Haben Sie sich jemals gefragt, wie Feedbackschleifen in Kanban funktionieren? Wie können Sie sie effektiver nutzen und wie oft wenden Sie sie an? In diesem 5. Beitrag der Kanban-Blogreihe erzähle ich Ihnen, wie Feedbackschleifen zustande kommen.
Die 6 Kanban-Kernpraktiken
Die Kanban-Kernpraktiken erklären in sechs Blogbeiträgen, wie man in der Praxis ein gut funktionierendes Kanban-System aufbaut.
- Arbeitsabläufe visualisieren
- Reduzieren Sie den Work In Progress (WIP)
- Verwalten des Kanban Flows
- Arbeitsvereinbarungen explizit machen
- Feedbackschleifen einrichten
- Gemeinsam verbessern, experimentell entwickeln
Was ist Feedback?
Feedback ist überall und in vielen Formen vorhanden. Oft merkt man es nicht, weil es automatisch erfolgt, aber manchmal ist es sehr bewusst und ausdrücklich. Feedback bedeutet wörtlich Rückmeldung. Es bedeutet, dass man sich ansieht, was gerade passiert oder in der Vergangenheit passiert ist. Ein Beispiel: Wenn Sie Fahrrad fahren, nutzen Sie ständig Informationen von Ihren Sinnen, um sicherzustellen, dass Sie nicht umfallen. Sie passen sich ständig an, um sicherzustellen, dass alle Störungen neutralisiert werden. Oder wenn jemand ein unerwünschtes Verhalten zeigt, können Sie ihm in einem Gespräch eine Rückmeldung geben und ihn auffordern, sein Verhalten zu ändern.
Wie wird Feedback im Rahmen von Kanban eingesetzt?
Für kontrollierte Prozesse wie Kanban sind Feedbackschleifen unerlässlich, und sie sind besonders wichtig für evolutionäre Veränderungen. Dieser Wandel in kleinen Schritten ist ein Schlüsselprinzip von Kanban. Kanban hält es für wichtig, sich kontinuierlich zu verbessern, und das geschieht durch Feedback. Deshalb wird es in Kanban auf vielfältige und gezielte Weise eingesetzt.
Wie schnell ist die Feedbackschleife innerhalb von Kanban?
Bei jeder dieser Feedbackschleifen ist es wichtig, dass sie regelmäßig und in der richtigen Häufigkeit stattfinden. Einer der Grundsätze von Agile ist „Früh und oft scheitern“. Die Idee dahinter ist, dass man aus seinen Fehlern lernt. Indem man früh und oft scheitert, kann man in kurzer Zeit viel lernen und sich so ständig verbessern. Würde man die Aussage umdrehen, würde man spät und selten scheitern. Das führt zu Passivität und Prokrastination, was nicht produktiv ist.
Wenn Sie also eine Feedbackschleife einrichten, sollten Sie sie so kurz wie möglich halten. Auf diese Weise sind Sie so flexibel wie möglich. Wenn Sie länger warten, werden sich Ihre Verbesserungen verzögern und Sie werden weniger agil sein; wenn Sie sie zu kurz gestalten, werden Sie mit Änderungen beginnen, noch bevor die Wirkung der vorherigen Änderung sichtbar ist. Jede Art von Feedbackschleife hat also ihre eigene Frequenz.
Schwerpunktbereiche für Feedback
Es gibt drei Schwerpunktbereiche, die man mit Kanban betrachten kann. Diese sind: Feedback zu Prozess, Produkt und Fortschritt. Die Fragen, die Sie damit verknüpfen können, sind jeweils:
– Wie geht es uns und wie können wir es besser machen?
– Tun oder machen wir das Richtige?
– Sorgen wir dafür, dass es fertig wird?
Kanban-Werkzeuge für Feedback
Kanban verwendet drei Arten von Werkzeugen zur Erleichterung des Feedbacks:
- Das Kanban Board
- Metriken
- Kadenz
Feedback mit dem Kanban Board
Das Kanban Board dient der Visualisierung des Arbeitsablaufs und bietet Feedback-Möglichkeiten. Schließlich können Sie sehen, welche Arbeit sich an welcher Stelle des Arbeitsablaufs befindet, und dies nutzen, um Anpassungen vorzunehmen. Eine weitere Möglichkeit, eine Feedbackschleife einzubauen, ist das Einfügen eines Überprüfungsschritts auf dem Kanban Board, sodass die Überprüfung des Ergebnisses Teil der Produktentwicklung wird. Dies ist also ein Feedback zum Fortschritt bzw. zum Prozess.
Feedback mit Hilfe von Metriken
Die zweite Art sind die so genannten Metriken. Metriken sind messbare Größen in Ihrem Prozess. Die wichtigsten in Kanban sind: Durchlaufzeit, Liefergeschwindigkeit und Work In Progress. Sie ermöglichen es Ihnen, Anpassungen vorzunehmen. Wenn Sie zum Beispiel sehen, dass die Durchlaufzeit eines Artikels sehr hoch zu werden droht, können Sie Ihre Aufmerksamkeit auf dieses Item richten und sicherstellen, dass es fertiggestellt wird.
Feedback aus Meetings
Der dritte Typ sind die so genannten Kadenztreffen. Dabei handelt es sich um Meetings, die in einer bestimmten Häufigkeit stattfinden und sich auf einen eigenen Aspekt konzentrieren. In Kanban gibt es Kadenzen auf jeder Ebene, von hochrangigen über strategische bis hin zu operativen Besprechungen, die sich auf die alltäglichen Details konzentrieren. Das soll nicht heißen, dass alle diese Besprechungen für jede Organisation oder jedes Team relevant sind. Auch hier gilt: Beginnen Sie mit dem, was Sie haben, und ändern Sie es in kleinen Schritten. Schauen Sie sich also Ihre eigene Situation genau an, fragen Sie sich, was auf Sie zutrifft, und fangen Sie klein an. Stellen Sie sicher, dass Sie zumindest die drei Bereiche Prozess, Produkt und Fortschritt bewusst berücksichtigen.
Beginnen Sie dazu zumindest mit der täglichen Kanban-Besprechung, bei der es um den Fortschritt geht („Gibt es irgendwelche Blockaden?“), und dem Replenishment Meeting, bei dem es um das Produkt geht („Was nehmen wir als Nächstes in Angriff?“). Es ist eine gute Idee, den Prozess in regelmäßigen Abständen in einer Retrospektive zu betrachten, in der Sie z. B. Arbeitsvereinbarungen bewerten und anpassen.
Fazit
Wir haben gesehen, dass Feedbackschleifen den Kanban-Prozess, das Produkt und den Fortschritt verbessern. Dies geschieht mithilfe des Kanban Boards, von Metriken und Meetings.
Im nächsten Beitrag dieser Serie werden wir uns mit der Kanban-Praxis Nr. 6 beschäftigen: Gemeinsam verbessern, experimentell entwickeln.
