Haben Sie manchmal so viel zu tun, dass Sie den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen können? Haben Sie immer das Gefühl, dass Sie multitaskingfähig sind und sich auf nichts konzentrieren können? Oder dass all die Aufgaben, die Sie gleichzeitig erledigen müssen, Ihre Produktivität schmälern, anstatt Sie zu härterer Arbeit zu motivieren? Das ist ein häufiges Problem in Teams, die mit Kanban arbeiten. Zum Glück gibt es eine Lösung: WIP-Limits. In diesem Blog erfahren Sie, was ein WIP-Limit ist und wie es zur Steigerung der Effizienz und Arbeitszufriedenheit beitragen kann. Klingt gut, oder?
Wofür steht WIP?
WIP ist die Abkürzung für Work In Progress (Arbeit in Arbeit). Mit anderen Worten, die gesamte Arbeit, die Sie als Team oder als Organisation zur gleichen Zeit leisten. Wenn der WIP zu stark ansteigt (Sie sind mit vielen Aufgaben gleichzeitig beschäftigt), führt dies zu Verzögerungen. Man kann immer nur an einer Sache arbeiten und alle anderen Arbeiten kommen zum Stillstand. Dadurch erhöht sich die durchschnittliche Durchlaufzeit der Arbeit.
Der größte Fehler bei der Anwendung des WIP
Die Unterbrechung einer Arbeit, um zwischendurch eine andere zu erledigen, wird als Context Switching bezeichnet. Untersuchungen haben gezeigt, dass ein ständiger Wechsel zwischen den Aufgaben dazu führt, dass Aufgaben länger dauern. Jedes Mal müssen Sie Ihre Aufmerksamkeit auf eine andere Aufgabe lenken. Aber zum Glück gibt es noch Menschen, die multitaskingfähig sind! Unter Multitasking versteht man die gleichzeitige Erledigung mehrerer Aufgaben. Newsflash: So etwas gibt es nicht. Multitasking ist eine Illusion. Wer behauptet, multitaskingfähig zu sein, wechselt selbst nur schnell zwischen verschiedenen Aufgaben. (Salvucci, D. D., & Taatgen, N. A. (2008). Treaded cognition: An integrated theory of concurrent multitasking. Psychological Review, 115, 101-130)
Ein steigender WIP führt zu Ineffizienz
Ein zunehmender WIP kann auch zu Fehlern führen, weil der Fokus verloren geht. Es kann sein, dass Sie Dinge durcheinander bringen oder Details von Items, die schon eine Weile still liegen, nicht mehr erkennen. Sie könnten sogar ganze Arbeitsaufgaben vergessen. All dies führt zu Frustration und Nacharbeit.
Und um ehrlich zu sein, liest man nicht fünf Bücher nebeneinander. Man denkt ständig darüber nach, welche Figuren in diesem Buch vorkamen, und die Handlungsstränge geraten durcheinander. Ab einem gewissen Punkt versteht man die Geschichten nicht mehr und der Spaß ist dahin.
Wie gut können Sie sich konzentrieren? Testen Sie es in diesem Video. Zählen Sie, wie oft die Spieler mit dem weißen T-Shirt den Basketball umherwerfen.
Durcharbeiten: Push
Wir nennen das Arbeiten sobald es sich anbietet, Push. Die Arbeit wird gewissermaßen in das System hineingeschoben. Stellen Sie sich vor, Ihr Vorgesetzter käme jeden Tag mit neuen Aufgaben. Diese Betonung der Auslastung (jeder muss „voll“ ausgelastet sein) führt dazu, dass alle sehr hart arbeiten, aber wenig oder gar keine Fortschritte erzielt werden. Vergleichen Sie es mit dem Verkehr auf der Autobahn. Wenn die Autobahn voll ausgelastet ist, stehen Sie alle im Stau. Er wird nicht schneller, wenn man mehr Autos auf ihn schiebt. Im Gegenteil. Die Vorlauf- oder Durchlaufzeiten von Arbeitsposten steigen, es gibt Stapel von Arbeitsposten, die fast fertig sind. Aber fast fertig ist nicht fertig, und deshalb haben Sie nichts vorzuweisen. Schließlich wird es schwierig, den Überblick über die gesamte Situation zu behalten. Wir sind mehr mit dem Organisieren und Vermitteln beschäftigt als mit der Arbeit selbst.
Verwenden Sie ein WIP-Limit
Sie wollen die Arbeit schnell erledigen (Verkürzung der Durchlaufzeit), und die Konzentration auf eine maximale Kapazitätsauslastung ist kontraproduktiv. Durch die Festlegung eines WIP-Limits schaffen Sie Platz in der Arbeitslast und verhindern, dass das System überlastet wird. Dadurch wird die Arbeit wieder flüssig. Sie schaffen einen Flow. Oder um bei den Begriffen der Autobahn zu bleiben: Wir werden wieder fahren. Bei Kanban stellt die WIP-Grenze die maximale Anzahl von Items dar, an denen eine Person oder ein Team gleichzeitig arbeiten kann. Das WIP-Limit wird auf einem Kanban Board angezeigt und kann für einen gesamten Kanban-Prozess oder pro Prozessschritt festgelegt werden.
