Es kann schwierig sein, mit einem Team Entscheidungen über die Priorisierung von Problemen und Herausforderungen zu treffen, die während eines Projekts auftreten können. Obwohl es in der Regel nicht möglich ist, alle zufrieden zu stellen, ist es wichtig, innerhalb des Teams so viel Unterstützung wie möglich für die getroffenen Entscheidungen zu schaffen. Dies wird sich positiv auf den Projektfortschritt und die Moral im Team auswirken. Dot voting kann dabei helfen.
Dot voting ist eine Methode, die es einem Team ermöglicht, auf demokratische Weise aus verschiedenen Optionen zu wählen. Zum Beispiel während einer Brainstorming-Sitzung oder eines Projekt-Workshops, in dem verschiedene Lösungen für ein bestimmtes Problem formuliert werden. Einfach ausgedrückt, funktioniert es so: Jede Lösung wird auf ein Post-It geschrieben und auf eine Tafel geklebt. Alle Teilnehmer stimmen dann nach eigenem Ermessen ab, indem sie einen Aufkleber auf die bevorzugte Lösung kleben. (Eine Markierung mit einem Farbstift ist ebenfalls möglich).
Anschließend werden alle Stimmen zusammengezählt und die Option mit den meisten Stimmen gewinnt.
Die Vorteile dieser kumulativen Art der Stimmabgabe sind im Wesentlichen:
- Das hohe Maß an Demokratie schafft eine breite Basis; jeder wird „gehört“.
- Gleichberechtigt: jeder Teilnehmer hat die gleiche Stimme
- Wenig Gelegenheit für „Lobbying“ und kollektive Voreingenommenheit
- Das kollektive Wissen und die Kreativität des gesamten Teams wird genutzt
Das hört sich einfach an, hat aber ein paar Tücken. Die Punktabstimmung ist ein sehr leistungsfähiges und schnelles Instrument, aber viele Faktoren können den Abstimmungsprozess beeinträchtigen. Daher ist der Gewinner nicht unbedingt die beste Idee. Dot voting kann von großem Wert sein, aber man muss sie gut anwenden, oder besser gar nicht anwenden. Im Folgenden stelle ich eine Reihe von „Tricks“ vor, mit denen sich die häufigsten Fallstricke vermeiden lassen.
Wann verwenden Sie Dot Voting?
Die Punktabstimmung ist ein leistungsfähiges Instrument, das in den folgenden Situationen eingesetzt werden kann:
- Wenn Sie die Diskussion auf bestimmte Teile eines größeren Ganzen beschränken wollen.
- Wenn es an Vertrauen und Sicherheit im Team mangelt.
- Wenn das Thema belastet oder politisch aufgeladen ist.
- Wenn Sie verschiedene Perspektiven brauchen, diese aber nicht bekommen können (siehe: 2).
- Wenn Sie schnelle Entscheidungen in kurzer Zeit treffen müssen.
Die Punktabstimmung kann dazu beitragen, kollektive Entscheidungen schnell zu treffen und einen Konsens für die folgenden Zwecke zu erzielen:
- Die Wahl zwischen verschiedenen möglichen Forschungsrichtungen.
- Neue Designvorschläge.
- Priorisierung der Themen für die Diskussion.
- Sammeln von Informationen zur Erstellung einer Prioritätenmatrix
Wie sieht eine Dot Voting Sitzung aus?
- Moderator: Workshops funktionieren besser, wenn sie von einem guten Moderator geleitet werden, das ist auch bei Abstimmungen nicht anders. Der Workshop-Moderator sorgt dafür, dass die Materialien zur Verfügung stehen, dass die Optionen an der Wand ausgehängt werden und dass die Abstimmung geordnet (und leise) verläuft.
- Materialien: In der Regel werden Post-It’s und Sticker Dots bei einem Dot Voting verwendet. (Kleine runde Aufkleber mit einer bestimmten Farbe). Wie bereits erwähnt, sind auch farbige Stifte möglich, farbige Magnete sind eine Option, und ich habe auch für 10 rosa Sparschweine gestimmt, aber das war eine Ausnahme. Nur um zu zeigen: Die Möglichkeiten sind endlos.
