Die Macht der Post-its
Während meiner Arbeit sage ich oft mit einem Lachen, dass wir zu Hause mit Post-its kommunizieren. Das war auch bei der Renovierung unseres neuen Hauses der Fall. Wie ich Post-its eingesetzt habe und welche Elemente ich aus der Agile– und Lean-Philosophie verwendet habe, können Sie in diesem Beitrag lesen. Vorgestellt werden:
- Kanban (für Malerarbeiten)
- Lean Pull Planning (für die Badplanung)
- 5S (für ein aufgeräumtes Haus)
- First Time Right und Just In Time (für Bauabläufe)
Ich bin gespannt, welche Elemente Sie erkennen und welche Sie selbst verwenden.
Kanban zum Schleifen und Streichen
Die ersten zwei Wochen der Renovierung hatte ich frei. So konnte ich die Feinabstimmung vornehmen, alle Arbeiten täglich anpassen und mich um den Kaffee kümmern. Aber danach musste ich wieder arbeiten und konnte meine Rolle als „Haarspalter“ nicht mehr erfüllen. Also suchte ich nach einem Weg, um sicherzustellen, dass andere wissen, was getan werden kann und was wichtige Momente im Zeitplan sind.
Um den Überblick zu behalten und, was noch wichtiger war, den Überblick über das Schleifen und Streichen zu behalten, hatte ich ein Kanban Board erstellt. Die erste Hauptanwendung von Kanban ist die Visualisierung der Arbeit, also hatte ich damit begonnen. Da alles zweimal gestrichen werden musste, hatte ich am Ende drei Spalten:
- Noch zu malen (to do)
- 1x erledigt (doing)
- Erledigt (done)
Nachdem das Board eingerichtet war und die Leute damit zu arbeiten begannen, ergaben sich natürlich Fragen, die zu einem weiteren Kernnutzen führten, nämlich Arbeitsvereinbarungen explizit zu machen. Beispiele:
- Muss alles in der Spalte „Bereit“ stehen? Auf keinen Fall. Wir erstellen keine Archive oder Protokolle. Aber ich möchte die Verantwortung haben, also kann nur ich diese Post-its entfernen.
- Wie gehen wir mit Post-its um, deren Arbeit zu viel für eine Person an einem Tag ist? Wir schneiden sie in kleine Stücke. Wir markieren sie, damit klar bleibt, welche zusammengehören.
- Kann ich machen, was ich will? Bitte, aber achten Sie auf die Priorisierung. Das Wichtigste ganz oben. Und erst etwas zu Ende bringen, bevor man etwas Neues anfängt!
Letzteres hängt mit einer anderen Kernanwendung von Kanban zusammen, nämlich der Begrenzung des Umfangs der laufenden Arbeiten. Die Vereinbarung lautet hier, dass zuerst die Dinge aus der Spalte „1x erledigt“ abgeholt werden müssen, bevor mit neuen Malerarbeiten begonnen werden kann. Lieber streiche ich ein Zimmer nach dem Umzug komplett neu, als dass ich einmal das ganze Haus gestrichen habe, ohne dass etwas getan wurde. Bei Kanban liegt der Schwerpunkt auf dem Abschluss von Arbeiten (und nicht auf dem Beginn neuer Arbeiten).
Erste Version des Kanban Boards:
- Drei Säulen mit den Arbeitsschritten
- Schleiftafel und Maltafel übereinander
- Alle Post-its haben die gleiche Farbe
- Noch keine Arbeitseinteilung
- Diese Wand muss noch gestrichen werden (ups, das ist nicht wirklich ‚lean‘)
Nach einem langen Arbeitstag:
- Gemeinsam Prioritäten setzen
- Ein übermäßig fleißiger Prozesswächter (mein Vater und mein Onkel sind durchaus in der Lage, ihre Post-its selbst zu schreiben und zu verschieben)
Neueste Version:
- Verschiedene Farben
- Arbeitsanordnungen an den Säulen
- Große Teile der Arbeit zerschnitten und nachvollziehbar
- Schleifbrett und Malbrett kombiniert
- Auf einem Holzbrett, also beweglich
Lean Pull Planning – Das Badezimmerprojekt
Wir haben ein Schlafzimmer geopfert, um ein größeres Badezimmer zu schaffen. Das jetzige Bad war 2m x 1m groß und damit etwas zu klein für unsere Familie. Es war das erste Mal, dass ich ein Bad renovieren ließ, also hatte ich keine Ahnung, wie ich es planen sollte. Und es sollten gleich fünf Parteien im Bad arbeiten: jemand für die Elektrik, das Wasser, die Fliesen, die abgehängte Decke und jemand für den letzten Schliff. Eine herkömmliche Wasserfallplanung würde mir hier nicht weiterhelfen. Denn ich hatte keine Ahnung von der Reihenfolge und dem Zeitaufwand der Arbeiten. Kurz gesagt, ich konnte die Arbeit für die verschiedenen Parteien nicht planen. Bei dem Lean Pull Planning planen die Teilnehmer ihre eigene Arbeit, und das schien in dieser Situation ein ausgezeichneter Plan zu sein.
Ich bin folgendermaßen vorgegangen: An der Wand habe ich die Wochen und Tage in eine Matrix eingetragen. Außerdem nannte ich eine Reihe von Schnittstellen, die ich kannte (auf Post-its geschrieben), und gab den Termin an.
