Fällt es Ihnen auch schwer, bei der Arbeit Ihres Teams Prioritäten zu setzen? Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun, denken Sie zum Beispiel an Eisenhowers Prioritätenmatrix oder MosCoW. Oft werden Äpfel mit Birnen verglichen, weil die Arbeit unterschiedlicher Natur ist oder weil verschiedene Stakeholder mit unterschiedlichen Interessen beteiligt sind. Wie kommt man also trotzdem zu einer guten Reihenfolge für die Durchführung der Arbeit? In diesem Beitrag erläutern wir, wie Kanban die Priorisierung der Arbeit mit Hilfe von Classes of Service („Leistungsklassen“) vornimmt.
Ziehen nach Risiko
Kanban basiert auf dem Pull-Prinzip. Die Arbeit wird eingezogen, sobald das Team über die nötige Kapazität verfügt. Nach dem Just-in-Time-Prinzip können Sie die Auswahl in dem Moment treffen, in dem Sie ein neues Stück Arbeit hereinholen. Auf diese Weise können Sie schnell auf Veränderungen reagieren. Aber welche Arbeit wählen Sie aus? Der Schwerpunkt liegt hier auf der Verringerung oder Kontrolle von Risiken, wobei das wichtigste Risiko darin besteht, dass die Arbeit nicht rechtzeitig geliefert wird. Kanban befasst sich daher mit der Korrelation zwischen Risiko und Lieferverzug.
Cost of Delay
Kanban verwendet dazu das Konzept der Cost of Delay. Einfach ausgedrückt: Wenn Sie die Lieferung eines Arbeitsgegenstandes verzögern, verursacht dies Kosten. Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um Auslagen handeln, sondern es kann sich auch um Einnahmeverluste handeln, z. B. weil Sie zu spät mit etwas auf den Markt kommen, was bedeutet, dass der Konkurrent Ihnen bereits voraus ist. Das Verhältnis zwischen den Kosten und dem Grad der Verzögerung kann unterschiedlich sein. Nehmen wir an, Sie warten auf eine Schiffsladung mit Computerbauteilen und das Schiff bleibt stecken, weil ein anderes Schiff im Salzwasserkanal festsitzt. Dann führt jeder Tag, den es länger dauert, zu einer Verzögerung beim Verkauf Ihres Produkts und damit zu Ihren Einnahmen. Handelt es sich aber nicht um Computerteile, sondern um Obst, dann muss das Problem schnell gelöst werden, sonst verdirbt es und Sie verdienen nichts.
Da nicht alle Arbeiten gleich sind und auch der Wert der Arbeit nicht gleich ist, können wir die Arbeiten in Kategorien einteilen, die jeweils unterschiedliche Verzugskosten haben. Wir nennen diese Kategorien Classes of Service.
Die Verwendung von Classes of Service hilft agilen Teams, Prioritäten zu setzen und ihre Arbeitsabläufe effizienter zu verwalten, indem sichergestellt wird, dass Arbeiten mit hoher Priorität mehr Aufmerksamkeit erhalten und Risiken angemessen gemildert werden.
Die Classes of Service im Rahmen von Kanban
Kanban unterscheidet zu diesem Zweck vier Grundtypen. Wir besprechen sie in der Reihenfolge ihrer Priorität.
1. Beschleunigen Sie
Dies ist die höchste Klasse innerhalb von Kanban; das sprichwörtliche Feuerwehrauto, für das alles weichen muss. Wenn diese Arbeit nicht so schnell wie möglich abgeschlossen wird, sind die Kosten sehr hoch. Deshalb ist es wichtig, dass das Team die anderen laufenden Arbeiten zurückstellt und ihr seine volle Aufmerksamkeit und alle erforderlichen Ressourcen widmet. Ein Beispiel dafür ist, wenn ein Fehler in Ihrem Produkt entdeckt wird, der eine Strafklausel auslöst. Sie müssen jeden Tag eine saftige Strafe zahlen, bis der Fehler behoben ist.
