Der Jira Administrator ist der Verwalter der Jira Software für das gesamte Unternehmen. Um diesen Administratoren eine Hilfestellung zu geben, haben wir neun Tipps aufgelistet.
1. Backups
Bei der Verwendung von Jira ist es ratsam, Backups zu erstellen. Das scheint logisch, wird aber keineswegs immer gemacht. Wie häufig ein Backup gemacht werden sollte, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Im Prinzip ist einmal am Tag ein guter Standard, aber wenn Ihr Unternehmen viel mit kritischen Informationen arbeitet, ist es klüger, dies öfter zu tun. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie als Administrator wissen, wie Sie ein Backup wiederherstellen können, falls dies erforderlich ist.
2. Testumgebung
Ein etwas weniger offensichtlicher Tipp ist die Einrichtung einer Testumgebung. Die Jira-Umgebung kann manchmal recht kompliziert sein, weil verschiedene automatische Aktionen eingerichtet sind. Wenn Sie neue Anwendungen oder Komponenten installieren, ist es sinnvoll, zunächst zu testen, ob dies in der Testumgebung gut funktioniert. Auf diese Weise stürzt nicht gleich die ganze Umgebung ab, wenn etwas nicht in Ordnung ist.
3. Updates
Im Allgemeinen sind die Menschen daran gewöhnt, immer die neuesten Softwareversionen herunterzuladen, da sie Verbesserungen und Sicherheitsaktualisierungen enthalten. Bei Jira ist das anders. Einige Anwendungen sind noch nicht auf neue Softwareversionen aktualisiert und funktionieren nicht mehr, wenn die Updates installiert sind. Außerdem unterstützen neue Softwareversionen alte Datenbanken nicht mehr. Daher ist es klug, auch Software-Updates zunächst in der Testumgebung auszuprobieren.
Prüfen Sie hier, ob Ihre Anwendungen an die neuen Updates angepasst sind.
4. Gewährung des Zugangs
Auf den ersten Blick scheint es bequem, jedem Mitglied eines Teams viele Rechte zu geben, damit es alles selbst kontrollieren kann. Auf lange Sicht ist dies jedoch nicht der Fall. Denn der Jira Administrator, der sich um alles kümmert, weiß auf diese Weise nicht viel über die verschiedenen Komponenten innerhalb von Jira und kann daher viele Probleme nicht einfach beheben. Außerdem kann die Vergabe von zu vielen Rechten dazu führen, dass die Teammitglieder selbst die Rechte anderer modifizieren und Einstellungen ändern, was zu einem großen Chaos führen kann. Daher ist es am besten, alles dem Jira Administrator zu überlassen.
5. Große Arbeitsabläufe
Wenn Sie einen großen Arbeitsablauf für ein großes Projekt erstellen, funktioniert dies in der Regel nicht sehr gut. Tatsächlich wird er dadurch oft unübersichtlich. Daher ist es sinnvoller, den Arbeitsablauf in mehrere kleine Arbeitsabläufe zu unterteilen.
6. Bezeichnung
Jira hat viele verschiedene Komponenten mit spezifischen Namen. Versuchen Sie, diese Namen so oft wie möglich in Ihrem Team zu verwenden. Auf diese Weise weiß jeder, wovon Sie sprechen, wenn Sie über Arbeitsabläufe oder Probleme sprechen. Das macht die Zusammenarbeit einfacher. Wenn Sie neue Boards, Workflows oder andere Komponenten erstellen, ist es außerdem sinnvoll, sie mit einem Standardnamen zu versehen. Auf diese Weise können andere sie leichter finden.
7. Teammitglieder updaten
Es ist ratsam, Ihre Teammitglieder über Änderungen in Ihrer Jira-Umgebung zu informieren. Oft bringen Aktualisierungen, wie z. B. das Hinzufügen neuer Anwendungen, große Veränderungen für die Benutzer mit sich. Es kann auch sein, dass die Nutzer lange auf bestimmte Updates gewartet haben. Dann ist es gut, wenn sie sofort informiert werden, wenn das Update da ist.
8. Dokumentation
Unter Dokumentation versteht man z. B. Handbücher für die Arbeit mit Jira. Auf den ersten Blick mag eine ständige Dokumentation unnötig und zeitaufwendig erscheinen. Das ist jedoch nicht der Fall. Es ist sehr ratsam, Ihre Dokumentation in Ordnung zu halten, und Sie werden feststellen, dass Sie davon langfristig sehr profitieren werden. So ist es beispielsweise sinnvoll, ein Standardhandbuch mit allen Grundlagen zu erstellen, die Sie für den Einstieg benötigen. Schließlich werden Sie als Jira Administrator oft die gleichen Fragen gestellt bekommen. Wenn Sie ein Standardhandbuch haben, können Sie Ihre Mitarbeiter darauf verweisen. Eine Liste der Anwendungen mit einer Erklärung ihrer Funktionsweise ist ebenfalls nützlich. Ein praktisches Tool für diese Aufgabe ist Confluence.
9. Atlassian Unterstützung
Zu guter Letzt sollten Sie den Support von Atlassian in Anspruch nehmen. Atlassian hat eine ganze Umgebung mit Erklärungen, Antworten auf häufig gestellte Fragen und Lösungen für Probleme eingerichtet. Natürlich gibt es dafür einen Grund, also machen Sie davon Gebrauch. Es gibt verschiedene Seiten für verschiedene Probleme:
- Kontaktieren Sie Atlassian bei Fragen oder Problemen: https://support.atlassian.com/contact/#/;
- Handbücher für Benutzer und Administratoren: https://support.atlassian.com/
- Für weniger dringende Fragen: https://community.atlassian.com/
- Spezifische Fragen, z. B. zu einer Implementierung: info@agilescrumgroup.de
