Wenn Sie als Organisation eine agile Transformation einleiten, werden Sie immer auf Widerstand stoßen. Als Coach treffe ich zum Beispiel regelmäßig auf jemanden, der behauptet, „Scrum funktioniert nicht“. Obwohl sich Scrum als effektives agiles Framework erwiesen hat, funktioniert Scrum tatsächlich nicht immer. Deshalb beantworte ich in diesem Beitrag die Frage: Warum funktioniert Scrum nicht (immer)?
Die Kraft von Scrum
Um zu verstehen, warum Scrum nicht funktioniert, müssen wir uns zunächst die Leistung von Scrum ansehen. Der Scrum-Rahmen wurde in erster Linie für Projekte entwickelt, die sehr gut planbar sind. Außerdem wird Scrum erst ab einem bestimmten Komplexitätsgrad eingesetzt.
Indem Sie in kurzen Zyklen planen und die sich ändernden Umstände im Auge behalten (Umweltfaktoren, die einen direkten Einfluss auf Ihre Planung haben; denken Sie zum Beispiel an die AVG-Gesetzgebung, den Aufstieg von ChatGPT im Bildungswesen, Corona), sind Sie als Organisation besser in der Lage, jederzeit einen Mehrwert für Ihr Produkt zu schaffen.
Doch manchmal funktioniert Scrum nicht
Klingt gut, nicht wahr? Ein Rahmenwerk, das immer Wert schafft. Doch manchmal funktioniert Scrum nicht. Meiner Meinung nach liegt das daran, dass viele Menschen und Organisationen Agile und Scrum als Synonym sehen. Wenn man sich also für Agile entscheidet, wird man auch Scrum anwenden.
Genau hier drückt der Schuh. Denn infolgedessen wirft man als Organisation keinen genauen Blick mehr auf die aktuellen internen Prozesse, die Art der Arbeit, die man leistet, ist sie planbar oder ad hoc, vielleicht ein bisschen von beidem? Ein zweiter verbreiteter Irrtum ist die Vorstellung, dass Scrum eine Einheitsmethode für alle ist. Drittens wird oft angenommen, dass die gesamte Organisation nach derselben Methodik arbeiten sollte.
Meistens geht es schief, bevor wir überhaupt anfangen
Die Dinge laufen also von Anfang an schief, und zwar in zweifacher Hinsicht: Wir haben bei unseren Entscheidungen nicht die aktuelle Situation im Blick und sind uns oft nicht bewusst, dass inzwischen so viele weitere Rahmenwerke entwickelt wurden, die auf agilem Denken beruhen.
Wer kennt schon den Satz, dass „agiles Arbeiten für uns nicht funktioniert“, nachdem eine Organisation ein oder zwei Jahre mit der Umstellung beschäftigt war? Dieser Satz entlarvt in der Tat die Annahme, dass, wie bereits erwähnt, Agile und Scrum als Synonyme angesehen werden und die Menschen sich all dieser anderen Frameworks nicht bewusst sind.
Aber wann funktioniert Scrum nicht und was kann man tun?
Scrum geht von einer weitgehend planbaren Arbeit aus, aber ist unsere gesamte Arbeit planbar? Kann jedes Team, jede Abteilung, die gesamte Organisation nach einem klaren Planning arbeiten? Nein, natürlich nicht. Wenn Sie z. B. in einer Kundendienstabteilung arbeiten oder hauptsächlich im Störungsmanagement tätig sind, sind Sie von der Lieferung von Arbeit durch Dritte abhängig und wissen oft nicht im Voraus genau, welche Arbeit auf Sie zukommen wird.
Vielleicht arbeiten Sie auch mit einer Produktionsanlage, die das fertige Produkt in Teilen herstellt. Das ist natürlich sehr leicht zu planen, aber auch hier ist Scrum vielleicht nicht die beste Wahl. Das liegt daran, dass Scrum davon ausgeht, dass Sie Ihrem Endbenutzer in jeder Iteration einen Mehrwert liefern und dass das Endprodukt nicht festgelegt ist.
In einem Produktionsprozess, und nehmen wir den Bau eines Autos als einfaches Beispiel, wird das Endprodukt nicht von der ursprünglichen Idee abweichen (wir verwandeln nicht plötzlich einen Mercedes in einen Traktor auf halbem Weg durch den Produktionsprozess) und wir liefern nicht in jedem Prozessschritt einen Wert für den Endbenutzer (wenn Schritt 1 des Prozesses darin besteht, 4 Räder und eine Karosserie herzustellen, dann hat der durchschnittliche Autofahrer natürlich noch keine große Verwendung dafür).
Wann funktioniert Kanban?
Kanban ist eines von vielen Frameworks, das aus der agilen Denkweise hervorgegangen ist. Kanban eignet sich ideal für schwer planbare Arbeiten und kann daher für Organisationen geeignet sein, in denen Scrum nicht funktioniert.
Kanban basiert auf einigen Grundprinzipien, die darauf abzielen, den Arbeitsfluss in einer nach Prioritäten geordneten Weise und auf der Grundlage des maximalen Outputs, den jeder Prozessschritt hat, zu verwalten. Vorfälle werden in einem Backlog erfasst, nach Prioritäten geordnet und können dann von den Mitarbeitern in den Prozess eingefügt werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nie zu viel Arbeit in den Prozess einfließt und dieser dadurch ins Stocken gerät (weniger Input = mehr Output).
Wann funktioniert Lean?
Diese aus der Toyota-Produktion stammende Methode eignet sich sehr gut für einen Produktionsprozess, bei dem das Endziel bereits feststeht. Das Prinzip von Lean besteht darin, die „Verschwendung“ in Ihrem Prozess zu reduzieren. Mit anderen Worten: Jeder Prozessschritt wird kontinuierlich kritisch betrachtet. Gibt es unnötige Prozessschritte? Gibt es in unserem Prozess unnötig lange Wartezeiten? Auf diese Weise schaffen Sie einen kontinuierlichen Optimierungsprozess, der sehr gut zur agilen Denkweise passt.
Kombinieren, kombinieren und kombinieren!
Wenn Sie sich z. B. für Kanban entschieden haben, können Sie sich natürlich nach Herzenslust aus den anderen Frameworks bedienen. Warum nicht eine Review durchführen, wenn Sie Kanban verwenden? Sie können diese perfekt nutzen, um den Output Ihres Prozesses auf täglicher Basis zu bestimmen.
Arbeiten Sie in der Produktion mit Lean? Was hält Sie davon ab, eine monatliche Retrospektive wie bei Scrum abzuhalten?
Aber das Wichtigste dabei ist: Kombinieren Sie verschiedene Frameworks innerhalb Ihrer Organisation. Bestimmte IT-Abteilungen? Scrum! Die Abteilungen, die von der IT-Abteilung abhängen? Vielleicht Kanban! Und dann führen Sie Lean in der Produktion ein.
Seien Sie dabei nicht zurückhaltend. All diese Frameworks basieren auf den agilen Prinzipien und sind gerade deshalb sehr kompatibel.
