Was ist Kanban?

Durch welche Kernpraktiken zeichnet sich die Kanban-Methode aus?

Im Rahmen der Kanban-Methode haben sich im Zeitverlauf sechs Kernpraktiken herauskristallisiert. Nachfolgend werden sie ausführlich erläutert.

1. Visualisieren, was sich visualisieren lässt

Bei der Kanban-Methode steht Visualisierung zentral. Schon ganz am Anfang werden Arbeitsabläufe visualisiert. Es ist wichtig, dass das Team den Prozess der Visualisierung des Arbeitsflusses gemeinsam durchläuft. Nur so kann es sich darüber einig werden, wie die gemeinsame Arbeit abläuft oder ablaufen soll. Neben der Visualisierung des Prozesses werden auch Vereinbarungen über Arbeitsweisen bildlich dargestellt. So kann für jeden Prozessschritt festgehalten werden, welche Bedingungen für die Übergabe der Arbeit in den nächsten Prozessschritt abgemacht wurden. Außerdem soll das Team gemeinsam entscheiden, welche Informationen auf einem Post-it/ einer Karte festgehalten werden sollen. Beispiele sind: Wer für welche Aufgabe zuständig ist, wieviel Aufwand mit der Erledigung einer Aufgabe verbunden ist oder ob eine Aufgabe von anderen abhängt oder durch sie blockiert ist. Ein visualisierter Arbeitsfluss kann wie folgt aussehen: Die untenstehende Abbildung zeigt ein echtes Praxisbeispiel für die Implementierung der Kanban Methode:

2. Die Menge gleichzeitig zu erledigender Arbeiten begrenzen

Die Menge der Arbeiten, mit denen das Team zu einem bestimmten Zeitpunkt beschäftigt ist, wird als “Work in Progress” oder kurz “WIP” bezeichnet (s. in untenstehender Abbildung dargestellte WIP (4, 4, 6, 4)). Für viele von uns ist es normal, neue Arbeiten so schnell wie möglich anzugehen. Sobald sich eine neue Aufgabe ergibt, bitten Manager ihre Mitarbeiter, sie zu erledigen. Das ist das Push-Modell: Arbeit wird von außen nach innen weitergereicht. Das führ allerdings dazu, dass Prozesse überlaufen. Mitarbeiter sind mit so vielen Aufgaben gleichzeig beschäftigt, dass sich alle Durchlaufzeiten verlängern. Es entsteht ein Gefühl des Verlusts der Kontrolle über die eigene Arbeit. Der Druck nimmt zu, und trotzdem bleibt das Ergebnis unter dem Strich hinter den Erwartungen zurück. Die Kanban-Methode fußt auf dem Pull-Modell. Pull bedeutet, dass erst dann neue Arbeit in den Prozess „gezogen“ wird, wenn ausreichend Kapazitäten verfügbar sind. Die Zahl angefangener Arbeiten wird begrenzt und ein WIP-Limit festgelegt. Werden weniger Aufgaben gleichzeitig erledigt, lassen sich kürzere Durchlaufzeiten realisieren und die Qualität verbessern. Außerdem wir die Anpassungsfähigkeit für den Fall gesteigert, dass sich andere Prioritäten ergeben. In dem Moment gibt es dann nämlich nicht zig nur halb erledigte Aufgaben.

3. Den Arbeitsfluss steuern

Wenn Sie die Kanban Methode anwenden und den Arbeitsprozess und getroffene Vereinbarungen visualisiert, sowie WIP-Limits definiert haben, können Sie den Arbeitsfluss optimieren. Von einem guten Arbeitsfluss ist dann die Rede, wenn die Karten auf dem Kanban-Board kaum noch zum Stillstand kommen. Gemessen wird die Qualität des Arbeitsflusses an der Durchlauf- bzw. Lieferzeit. Je kürzer diese sind, desto besser ist der Arbeitsfluss („lead time“ in obenstehender Abbildung).