Die Kraft von: Pull
Die Einführung von Kanban-WIP-Limits ist eine wesentliche Arbeitsmethode in Kanban. Es ermöglicht den Teams, den Umfang der laufenden Arbeit zu stabilisieren und die Vorhersehbarkeit zu erhöhen. Durch WIP-Limits schaffen Sie Pull: Nur wenn die Menge der in Arbeit befindlichen Arbeit unter das Limit fällt, ziehen Sie neue Arbeit herein. Dadurch wird automatisch sichergestellt, dass sich Ihr Team auf die Erledigung der Arbeit konzentriert. Schließlich kann man keine neue Arbeit annehmen, wenn man am Limit ist, also beendet man zuerst die laufende Arbeit. Dies nennt man „Hör auf anzufangen, fang an zu beenden“. Auf diese Weise arbeiten Sie als Team nur an dem, was Sie bewältigen können.
Ein WIP-Limit pro Schritt
Ein Prozessschritt kann schneller sein als ein anderer. Zum Beispiel: Reis kochen. Der Prozessschritt des Kochens des Reises dauert viel länger als der Prozessschritt des Abgießens. Aus diesem Grund können Sie WIP-Grenzen pro Prozessschritt festlegen. Dadurch wird verhindert, dass sich die Items bei jedem Prozessschritt stapeln und der nächste Schritt mit immer mehr Arbeit belastet wird. Es entsteht sozusagen ein Stau, weil die Straße verengt ist. Wenn Sie jetzt die WIP-Grenze des ersten Schritts herabsetzen, können Sie sicherstellen, dass der nachfolgende Schritt mit dem Tempo mithalten kann. Indem Sie ständig überprüfen, wo sich die Arbeitsposten im Prozess befinden und wie groß die Arbeitsvorräte (Warteschlangen) sind, können Sie Blockaden, Engpässe und Ineffizienzen aufdecken. Auf diese Weise können Sie letztlich die tatsächliche Kapazität Ihres Teams ermitteln und verhindern, dass es überlastet oder demotiviert wird.
Das Arbeiten mit WIP-Limits hat eine Reihe von zusätzlichen Vorteilen. Erstens helfen sie Ihrem Team, von der höchsten bis zur niedrigsten Priorität zu arbeiten und so jedes Mal den größten Nutzen zu erzielen. Zweitens wird Ihr Team mehr zusammenarbeiten, um Aufgaben zu erledigen. Die Arbeit ist abgeschlossen, bevor Ihr Team zu etwas Neuem übergeht.
Wie bestimmen Sie Ihr WIP-Limit?
Bisher haben wir vor allem über das Wie und die Logik von WIP und WIP-Limits gesprochen. Aber wie bestimmen Sie Ihre WIP-Grenzen? Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten. Kanban basiert auf den Prinzipien: Beginnen Sie mit dem, was Sie jetzt tun, und ändern Sie es in kleinen Schritten. Sie können sich also einfach ansehen, an wie vielen Aufgaben Sie als Team arbeiten, und dies als WIP-Limit festlegen. Angenommen, es handelt sich um 11 Einträge. Wenn das Team dann bereit ist, können Sie diese Zahl auf, sagen wir, 9 senken. Auf diese Weise können Sie Schritt für Schritt vorgehen, bis Sie das Gefühl haben, dass Sie einen optimalen Flow erreicht haben.
Der zweite Ansatz ist: Setzen Sie Ihr WIP-Limit auf die Anzahl der Teammitglieder -1. Dies wird die Teammitglieder zur Zusammenarbeit zwingen. Auch hier gilt: gut beobachten und entsprechend den Ergebnissen anpassen.
Die dritte Möglichkeit: Setzen Sie das WIP-Limit auf das Zweifache der Anzahl der Teammitglieder, oder noch schärfer: das 1,5-fache der Anzahl der Teammitglieder (bei einer ungeraden Anzahl von Teammitgliedern runden Sie das Ergebnis auf). Dadurch wird der WIP-Wert niedrig gehalten, aber dennoch eine gewisse Flexibilität ermöglicht, falls Gegenstände blockiert werden.
Der radikalste Ansatz ist der ‚Single Piece Flow‘, d. h. WIP-Grenze = 1. Dies ist jedoch nicht immer praktikabel und kann einschränkend sein.
Welcher Ansatz am besten funktioniert, hängt natürlich stark von Ihrer Situation ab. Wie groß ist das Team, was sind die Schritte im Prozess, gibt es viele Momente, in denen man auf externe Schritte warten muss, was ist die Art der Arbeit und so weiter.
