Prioritäten setzen im Team – kompliziert? Product Owner Richard Groen teilt seine Ansichten über die Erstellung einer perfekten Roadmap für einen Denkprozess, der die kollektiven Prioritäten abwägt. Anhand des Priority Poker erklärt er, wie man als Product Owner ein Team durch den Prozess navigiert.
Wer ruft am lautesten?
Meine Mutter hat immer gesagt, dass vorlaute Menschen die halbe Welt beherrschen. Ich kann ihr nicht beweisen, dass sie Unrecht hat, denn in vielen Fällen funktioniert es am Arbeitsplatz so: Wer seine Stimme erhebt, setzt sich meist leichter durch. Vor allem, wenn keine Methode oder kein Verfahren eingeführt wurde, um solche Forderungen zu bearbeiten.
Wir kennen diese Schreier, denn es gibt eigentlich in jedem von uns einen. Das muss natürlich überhaupt nichts Schlechtes sein. Wenn man engagiert und leidenschaftlich ist, schreit man mit den besten Absichten. So wie der Verkaufsleiter, der sein Ziel erreichen will, der Kundenmanager, der bestehende Kunden an sich binden möchte, oder der Unternehmensentwickler, der einen neuen Sektor erobern will. In Zeiten der Ungewissheit werden diese Stimmen oft noch lauter und das Miteinander ist wichtiger denn je. Eine erfolgreiche Plattform beruht jedoch nicht auf der Lautstärke der Stimmen, sondern auf fundierten Entscheidungen. Die Roadmap muss unternehmensweit gelten, aber das ist bei so vielen unterschiedlichen Prioritäten nicht einfach.
Features, Features, Features: ein Ungeheuer im Haus
Ich kann nur zu dem Schluss kommen, dass die Art und Weise, wie SaySimple arbeitet, zur Professionalisierung von Produkten beiträgt. Um zum Beispiel eine digitale Plattform aufzubauen, sind definierte Funktionen wichtig. Wenn wir wahllos und ohne einen zentralen Gedankengang mit dem Bau von Features beginnen, arbeiten wir an einem Monstrum von einer Anwendung. Mit den Features gelingt es dem Stakeholder, ein individuelles Ziel zu erreichen, z. B. einen Bonus einzubringen oder den Stammkunden zufrieden zu stellen. Aber alle Entscheidungen müssen im Interesse des Produkts getroffen werden. Auf lange Sicht kann das falsche Feature ein großes Risiko darstellen und möglicherweise im Weg stehen. Versuchen Sie daher, eine Plattform voller getrennter Features zu vermeiden.
Erstellen Sie als Product Owner zusammen mit dem Team eine Roadmap. Auf diese Weise werden verschiedene Triebkräfte sichtbar, z. B. der Wunsch, innovativ zu sein, Fehler auszubügeln, ein attraktives Erscheinungsbild zu erreichen oder Verkaufsziele zu erreichen. Die Kräfte von Strategie, Handel, Technik und Marketing bleiben für Sie als Product Owner sichtbar.
Die Wahl der goldenen Mitte
Um hier das richtige Gleichgewicht zu finden, ist es wichtig, alle Mitarbeiter auf konstruktive Weise einzubeziehen. Das bedeutet nicht, dass alle Mitarbeiter mit am Tisch sitzen müssen: Ein guter Anfang ist es, eine ausgewählte Gruppe zu vereinen, in der jede Abteilung einen Vertreter hat. Ich persönlich achte darauf, dass alle Interessen ausgewogen sind.
Wenn es darum geht, eine Plattform einzurichten, muss man zunächst eine Reihe von Teilfragen klären:
- Ist ein Merkmal strategisch wichtig?
- Ist die Entwicklung wirtschaftlich sinnvoll?
- Ist der Zusatz ein Muss?
- Was wird die Implementierung an Zeit und Geld kosten?
- Was sind die potenziellen Risiken der Umsetzung?
In der Praxis gibt es eine lange Liste von Funktionen, die wir gerne implementieren würden. Wenn wir diese anhand der obigen Fragen prüfen können, wird es viel einfacher, sie anzugehen. Angenommen, wir wollen uns strategisch auf den „Geschäftswert“ konzentrieren, dann sollten wir auch in Features investieren, die diese Mission unterstützen. Und das erkunden wir gemeinsam in Spielform, mit einem kreativen Werkzeug: Poker mit Prioritäten.
Alle Karten auf den Tisch mit Priority Poker
Als multidisziplinäres Team treffen wir uns alle drei bis vier Wochen, um vorbereitete Feature-Anfragen zu prüfen und zu bewerten. Jeder Pokerspieler bereitet sich vor und hat Zugang zu Airfocus, dem Online-Tool, das wir für Priority Poker verwenden. Nach früheren Sitzungen kamen wir zu dem Schluss, dass eine gut definierte Anwendung besser geschätzt werden kann. Aus dieser Erkenntnis heraus haben wir die oben genannten Unterfragen entwickelt. Nur wenn die Funktion diesen „Trichter“ erfolgreich durchlaufen hat, qualifiziert sie sich für eine Pokerrunde. Als Product Owner treffe ich im Voraus eine Auswahl der Funktionen und Fragen, die wir im Team untersuchen werden. Wenn das Spiel beginnt, können alle Teilnehmer ein Problem gleichzeitig bewerten.