4. Explizite Prozessregeln vereinbaren

Haben Sie mit Ihrem Team deutlich vereinbart, wie die Zusammenarbeit ablaufen soll? Womöglich nicht, und damit sind Sie auch kein Einzelfall. Aber wenn Erwartungen ausgesprochen werden, können Sie die Produktivität und Zusammenarbeit erheblich verbessern. Treffen Sie also ein paar (nicht zu viele) einfache Vereinbarungen. Machen Sie diese sichtbar. Und sorgen Sie dafür, dass ihnen immer nachgekommen wird. Aber verändern Sie die Vereinbarungen, wenn das nötig ist. Sie können Vereinbarungen über WIP-Limits treffen oder über die Zahl an jedem Prozessschritt beteiligter Mitarbeiter. Oder Sie legen fest, dass der eine dem anderen hilft, wenn sie/ er Zeit übrig hat. Auch Arbeitsweisen können Sie definieren oder sich darüber einig werden, wann neue Aufgaben angegangen werden.

5. Feedbackschleifen implementieren

Kontinuierliche Verbesserung ist einer der festen Bestandteile der Kanban-Methode. Sie wird durch tägliche, wöchentliche und monatliche Feedbackschleifen ermöglicht. In regelmäßigen Meetings wird jeweils zu festen Terminen en bestimmtes Thema besprochen. Das untenstehende Beispiel zeigt, welche Meetings mit welcher Frequenz geplant werden können. Unter der Abbildung werden sie kurz erläutert. Feedbackschleifen sind mit grauen Pfeilen dargestellt.

• Strategy Review: Um zu diskutieren, wie sich die Außenwelt im Verhältnis zum Prozess oder zu den Prozessen der Organisation verändert hat. Gegebenenfalls kann das Produkt- bzw. Dienstleistungsangebot überdacht werden.
• Operations Review: Um zu besprechen, ob ein Gleichgewicht zwischen den Prozessen herrscht (v.a. Verteilung begrenzter Ressourcen)
• Risk Review: Es wird thematisiert, was Ihr Team behindert oder die Produktivität des Prozesses vermindert.
• Service Delivery Review: Die Effektivität der letztendlich abgelieferten Arbeit wird beurteilt und verbessert.
• Replenishment Meeting: Aufgaben werden hinter einen Zusagepunkt geschoben. Der „Zusagepunkt“ ist in der ersten Abbildung dargestellt, in der das Kanban Board vorgestellt wird. Für die Scrummer unter uns: Diese Besprechung ähnelt ein bisschen dem Sprint Planning.
• Kanban Meeting: Für die tägliche Abstimmung. Dieses Meeting ermöglicht die Selbststeuerung. Es ähnelt dem Daily Scrum, stellt aber nur die Frage, ob jemand in seiner Arbeit durch etwas behindert wird.
• Delivery Planning: Das Überwachen und Planen der Fertigstellung bzw. letztendlichen Lieferung.

Achtung: Bei der Kanban-Methode ist es kein Muss, dass all diese Besprechungen stattfinden oder gar einzeln abgehalten werden. Viele Teams haben am Anfang nur die tägliche besprechung und das Replenishment Meeting (Nachschubbesprechung). Die anderen Themen werden in bestehende Meetings integriert.

6. Gemeinsam besser werden, experimentell weiterentwickeln

Viele Veränderungsprozesse starten mit einer deutlichen Definition des Zielzustands. Auf diesen wird dann gerichtet hingearbeitet. Bei der Kanban-Methode ist das nicht der Fall. Sie geht von der aktuellen Situation aus (und von der Klugheit, die ihr innewohnt und sich über die Jahre hinweg entwickelt hat). Teams, die die Kanban-Methode übernehmen, entwickeln sich allmählich, indem sie kleine Experimente wagen.

Wie kann ich mehr über die Kanban Methode erfahren?

“Was ist Kanban?” Diese Frage stand ganz am Anfang dieses Blogartikels. Wir hoffen, sie zumindest in groben Zügen beantwortet zu haben. Möchten Sie mehr über Kanban erfahren oder überlegen Sie, die Kanban Methode für Ihr Team oder Ihre Organisation zu implementieren? Dann nehmen Sie freibleibend Kontakt mit uns auf, um über unsere Kanban Schulung und unser Kanban Coaching zu sprechen. Zusätzliche Themen der Kanban Schulung:

• Was ist ein Arbeitsfluss-System?
• Welche Prinzipien liegen der Entwicklung der Kanban-Methode zugrunde?
• Welche Rollen werden bei der Kanban Methode unterschieden?
• Wiederholung und Vertiefung der Inhalte des obenstehenden Artikels
• Vorhersagen und Kennzahlen im Zusammenhang mit Kanban
• Kanban-Mindset/ Werte
• Einführung von Kanban in Ihr Team oder Ihre Organisation
• Kanban-Erweiterung auf Organisationsebene