Wenn ein Team seine Arbeit nicht richtig organisiert und regelmäßig Fristen nicht einhält, kann ein Kanban Board helfen, die Arbeit besser zu planen und zu verwalten. In 5 Schritten können Sie das Kanban Board erstellen.
Was ist ein Kanban Board?
Kanban ist japanisch und bedeutet „visuelles Signal“. Ein Kanban-System ist ein Werkzeug zur Visualisierung der Aufgaben und des Arbeitsprozesses. Die Aufgaben und der Prozess werden mit Hilfe von Karten auf einem Kanban Board visualisiert. Auf diese Weise hat das Team jederzeit Einblick in den Stand der Arbeit und kann leichter organisieren, planen und verbessern.
Die ersten Schritte mit dem Kanban Board sind nicht schwer. Für das einfachste Kanban Board verwenden Sie ein Whiteboard mit einer Darstellung des Prozesses in drei Spalten:
Arbeitsvorrat | Laufende Arbeiten | Fertiggestellt
Oft zu sehen ist die englische Version:
To-Do | Doing | Done
Farbige Post-its stehen für Aufgaben, die (je nach Priorität) aus dem To-Do geholt und über Doing in Richtung Done verschoben werden. In diesem Blog führen wir einige der Schritte auf, die Sie für Ihr erstes Kanban Board unternehmen müssen.
Ein Kanban Board einrichten
1. Entscheiden Sie zunächst, ob Sie eine digitale oder eine physische Tafel benötigen
2. Richten Sie ein einfaches Kanban Board ein und treffen Sie Arbeitsvereinbarungen über Aufgaben.
3. Wenden Sie das Pull-Prinzip an, sodass die Teammitglieder unter Berücksichtigung der Prioritäten auswählen können, an welchen Aufgaben sie arbeiten wollen.
4. Festlegung eines Work in Progress-Zeitlimits und Formulierung eines Qualitätsstandards
5. Kontinuierliche Verbesserung
Zu Nr. 1: Physisch oder digital?
Eine digitale Tafel ist praktischer, wenn das Team nicht (immer) an einem Ort ist, eine physische Tafel hat den Vorteil, dass sie „greifbarer“ ist und immer in Sichtweite. Dies hilft bei der Entwicklung von Eigenverantwortung und bei der Schaffung von Unterstützung.
Es gibt viele Möglichkeiten für eine digitale Tafel. Denken Sie an: TRELLO, WRIKE, MONDAY, ASANA, usw. Auch hier gilt: Setzen Sie auf Einfachheit. Die Technologie darf kein Hindernis für das Team sein, die neue Arbeitsweise zu erlernen.
Zu Nr. 2: Wie lässt sich der Prozess in ein Kanban Board übertragen?
Wenn die Arbeit nach einem fest vorgeschriebenen Verfahren durchgeführt werden muss, dann hält sich der Ausschuss einfach an dieses Verfahren. Oft sind Sie schon dabei: To-Do | Doing | Done. Wenn diese zu hoch ist und es sich um Wissensarbeit oder Projektmanagement handelt, dann wird die Einrichtung in der Regel etwas komplexer. Bilden Sie den Prozess so ab, dass er der Realität so nahe wie möglich kommt, aber beschränken Sie sich auf die Hauptlinien. Ein Kanban Board mit zu vielen Schritten wird nicht funktionieren.
Warum Sie Ihr Board nicht zu sehr verkomplizieren sollten
Ein Kanban Board soll dem Team das Leben leichter machen. Bei zu vielen Spalten, Etiketten und Farbcodes wird die Tafel schnell unübersichtlich. Dadurch wird der Prozess weniger transparent und es ist auch schwieriger, den Überblick über die Aktualisierungen zu behalten. Halten Sie also die Menge der Informationen und Bedeutungsebenen auf der Tafel in Grenzen.
Warum Sie Ihr Board nicht zu sehr vereinfachen sollten
Ein Kanban Board sollte nicht zu kompliziert, aber auch nicht zu einfach sein. Das Board muss für das Team relevant sein, damit sie tatsächlich täglich genutzt wird. Sie wollen sie gut organisiert und auf dem neuesten Stand halten. Wenn das Board zu einfach und zu aufwändig ist und daher nicht oft aktualisiert wird, ist sie auch für das Team nicht relevant.
