sich weiterzulesen. Denn sie werden ebenfalls thematisiert.
5 Tipps für Daily Stand-Up Meetings:
Wer sich mit dem Thema Scrum beschäftigt, sollte zunächst wissen: Jeder geht das Daily Stand-Up Meeting anders an. Und das ist auch in Ordnung so. Wichtig ist nur, dass Effizienz und die richtigen Prioritäten in jedem Fall an oberster Stelle stehen. Im Meeting besprochen werden soll der Prozess. Tiefgehende inhaltliche Diskussionen sind zu vermeiden.
1. Jeder Teilnehmer beantwortet drei Daily Stand-Up Fragen
Die drei Standardfragen für jedes Meeting:
- Was habe ich seit dem letzten Stand-Up Meeting erledigt?
- Was werde ich bis zur nächsten Stand-Up Besprechung tun?
- Welche Hindernisse oder Risiken gibt es?
Diese drei Fragen helfen den Teammitgliedern, Klarheit darüber zu bekommen, welche Aufgaben erledigt wurden und was noch zu tun bleibt. Wichtig: Hierbei soll es um anstehende Aufgaben und bei ihrer Bewältigung möglicherweise auftretende Hindernisse gehen. Der Schwerpunkt des Daily Stand-Up Meetings liegt also auf den beiden letzten Fragen. Das Team soll potentielle Schwierigkeiten schnell identifizieren. So wird der einzelne nicht unnötig aufgehalten. Womöglich kann einer der anderen Teilnehmer einfach Hilfestellung leisten. Ein Beispiel aus einem Stand-Up Meeting eines Marketing Teams wäre: „Ich muss eine Graphik in Adobe Illustrator erstellen, kann aber noch nicht gut mit der Software umgehen. Wer kann mir dabei helfen?“ In jedem Marketing Team gibt es jemanden, der das Adobe-Paket gut bedienen kann. So lässt sich dieses Hindernis schnell aus dem Weg räumen.
2. Stehenbleiben!
Im Daily Stand-Up Meeting zu stehen sorgt dafür, dass die Teilnehmer konzentriert bei der Sache bleien. Das verkürzt die Dauer der Besprechung und macht sie effizienter. Falls es Personen gibt, die der Versuchung nicht widerstehen können und sich doch lieber hinsetzen: Halten Sie die Besprechung in einem Raum ohne Stühle ab oder schieben alle Stühle an den Rand. So wissen Sie sicher, dass die Teilnehmer auch wirklich stehenbleiben. Es gibt die These, dass im Stehen abgehaltene Besprechungen im Schnitt 35 Minuten kürzer dauern.
3. Halten Sie die Besprechung vor dem Kanban-Board ab
Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer das Board rechtzeitig zum Daily Stand-Up Meeting aktualisiert haben. Das ist für einen geordneten Verlauf der Besprechung wichtig. Das Team muss sehen können, was erledigt wurde und welche Arbeitsschritte noch anstehen. Außerdem ermöglicht das Kanban Board es dem Scrum Master, mögliche Hindernisse gleich zu visualisieren. Sollten sich aus den Inhalten der Stand-Up Besprechung neue Aufgaben ergeben, können auch diese gleich auf dem Kanban-Board festgehalten werden.
4. Was auch immer Sie sagen – sagen Sie es dem ganzen Team!
Verhindern Sie, dass das Daily Stand-Up Meeting zu einem Update für den Scrum Master über den aktuellen Projektstand wird. (Hier finden Sie eine Übersicht der Aufgaben von Scrum Mastern.) Oder dass im Meeting Einzelgespräche geführt werden. Diese (leider häufig gemachten) Fehler führen dazu, dass das Ziel des Daily Stand-Up Meetings nicht erreicht wird. Also wie lässt sich sicherstellen, dass es soweit nicht kommt? Egal, welchen Punkt Sie in die Besprechung einbringen möchten: Überlegen Sie erst, ob er für alle im Raum relevant ist. Wenn das nicht der Fall ist, sollte er außerhalb des Daily Stand-Up Meetings behandelt werden.
5. Planen Sie das Meeting zu einer Uhrzeit, die für das Team optimal ist. (Aber wählen Sie nicht jede Woche einen anderen Zeitpunkt.)
Das kann morgens genauso gut wie mittags sein. Oder sogar am Ende des Arbeitstages. Es gibt keine festen Regeln, wann genau das Daily Stand-Up Meeting abgehalten werden soll. Eine gewisse Routine und Regelmäßigkeit sind aber unbedingt zu empfehlen. Das Agile Manifesto (- eine Inspirationsquelle für Scrum -) besagt nicht umsonst: „Simplicity – the art of maximizing the amount of work not done – is essential“. Indem Sie das Daily Stand-Up Meeting immer zur selben Zeit und am gleichen Ort abhalten, begrenzen Sie den mit der Organisation der Besprechung verbundenen Arbeitsaufwand auf ein Minimum. Sie brauchen nur ein einziges Mal einen Raum zu reservieren. Auch Zeit und Ort müssen dem Team nur einmal mitgeteilt werden. Danach ist kein Aufwand mehr mit der Organisation des Daily Stand-Up Meetings verbunden.
Die 4 Fallstricke von Daily Stand-Up Meetings:
Teammitglieder sprechen während des Stand-Ups den Scrum Master an
Statt des gesamten Teams. Bitte merken: Alles im Stand-Up Meeting Gesagte muss für jede und jeden im Raum von Relevanz sein. Um zu verhindern, dass Teilnehmer vor allem ihn ansprechen, bleiben Sie als Scrum Master im Hintergrund. Schließlich liegt die Verantwortung beim Team.
Teammitglieder bringen neue Ideen ein, die eigentlich ins Planning Meeting gehören
Dafür ist das Daily Stand-Up Meeting nicht gedacht. Neue Vorschläge diskutieren Sie bitte im Planning Meeting. In dieser Besprechung werden ausschließlich die drei obengenannten Standardfragen behandelt. Darauf hat vor allem der Scrum Master zu achten. Aber auch die Teammitglieder selbst dürfen einander darauf hinweisen, wenn sie sich nicht daran halten.
Es wird sich zu lange mit Dingen beschäftigt, die gestern erledigt wurden
Der Fokus des Daily Stand-Up Meetings soll auf dem Hier und Jetzt sowie bevorstehenden Hindernissen liegen. So werden schneller Fortschritte erzielt. Kleine Probleme bleiben klein, wenn die Ursache beseitigt wird. Auch Abhängigkeiten zwischen zu erledigenden Aufgaben sollten benannt werden. Das zu gewährleisten, ist Aufgabe des Scrum Masters.
Es wird gewartet, bis das Team vollzählig ist
So verschwenden Sie (wertvolle) Zeit des gesamten Teams. Indem Sie auf sie warten, belohnen Sie Kollegen, die zu spät kommen. Fangen Sie stattdessen einfach an. Wer sich verspätet oder das Daily Stand-Up Meeting gar ganz verpasst, wird sich beim nächsten Mal anstrengen, pünktlich zu sein. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass spätestens nach drei Daily Stand-Up Besprechungen so gut wie das ganze Team immer rechtzeitig an Ort und Stelle ist, wenn Sie diese Empfehlung befolgen. Also: Bitte nicht warten!