- Den Kontext deutlich machen: Es ist ratsam, den Zweck und den Kontext des Dot Votings vor der Abstimmung noch einmal klar zu kommunizieren. Es ist auch wichtig, klar zu kommunizieren: „Warum stimmen wir ab, wofür stimmen wir ab?“ und vor allem: „Reden wir alle über die gleiche Sache?“ Es ist auch hilfreich, die richtigen Erwartungen in Bezug auf die Abstimmungsergebnisse und insbesondere deren Verwendung zu wecken.
- Abstimmen: Teilen Sie die Aufkleber in der Gruppe entsprechend der vorgeschriebenen Anzahl der Stimmen pro Teilnehmer auf. Als Faustregel gilt, dass Sie ein Viertel der verfügbaren Optionen verwenden können. Also: 12 Optionen = 3 Aufkleber pro Teilnehmer.
– Unmittelbar vor oder während der Abstimmung findet kein Gespräch, keine Kommunikation oder Lobbyarbeit statt. Der Moderator beaufsichtigt dies.
– Alle Teilnehmer gehen alle Optionen noch einmal sorgfältig durch, bevor sie abstimmen, und treffen eine Entscheidung für sich selbst.
– Dann stimmen alle Teilnehmer gleichzeitig ab. (Hier werden die Aufkleber angebracht). - Auszählung der Stimmen: Nach der Stimmabgabe wird alles zusammengezählt und es ergibt sich eine bestimmte Rangfolge mit einem Gewinner. Es ist oft ratsam, diese Rangliste nicht als absolute Wahrheit zu betrachten, sondern eher als Diskussionsgrundlage. Jeder Teilnehmer kann erklären, warum er oder sie so gestimmt hat, und das Gesamtbild und die Rangfolge können noch einmal überprüft werden. Die Sitzung sollte mit einer gemeinsamen Entscheidung über die Rangliste und den Gewinner enden.
Häufige Probleme
- Stimmensplitting: Das Problem des Stimmensplittings tritt auf, wenn Sie zwischen zwei Optionen wählen müssen, die sich in gewisser Weise überschneiden. Dies kann das Ergebnis trüben. Angenommen, Sie müssen zwischen 3 Optionen wählen: Granny Smith Äpfel, Golden Delicious Äpfel und holländische Birnen. Da die Stimmen für die Äpfel auf zwei Optionen aufgeteilt werden und die Birne sich nicht teilen muss, ist es bei einer solchen Wahl möglich, dass die holländische Birne gewinnt, auch wenn eine Mehrheit Äpfel bevorzugt.
- Gruppendenken und andere Arten der gegenseitigen Beeinflussung: Gruppendenken wird eine Rolle spielen, wenn die Abstimmung selbst nicht unbedingt erleichtert wird. Das Abstimmungsverhalten der Teilnehmer wird dann durch das Abstimmungsverhalten der anderen Teilnehmer beeinflusst. Oft spielen politische Erwägungen eine Rolle, und das politische Interesse kann im Widerspruch zum allgemeinen Interesse stehen. Diese Gefahr des Gruppendenkens und der politischen Unterströmungen ist größer, wenn wichtigere Entscheidungen getroffen werden müssen.
- Unklare Problemdefinitionen oder Lösungen: Es ist von entscheidender Bedeutung, dass alle Teilnehmer sehr gut verstehen, wofür sie abstimmen, da sonst Entscheidungen getroffen werden, die sich später als weniger unterstützenswert erweisen. (Ein gutes Beispiel auf Makroebene ist natürlich der Brexit). Stellen Sie daher sicher, dass alle Optionen ordnungsgemäß erörtert und unklare Formulierungen geklärt werden, bevor eine Abstimmung durchgeführt wird. Bei manchen Themen ist natürlich ein gewisses Fachwissen erforderlich, um eine fundierte Entscheidung zu treffen, und das hat nicht jeder.