Nutzung von Schwimmbahnen
Wenn es parallele Prozesse gibt, die gleichzeitig ablaufen, können „Schwimmbahnen“ eine Lösung sein. Durch die Verwendung horizontaler Linien in der Spalte Doing kann das Team dieselben „Doing“ und „Done“-Bahnen haben, während die (Teil-)Schritte unterschiedlich sein können.
Wie sieht eine Kanban-Karte aus?
Die Kanban-Karte stellt eine Aufgabe dar. Um den Status und den Inhalt der Aufgabe schnell zu erkennen, verwenden Sie eine feste Struktur. Das Layout der Karte ist in einem Standard festgelegt, z. B.: Oben auf der Karte steht die Ticket-ID, darunter der Titel und das Teammitglied, das gerade an der Karte arbeitet. In der linken unteren Ecke steht der geschätzte Arbeitsaufwand, in der rechten Ecke wird mit farbigen Aufklebern angezeigt, ob etwas dringend ist und wie dringend es ist.
Zu Nr. 3: Das Pull-Prinzip
Ein wichtiger Aspekt von Kanban ist das Pull-Prinzip. Es geht davon aus, dass die Mitarbeiter selbst entscheiden, wann sie neue Arbeit in den Arbeitsablauf aufnehmen. Die Arbeit wird nicht hineingeschoben und dann als sofort erledigt angesehen. Mit Kanban vereinbaren Sie, dass einem Team nicht mehr Arbeit übertragen wird, als es bewältigen kann. Und das lässt sich am besten dadurch erreichen, dass man dem Team den Auftrag erteilt, die Arbeit aufzunehmen, wenn die Kapazitäten dafür vorhanden sind.
Zu Nr. 4: WIP-Limits und Definition of Done
Die Abkürzung WIP steht für Work In Progress. Das WIP-Limit schränkt die Anzahl der Items ein, an denen das Team derzeit arbeitet. Eines der wichtigsten Merkmale von Kanban ist die Begrenzung des Umfangs der in Arbeit befindlichen Arbeiten. Sie verbessert die Konzentration und Qualität und verhindert, dass die Teammitglieder überlastet werden. Der Grundgedanke ist, dass man mehr erreicht, wenn man weniger auf einmal tut. Sie vereinbaren mit Ihrem Team eine genaue Grenze, wie viel Arbeit im Prozess erlaubt ist. Wenn der Prozess aus mehreren Schritten besteht, hat jeder Schritt sein eigenes WIP-Limit.
Um den Arbeitsfortschritt zu gewährleisten, wird für jeden Prozessschritt auch eine klare Definition of Done formuliert. Dieser D.o.D. bestimmt genau, wann eine Aufgabe für den nächsten Schritt bereit ist. Mit klaren Qualitätsvereinbarungen verhindern Sie, dass eine Aufgabe im Arbeitsablauf hin- und herspringt, weil einige Aufgaben am Anfang halbwegs erledigt sind und am Ende wieder korrigiert werden müssen.
Zu Nr. 5: Verbesserung
Wenn das Board nicht richtig funktioniert, sollten Sie es anpassen. Gehen Sie davon aus, dass Sie das Kanban Board mehrmals ändern werden, bevor es richtig funktioniert. Zur Inspiration finden Sie im Internet zahlreiche Beispiele für Brettstrukturen, die Ihnen helfen werden, die effektivste Lösung zu finden. Es wird sowieso immer ein wenig Arbeit sein, die man am besten als einen iterativen Prozess betrachtet.
Schaffen Sie in dieser Hinsicht die richtigen Erwartungen im Team: Vor allem die erste Zeit ist eine Zeit des ständigen Experimentierens. Jeden Tag können Sie beschließen, Verbesserungen und Anpassungen vorzunehmen. Ich rate den Teams auch immer, Retrospektive Meetings zu organisieren, bei denen es ausschließlich um Prozessverbesserungen geht. Einmal im Monat ist das Minimum und es ist besser, die Retrospektive Meetings im Voraus zu planen. Auf diese Weise wissen die Teammitglieder schon im Voraus, was von ihnen erwartet wird und Sie müssen sich nicht mit widersprüchlichen Tagesordnungen herumschlagen.
Es ist klar, dass die kontinuierliche Verbesserung (auch Kaizen genannt) kein optionales Extra ist. Kanban ist nur ein Werkzeug, und das Team muss die volle Verantwortung für den Prozess und das Ergebnis übernehmen. Andernfalls ist die Chance auf Erfolg gering.
