Kennen Sie das? Sie arbeiten in einem Team und setzen Kanban ein, aber irgendwie läuft es nicht so richtig rund. Sie haben ein Kanban Board mit einer Reihe von Prozessschritten und einem WIP-Limit für jeden Schritt, aber es fehlt der Fokus und die Leute machen unterschiedliche Dinge. Vielleicht ist es an der Zeit, mit Kanban-Richtlinien zu beginnen. Deshalb besprechen wir heute die Kanban-Praxis Nr. 4: Machen Sie Arbeitsvereinbarungen explizit.
Die 6 Kanban-Kernpraktiken
Die Kanban-Kernpraktiken erklären in sechs Blog-Beiträgen, wie man in der Praxis ein gut funktionierendes Kanban-System aufbaut.
- Arbeitsabläufe visualisieren
- Reduzieren Sie den Work In Progress (WIP)
- Verwalten des Kanban Flows
- Arbeitsvereinbarungen explizit machen
- Feedback-Schleifen einrichten
- Gemeinsam verbessern, experimentell entwickeln
Was ist eine Kanban-Politik?
Einfach ausgedrückt ist eine Politik in Kanban eine der Grundregeln dafür, wie wir unsere Arbeit organisiert haben. Klare Richtlinien helfen uns, dies gut zu verstehen. Hier kann man an die WIP-Grenzen denken, die wir vereinbart haben, und daran, wann und wie wir unseren Arbeitsvorrat wieder auffüllen. Eine Policy ist also keine Arbeitsanweisung, denn das würde dafür sorgen, dass das Team in seiner Selbstorganisation eingeschränkt wird. Schließlich schreibt eine Anweisung eine bestimmte Arbeitsweise vor, und Sie wollen, dass Ihr Team seine eigenen Entscheidungen darüber trifft.
Warum sollten Kanban-Arbeitsvereinbarungen explizit gemacht werden?
Kanban basiert, wie andere agile Praktiken auch, auf empirischer Arbeit. Das bedeutet, dass man aus den Erfahrungen der Praxis lernt. Um dies so gut wie möglich zu tun, sollte man das, was man tut oder macht, so transparent (explizit) wie möglich machen und es dann regelmäßig überprüfen und (wenn nötig) anpassen. Auf diese Weise werden die Arbeitsmethoden, der Fortschritt und das Produkt jedes Mal besser. Dies sollten Sie also auch mit Ihren Richtlinien tun.
Außerdem ist es wichtig, dass die Richtlinien mit dem gesamten Team sowie mit Kunden und anderen Beteiligten abgestimmt werden. Auf diese Weise können die Teammitglieder den Prozess und das erwartete Ergebnis besser verstehen und wissen besser, was von ihnen erwartet wird. Da sie außerdem selbst an der Anpassung beteiligt waren, werden sie sich stärker verantwortlich fühlen.
Welche Richtlinien gibt es in Kanban?
Wenn Sie bereits mit Kanban arbeiten und eine Tafel (physisch oder digital) erstellt haben und mit WIP-Limits arbeiten, haben Sie bereits Policies: „Unser Prozess besteht aus den Schritten A, B und C und pro Schritt bearbeiten wir maximal X Arbeitspunkte gleichzeitig“. Und wenn sie auch noch alle klar an der Tafel festgehalten werden, sind sie auch schon eindeutig!
Andere Vereinbarungen, die Sie sich vorstellen können, sind:
- Auffüllen des Arbeitsvorrats. Welche Aufträge werden wir in der kommenden Zeit aufgreifen? Und werden wir dies tun, wenn Kapazität verfügbar ist? Sie könnten dies z. B. wöchentlich tun oder sobald der Arbeitsvorrat unter ein bestimmtes Niveau fällt, damit Sie ihn rechtzeitig wieder auffüllen können. Vereinbaren Sie z. B., dass Sie dabei den Bestand an neuen Aufträgen durchgehen: Entfernen Sie abgelehnte Aufträge, ordnen Sie andere nach Priorität und legen Sie Maßnahmen fest.
