“When the outcome of a meeting is to have another meeting, it has been a Lousy meeting.”
Meetings, Meetings und noch mehr Meetings…
Und weiter geht’s, auf zum nächsten Meeting! Jeden Tag kommen Menschen im Büro zu Besprechungen zusammen, aber der Zweck der Besprechung ist nicht immer bekannt. Wird der Zweck im Voraus festgelegt oder wird erst während des Treffens darüber nachgedacht? Es ist gut möglich, dass Sie und Ihre Kollegen in ein Büro gehen, um über die Fortschritte zu sprechen, ohne wirklich darüber nachzudenken, was besprochen werden muss. In diesem Fall ist der Gegenstand des Treffens klar, nicht aber das Endziel. Diese Unklarheit könnte durch dominante und zurückhaltende Personen verursacht werden, die am Tisch sitzen. In den meisten Fällen werden die zurückhaltenden Menschen nicht gehört. Um in Sitzungen effektiver zu sein, muss jeder zu Wort kommen. Wenn jedes Mitglied der Sitzung einen Beitrag leisten kann, rückt der Gesamtzweck der Sitzung immer mehr in den Vordergrund. Man braucht also mehr als nur einen Büroraum, einen Projektor und ein Thema. Liberating Structures hat dafür ein Werkzeug entwickelt: die Gestaltung von Storyboards!
Was sind Storyboards?
Storyboards sind Tafeln, auf denen alle Elemente des Meetings ausgearbeitet werden. Sie zwingt die Teilnehmer (die das Meeting gestalten), über den spezifischen Inhalt und Zweck des Meetings nachzudenken. Dazu gehören die Einladung, der Raum, die Materialien, die Teilnahme, die Prozessgestaltung, die Moderation und die Zeitplanung. Storyboards verhindern, dass eine Besprechung ohne eine bestimmte Auslegung und ein bestimmtes Ziel vor Augen geführt wird. Gute Entwürfe führen zu besseren Ergebnissen, weil während des Treffens stillschweigende und verborgene Innovationsquellen erörtert werden. Kurzum, das Storyboard ist ein wirksames Instrument, um Besprechungen besser zu gestalten und bessere Ergebnisse zu erzielen.
Der Zweck von Storyboards
- Es erinnert an ein Ziel, das für jeden klar ist
- Es macht die Arbeit mit Sitzungen für alle Beteiligten produktiv und angenehm
- Es gibt jedem die Möglichkeit, einen Beitrag zu leisten
- Es fördert die Synergie zwischen den Teilnehmern
- Es hilft jedem seine Rolle zu finden, indem es den Gestaltungsprozess sichtbar macht
- Es deckt die Schwachstellen der gegenwärtigen Situation auf und beseitigt sie
- Gewinnung von Innovationen aus allen Quellen (explizit, stillschweigend, latent/neu entstehend)
Gestalten Sie Ihr Storyboard!
Die folgenden 5 Strukturelemente werden Ihnen helfen, Ihr eigenes Storyboard zu entwerfen.
- Ihr Entwurfsteam:
- Als Erstes brauchen Sie ein Designteam (eine repräsentative Teilmenge der Gruppe). Laden Sie dieses Team ein, gemeinsam einen detaillierten Plan zu erstellen, der auch visuelle Hinweise enthält, wie die Teilnehmer interagieren werden, um ihr Ziel zu erreichen.
2. Der Raum und die Materialien, die Sie benötigen:
- Eine offene Wand mit einem großen Blatt Papier oder Flipchart-Seiten
- 2×4 cm große Post-its und/oder Spielkarten mit befreienden Strukturen
- Ein leeres Storyboard (siehe Beispielvorlage unten)
3. Wie die Teilnahme verteilt wird:
- Jeder, der an der Gestaltung und Planung des Treffens beteiligt ist, hat die gleiche Möglichkeit einen Beitrag zu leisten.
4. Wie sich die Gruppen zusammensetzen:
- Verwenden Sie z. B. 1-2-All oder 1-All in schnellen Zyklen für jeden der folgenden Schritte
5. Welche Schritte Sie unternehmen sollten:
- Klären Sie den Zweck Ihrer gemeinsamen Arbeit (verwenden Sie ggf. die 9 Warums). [2 bis 5 Minuten]
- Beschreiben Sie den Standardansatz oder die Struktur, die normalerweise für diese Sitzung verwendet wird (einschließlich der anwesenden Personen) und bewerten Sie, ob das erklärte Ziel erreicht wurde. [5 bis 10 Minuten]
- Stellen Sie fest, ob das Ziel in einem Schritt erreicht werden kann. Wenn nicht, was sollte der erste Schritt sein? Arbeiten Sie nur den ersten Schritt aus, bis das Ziel dieses Schrittes klar ist. [5 bis 10 Minuten]
- Bestimmen Sie, welche Strukturen am besten geeignet sind, um das Ziel zu erreichen; wählen Sie eine aus und begründen Sie sie. [2 bis 10 Minuten]
- Entscheiden Sie wer eingeladen wird und wer das Treffen moderiert. Tragen Sie alle Ihre Entscheidungen in das leere Storyboard ein. [2 bis 10 Minuten]
- Definieren Sie die Fragen und das Verfahren zur Bewertung des Entwurfs (z. B. Hat der Entwurf die gewünschten Ergebnisse erzielt? Hat die Gruppe auf produktive Weise zusammengearbeitet? Ist jetzt etwas Neues möglich?
- Wenn weitere Schritte erforderlich sind, wenden Sie sich an das Designteam und vereinbaren Sie einen Termin für ein fortgeschrittenes Storyboard-Design (siehe Beschreibung unten). [5 bis 10 Minuten]
Tipps und Fallstricke
- Ermutigen Sie Menschen und spielen Sie ernsthaft mit schnellen Iterationen; durch kurze Iterationen vertiefen Sie Ihr Design
- Arbeiten Sie mindestens zu zweit (ein zusätzliches Paar Augen und Ohren ist sehr hilfreich!) oder in kleinen Gruppen.
- Piktogramme und Skizzen verwenden, um schnell nützliche Ideen zu entwickeln
- Verschwenden Sie nicht die Zeit die es braucht, um einen guten Entwurf zu erstellen. Mit einem guten Design lässt sich die verschwendete Sitzungszeit um ein Vielfaches reduzieren