- Ursache und Wirkung, kritische Pfade, usw.: Stellen Sie sich eine Situation vor, in der eine Entscheidung getroffen werden muss, welches Problem zuerst angegangen werden soll. Es gibt sechs Probleme zur Auswahl, aber eigentlich verursacht eines der Probleme die anderen fünf… und dann wird es nicht gewählt. Das ist keine nachhaltige Arbeitsweise. Erst muss die Ursache beseitigt werden, dann die Symptome. Es ist also keine gute Idee, gleichzeitig über Ursache und Wirkung, aber auch über Ursache und Lösung als Themen abzustimmen.
- Große, bahnbrechende, unkonventionelle, neue Ideen: Menschen sind Menschen, und sie haben eine Vorliebe für das, was vertraut und bekannt ist. Eine kühne, unkonventionelle Idee, die einen Vertrauensvorschuss oder einen Vorstoß in unerforschtes Gebiet bedeutet, wird weniger verstanden und erhält wahrscheinlich weniger Stimmen. Es ist besser, nicht über diese Art von Thema zu sprechen.
Tipps & Tricks, die Sie anwenden können
- Bereiten Sie den Wahlgang auf jeden Fall gut vor. Achten Sie darauf, dass es möglichst wenig Überschneidungen zwischen den verschiedenen Optionen gibt, vermeiden Sie gegenseitige Abhängigkeiten und vermischen Sie Probleme und Lösungen nicht. Große, kühne Ideen und neue Strategien sind für eine Punktabstimmung weniger geeignet. Beschränken Sie sich auf ein klar definiertes Problem.
- Geben Sie den Teilnehmern genügend Zeit, um sich in die Materie einzuarbeiten. Die Teilnehmer sollten nicht mit Fragen allein gelassen werden, die zu unbegründeten Ergebnissen führen könnten.
- Lassen Sie die Teilnehmer nur über Themen abstimmen, in denen sie über Fachwissen verfügen oder für die sie verantwortlich sind. In diesem Fall wird das Ergebnis der Abstimmungsrunde selten eine „Entscheidung“ sein, sondern in der Regel ein Diskussionspapier. Auch das hat einen Wert.
- Stimmen Sie mit verschiedenfarbigen Aufklebern ab und ordnen Sie bestimmte Kompetenzen bestimmten Farben zu. Auf diese Weise können Sie herausfinden, wer für was gestimmt hat.
- Ordnen Sie die Aufkleber ein. Jeder Teilnehmer hat einen Aufkleber mit einer 1, einer 2 und einer 3. Dies ermöglicht den Teilnehmern eine stärkere Differenzierung bei der Gewichtung der einzelnen Stimmen.
- Legen Sie als Moderator im Voraus eine Abstimmungsreihenfolge fest. Die Teilnehmer mit dem niedrigsten Rang stimmen zuerst ab, die Teilnehmer mit dem höchsten Rang und der höchsten Verantwortung stimmen zuletzt ab. Dadurch wird der HIPPO-Effekt verhindert. (highest paid person’s opinion)
- Weisen Sie z. B. bestimmten Farben (Aufklebern) eine bestimmte Bedeutung zu: Rot für Innovation, grün für Machbarkeit, blau für Kundenbedürfnisse
- Stimmen Sie blind oder digital ab, wenn die Teamdynamik eine gegenseitige Beeinflussung zulässt. Lassen Sie die Aufkleber weg und verteilen Sie Stimmkarten, auf denen die Teilnehmer ihre Wahl treffen können. Tauschen Sie dann die Ergebnisse mit der Gruppe aus und diskutieren Sie sie. Die digitale Stimmabgabe kann ebenfalls eine Lösung sein, und es gibt auch eine Reihe von digitalen Tools, die die Punktabstimmung unterstützen, man denke an MIRO oder MURAL. Feedbackframes.com bietet auch eine nützliche analoge Lösung für blinde Abstimmungen.