In dem obigen Beispiel sehen Sie eine ausgearbeitete Version eines Spiels. Jeder Teilnehmer wägt die Eingaben auf der Grundlage seiner Funktion und seines Wissens ab. Bei mangelndem Wissen über bestimmte Komponenten, wie z. B. „DevOps-Kosten“, werden sie gebeten, diese zu überspringen. Daher ist es sinnvoll, das Team im Vorfeld so zusammenzustellen, dass jeder Teilnehmer bei allen Themen einsteigen kann. Ebenso ist es Aufgabe des Bewerbers, die Bewerbung präzise und übersichtlich auszuarbeiten. Bei dieser Arbeitsmethode erhält jeder Teilnehmer die gleiche Chance, seine Meinung zu äußern und Ideen einzubringen. Die kollektiven Bewertungen führen zu einem Durchschnitt, der für sich selbst spricht, ohne dass jemand schreien muss. Für jedes Merkmal wird dann eine Punktzahl berechnet, nach der es in einen eindeutigen Quadranten eingeordnet wird. Die Position in diesem Quadranten hängt von einer Reihe von Parametern ab, die vom Managementteam festgelegt werden. Hat zum Beispiel die Strategie in der kommenden Periode mehr Gewicht? Dann arbeiten wir mit Parametern, die den strategisch wichtigen Merkmalen mehr Gewicht verleihen.
Wenn wir eine Übersicht erstellen, sieht diese wie folgt aus:
Alle Stakeholder sind Teil des Denkprozesses und sehen auf einen Blick, unter Berücksichtigung der gesetzten Gewichtung, was wenig Wert schafft und was wir als Team mit hoher Priorität angehen sollten. Endlose Diskussionen und individuelles Tauziehen ade, hallo Übersicht und Ordnung. Jede Partie Priority Poker gipfelt im Konsens: Es ist ein Spiel, bei dem alle gewinnen.
Die Corona-Krise hat uns dazu gezwungen, von zu Hause aus zu arbeiten. Das kommt dem Prozess zugute, denn die Teilnehmer können sich in ihrem eigenen Tempo vorbereiten und die Sitzung von einem einzigen Bildschirm aus verfolgen. Die Sitzung kann nicht plötzlich durch einen unbeteiligten Kollegen unterbrochen werden, der mit einer Frage an die Tür klopft, sie ist leichter zu planen und auch umweltfreundlicher.
Einheitlich und klar, ohne zu bluffen
Nach der Sitzung werden wir unsere Roadmap ausarbeiten, was nur geschieht, wenn alle Delegierten der Organisation ihren Beitrag geleistet haben. Die Themen haben dann einen Platz bekommen, der es den Leuten auch erlaubt, Dinge loszulassen. Sie können darauf vertrauen, dass die Organisation ihre Wünsche, die des Kunden und des Unternehmens und sich selbst ordnungsgemäß überwachen wird. Und das bedeutet, dass die Tür für Zweifler nicht verschlossen ist. Durch das „vorübergehende Parken“ einer Funktion können zuvor diskutierte Wünsche wieder in den Poker einsteigen und neu bewertet werden. Schließlich ändert sich der Markt.
Ist die Route erst einmal abgesteckt, wird jedes aktiv beteiligte Teammitglied zu einem internen Teil der Roadmap. Die Ausarbeitung bleibt eine gemeinsame Anstrengung und liegt nicht in der Hand einer einzelnen Person. Ich kann nur feststellen, dass diese Art der Zusammenarbeit mit SaySimple zur weiteren Professionalisierung der Produkte beigetragen hat. Der Input unserer Mitarbeiter hat dabei eine große Rolle gespielt. Mein Rat lautet daher: Sorgen Sie als Product Owner für einen anregenden Prozess, in dem gemeinsam abgewogen wird, wo die Prioritäten liegen.
Tipps für den Product Owner
Zum Schluss möchte ich Ihnen noch ein paar goldene Spieltipps für eine gelungene Sitzung geben:
- Geben Sie rechtzeitig Hausaufgaben auf, um eine gute Vorbereitung zu gewährleisten.
- Ermutigen Sie die Teilnehmer, die User Stories im Detail auszuarbeiten.
- Halten Sie sich an ein bestimmtes Tool, das für das Team geeignet ist.
- Legen Sie die Zeit für jede Sitzung fest, um das Spiel abzugrenzen und Abbrüche zu vermeiden.