Mit Hilfe des Pull Planning erleichterte ich die Kommunikation und die gegenseitige Abstimmung der verschiedenen am Projekt beteiligten Personen. Wir identifizierten zunächst alle Schnittstellen und planten um sie herum. Jeder entschied, wie viel Zeit er oder sie brauchte und wann er oder sie die Gelegenheit hatte, welche Arbeit zu erledigen, wobei die eigene Agenda im Vordergrund stand. Und so haben wir gemeinsam geplant, mit einer gemeinsamen Vision und einem gemeinsamen Ziel, was sehr wichtig ist. Keiner hat uns etwas aufgezwungen. Nun, bis auf die Frist. Die sich glücklicherweise als realistisch herausstellte.
Natürlich gab es einige Lacher beim Anblick der Wand mit Post-Its und Klebeband. Aber innerhalb von fünfzehn Minuten wussten wir, wer wofür zuständig war und welche Arbeiten erledigt werden mussten, bevor die nächste Person mitmachen konnte. Während der Ausführung brauchte ich also nicht viel Zeit, um zu fragen, ob die Leute rechtzeitig kommen würden und was zu tun war, bevor sie es erreichen konnten. Sie wussten das von einander. Und sie arbeiteten gemeinsam auf das Endziel hin.
Das Lean Pull Planning für das Gespräch:
5S – Ein aufgeräumter Arbeitsplatz
Wenn man nicht aufpasst, ist das Haus in kürzester Zeit ein einziges Chaos aus Bauschutt, Verpackungsmaterial, neuen Möbeln in Kartons, Pinseln, einer (feinen) Staubschicht, in der man seine Fußabdrücke sehen kann, einem Spülbecken voller schmutzigem Geschirr und herumliegenden Werkzeugen. Das ist nicht sicher, nicht angenehm und führt dazu, dass man immer wieder suchen muss, was man braucht, und dass man ständig Dinge umräumt.
Es ist Zeitverschwendung, sich jeden Tag mit all diesen Abfällen herumzuschlagen.
Also haben wir am Ende eines jeden Tages alle zusammen das Haus aufgeräumt. Das dauert schnell eine halbe Stunde. Also schufen wir einige Routinen, um das Haus sauber und ordentlich zu halten, sodass wir jeden Morgen einen aufgeräumten Arbeitsplatz vorfanden. Und dass man alles sofort benutzen konnte, wenn man es brauchte. Und ja, da kommen die Post-its wieder um die Ecke.
Einige unserer 5Sroutinen:
- Küche aufgeräumt und Geschirrspüler angeschaltet
- Alle Werkzeuge wieder an ihrem Platz
- Pinsel und Tabletts gereinigt und im Treppenschrank geordnet
- Ein wöchentlicher Ausflug zur Müllhalde
First Time Right und Just in Time – Bauabläufe
Was ich bei meinen Kunden im Baugewerbe oft erlebe, habe ich jetzt wieder gesehen: Wo lasse ich die ganzen Baumaterialien? Im Idealfall werden die Badfliesen um 7:00 Uhr geliefert und der Fliesenleger klebt sie ab 7:01 Uhr an die Wand. Leider funktioniert das in der Praxis nicht so „lean“.
Es lohnt sich also, genau zu überlegen, wann Sie Materialien und Möbel anliefern lassen und wo Sie alles unterbringen wollen. Man will den Bestand minimieren und Muskelkater vermeiden, weil man alles dreimal in der Hand hat. Das erfordert ein hohes Maß an Koordination und Arrangement. Hätte ich alles gleich zu Beginn der Renovierung kommen lassen, hätte ich viel weniger anrufen und organisieren müssen. Aber ich bin mir auch sicher, dass die Sachen dann ein Dutzend Mal umgeräumt worden wären. Und dann hätte ich wahrscheinlich erst Wochen später erfahren, dass wir doch eine Stange als Handbrause bekommen haben, statt einer runden, wie vereinbart. Jetzt habe ich es ganz schnell gemerkt, weil zwischen Lieferung und Montage nicht viel Zeit lag (Just in Time).
Ein schönes Beispiel ist der neue Fußboden, den wir etwas zu oft in die Finger bekommen haben:
- Vom Vorgarten (auf Paletten) ins Wohnzimmer
- Anders verlegt, denn die Bretter müssen sich akklimatisieren. Und sie müssen auf eine besondere Weise verlegt werden
- Verlegt, weil der Mann, der den Boden verlegen sollte, unbedingt an der blauen Wand anfangen wollte.
Sie hätten 1x auf die richtige Art und Weise (First Time Right), am richtigen Ort, gut sein können.
Falsch platziert:
Der zweite Stapel. Richtig ausgelegt zum Akklimatisieren. Allerdings an der falschen Stelle:
Der dritte Stapel. Jetzt korrekt an der richtigen Stelle ausgelegt:
Es gibt noch viel mehr über die Renovierung und den Umzug zu erzählen. Darüber werden Sie beim nächsten Mal mehr lesen. Dann werde ich unter anderem darauf eingehen, wie ich Elemente aus dem Lean-Haus angewendet habe.
Ich hoffe, ich habe Sie inspiriert, wie Sie die Agile- und Lean-Philosophie leicht in Ihrem persönlichen Leben anwenden können. Es muss nicht alles so kompliziert sein. Oft reicht es aus, den gesunden Menschenverstand zu benutzen. Und das nennen wir dann Agile oder Lean.