2. Festes Datum
Bis zu einem bestimmten Datum sind die Kosten niedrig oder sogar gleich Null, danach steigen sie jedoch sehr schnell an. Man kann sich das als eine Art verzögertes Expedite vorstellen. Es macht keinen Sinn, dies sehr früh abzuholen (schließlich wollen wir ja nach Just-in-Time arbeiten), aber rechtzeitig, um es mit Sicherheit vor dem festgelegten Datum zu liefern. Hier gibt es also etwas zu planen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise ein neues Produkt auf einer branchenführenden Messe einführen möchte, werden die „Costs of Delay“ (Kosten der Verzögerung) durch den Verlust von Medienpräsenz, verpasste Absatzchancen und eine verschlechterte Wettbewerbsposition bestimmt, wenn die Messe verpasst wird.
3. Standard
Wenn alles gut geht, ist dies der größte Teil der Arbeit. Die Kosten des Aufschubs sind moderat und nehmen mit der Zeit proportional zu. Eine längere Bearbeitungszeit ist daher im Allgemeinen akzeptabel für diese Arbeitsposten. Normalerweise werden die Aufgaben dieser Klasse in der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet (FIFO: First In First Out). Ein Beispiel: Ein Fertigungsunternehmen erwägt Investitionen in neue Maschinen, um die Effizienz seiner Produktion zu verbessern. Eine Verzögerung dieser Verbesserungen führt zu Kosten oder entgangenen Einsparungen, die proportional zur Verzögerungszeit sind.
4. Immateriell
Diese Kategorie konzentriert sich auf immaterielle Kosten, die schwieriger zu quantifizieren sind als direkte finanzielle Auswirkungen. Kurzfristig gibt es keine oder nur geringe Kosten, aber es ist möglich, dass die Kosten in Zukunft schnell steigen werden. Wir wissen jedoch noch nicht, wann und in welchem Umfang dies der Fall sein wird. Die Kunst besteht darin, diese Arbeitsaufgaben rechtzeitig auszuführen, da sie sich sonst in Expeditaufgaben verwandeln können. Ein Beispiel: Ein Unternehmen erwägt einige Investitionen zur Verbesserung seines Produkts, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Die Kosten der Verzögerung werden dann durch den potenziellen Reputationsschaden oder den Kundenverlust bestimmt, der entsteht, wenn Qualitätsprobleme nicht sofort angegangen werden.
Wir könnten auch unsere eigenen Classes of Service definieren, aber die oben genannten vier bieten einen guten Ausgangspunkt.
Explizite Arbeitsvereinbarungen
Neben der Festlegung von „Classes of Service“ ist es wichtig, klare und eindeutige Vereinbarungen darüber zu treffen, nach welchen Kriterien ein Arbeitsgegenstand in eine bestimmte Klasse fällt und wie die Arbeit der verschiedenen Klassen im Verhältnis zueinander behandelt wird. So könnte beispielsweise vereinbart werden, dass Arbeiten mit festem Termin bis zwei Wochen vor dem festen Termin liegen bleiben (basierend auf der Vorlaufzeit der Arbeit) oder dass 10 % der Kapazität für immaterielle Arbeit reserviert werden, sofern keine Expedit-Arbeit anfällt.
Darüber hinaus können wir uns auf einen Service-Level pro Klasse einigen, z. B. was die durchschnittliche oder wahrscheinlichste Durchlaufzeit für ein Arbeitselement daraus ist.
Gemäß der Kanban-Arbeitspraxis ‚Make it visual‚ ist es eine gute Praxis, Arbeitsaufgaben aus verschiedenen Klassen sichtbar zu machen. Sie können dies tun, indem Sie jeder Klasse eine eigene Farbe geben oder sie in eine eigene Swimlane stellen.
Wenn wir das alles richtig eingerichtet haben, helfen Classes of Service einem Team dabei, unabhängige Entscheidungen darüber zu treffen, wie es die anfallende Arbeit bewältigen will, und so seine Arbeit effizienter zu gestalten. Außerdem erhalten die Stakeholder einen Einblick in die erwartete Durchlaufzeit.
Fazit
Ein Kanban-Team kann die Arbeit auf der Grundlage der „Cost of Delay“ in „Classes of Service“ kategorisieren. Durch explizite Vereinbarungen über die Priorität der Arbeit und die Art der Bearbeitung helfen die Classes of Service einem Kanban-Team, seine Arbeit unabhängig zu erledigen, und verschaffen den Stakeholdern Klarheit über die erwartete Lieferung der Arbeit.