- Verwendung von Leistungsklassen. Verschiedene Arten von Arbeiten erfordern unterschiedliche Vorgehensweisen, um sie angemessen und rechtzeitig zu erledigen. Steht etwas in Flammen? Dann lassen Sie alles andere stehen und liegen und löschen Sie es sofort. Wollen Sie nur die Rauchmelder überprüfen? Dann machen Sie erst einmal fertig, was Sie gerade tun, und machen Sie dann weiter. Indem wir die verschiedenen Arten von Arbeiten in Leistungsklassen einteilen, können wir wiederum Vorkehrungen dafür treffen. Das Feuer fällt in die Leistungsklasse Dringend und muss sofort erledigt werden, und die Rauchmelder können warten, aber auch nicht zu lange.
- Pull-Kriterien. Wann ist ein Workitem bereit, in den nächsten Prozessschritt zu gehen? Dies ähnelt der sogenannten Definition of Done in Scrum. Zum Beispiel ist die Feuerwehr erst dann bereit, wenn das Feuer vollständig gelöscht ist. Erst dann kann der nächste Prozessschritt die Arbeit hereinziehen (daher Pull), z. B. die Versicherung, die den Schaden begutachtet.
- Sitzungen und Tagesordnung. Vereinbaren Sie, welche regelmäßigen Sitzungen Sie abhalten wollen und was auf der Tagesordnung stehen soll.
- Messdaten. Welche Messgrößen wollen Sie verfolgen und was machen Sie damit? Die Feuerwehr wird ihre Reaktionszeiten messen: Wie viel Zeit vergeht zwischen dem Zeitpunkt der Benachrichtigung und dem Eintreffen am Einsatzort? Und was tun sie, wenn diese Zeit einen bestimmten Wert überschreitet?
Kanban-Richtlinien einfach halten
Einer der Grundgedanken des agilen Denkens ist die Einfachheit, oder die Kunst des Weglassens. Sie wollen also keinen dichten Wald komplizierter und ausgefeilter Kanban-Richtlinien, sondern nur das, was funktioniert. Das erhöht schließlich die Transparenz. Um das zu erreichen, müssen Sie sie regelmäßig anpassen (Inspect and Adapt).
Um gute Policies zu erstellen, können Sie die folgende Checkliste verwenden:
- Sparsam; gerade genug
- Einfach; d. h. für jeden leicht zu verstehen, zu merken und zu befolgen
- Gut definiert; eindeutig, vollständig und in klarer Sprache
- Sichtbar; stellen Sie sicher, dass jeder sie sehen kann
- Stets angewandt; wenn sie nicht befolgt werden, ist es vergebliche Mühe, sie zu erstellen
- Leicht zu ändern; in der Lage sein, neue Erkenntnisse schnell einzubeziehen oder etwas auszuprobieren, z. B. die WIP-Grenze für diese Spalte zu senken und zu sehen, ob dies zu einer Verbesserung führt.
Wie kann man Richtlinien in Kanban explizit machen?
Eigentlich ist dies eine offene Tür: Schreiben Sie sie auf oder zeichnen Sie sie und hängen Sie sie auf oder neben Ihr Kanban Board. So sind sie für alle leicht zu finden und werden öfter angeschaut. Es nützt ja nichts, sie irgendwo weit weg in einem Dokument abzulegen. Dann geraten sie in Vergessenheit und werden nicht beachtet.
Fazit
In diesem Beitrag haben wir gesehen, was Policies oder Arbeitsvereinbarungen im Rahmen von Kanban sind und dass es uns hilft, besser zusammenzuarbeiten, wenn wir sie explizit machen. Außerdem haben wir gesehen, welche Arten von Policies es gibt, was sie einhalten müssen und dass man sie explizit macht, indem man sie an das Kanban Board hängt. Im nächsten Artikel dieser Reihe werden wir uns mit der Kanban-Praxis Nr. 5 befassen: Einrichten von Feedback-Schleifen.
