Suchen Sie nach einer soliden Methode für den Einstieg in Kanban? Dann suchen Sie nicht weiter. Um den Teams einen schnellen Start zu ermöglichen, hat Kanban STATIK entwickelt, einen Schritt-für-Schritt-Plan zur Einführung von Kanban in der Organisation.
Was bedeutet STATIK?
STATIK ist ein Akronym und steht für Systems Thinking Approach to Implementing Kanban. Jedes Kanban-Board oder -System ist einzigartig und kann daher nicht einfach eins zu eins kopiert werden. STATIK hilft einem Team, in 8 wiederholbaren Schritten zu einem System zu gelangen, das seinen spezifischen Abläufen und Bedürfnissen entspricht.
Für wen ist STATIK geeignet?
STATIK bietet Schritte für jeden, der mit Kanban beginnen oder das bestehende Kanban-System optimieren möchte. Es ist enorm wichtig, dass die STATIK-Schritte von dem Team umgesetzt werden, das die Arbeit tatsächlich erledigt. Nur sie wissen, wie sie den Arbeitsfluss unterbrechen können, und selbst innerhalb des Teams wird es in den meisten Fällen noch Diskussionen darüber geben. Dies sind die wertvollsten Meinungen, die in den Prozess einbezogen werden sollten.
Die 8 STATIK-Schritte
Laut dem offiziellen Kanban-Leitfaden gibt es 6 STATIK-Schritte. An vielen Stellen stoßen wir jedoch auf 2 zusätzliche Schritte, einen am Anfang und einen am Ende. Wir besprechen hier alle 8 Schritte.
Schritt 1: Für den Zweck geeignet
In diesem ersten Schritt wollen wir unsere Dienstleistung von vorne bis hinten verstehen. Dabei gehen wir von der aktuellen Situation aus und befassen uns daher nicht mit Veränderungen.
Hier sind einige Beispiele für Fragen, die helfen können, den „Zweck“ der Dienstleistung zu ermitteln:
- Was wollen wir liefern?
- Was ist die Vision für unsere Dienstleistung?
- Wer konsumiert unsere Dienstleistung?
- Warum ist unsere Dienstleistung wertvoll?
- Wie bedienen wir unsere Kunden?
- Woher wissen wir, ob unsere Dienstleistung wertvoll ist?
Als Nächstes können Sie gemeinsam mit dem Team die „Für den Zweck geeignet“-Kriterien festlegen. Dies sind Kriterien, die der Dienst erfüllen muss, um die Kundenzufriedenheit hoch zu halten, wie z. B. Qualität, Liefergeschwindigkeit, Sicherheit usw.
Schritt 2: Unzufriedenheit
Im zweiten Schritt sucht das Team nach Quellen der Unzufriedenheit, denn wenn wir wissen, womit wir unzufrieden sind, wissen wir auch, was wir später im Prozess angehen müssen.
Diese Unzufriedenheit kann innerhalb des Teams, in der weiteren Organisation, aber auch beim Kunden liegen. Denken Sie an eine hohe Arbeitsbelastung, nicht eingehaltene Fristen, mangelnde Qualität oder fehlendes Engagement im Team.
Visualisieren Sie die Ergebnisse in einer Übersicht über interne und externe Unzufriedenheiten. Natürlich ist es von großem Nutzen, alle Arten von Stakeholdern in diesen Schritt einzubeziehen, damit Sie nicht in Annahmen stecken bleiben.
Schritt 3: Analyse der Nachfrage
Zeit für Schritt 3, die Analyse der Nachfrage. Dabei stellen wir uns anstelle einer Angebots-/Nachfrageanalyse Fragen wie:
- Wie viele Arbeitsanfragen erhalten wir im Durchschnitt?
- Wie oft gehen die Anfragen ein?
- Woher kommen diese Anfragen?
- Welche Erwartungen haben die Antragsteller?
- Welche Arten von Anträgen erhalten wir?
Die letzte Frage ist wichtig, um die Arbeit zu kategorisieren, z. B.: laufende Arbeiten, interne Projekte, Ad-hoc-Anfragen, dringende Probleme. Dies gibt uns bereits einen besseren Einblick in die Arbeitsabläufe.
Schritt 4: Analyse der Kapazität
Nachdem wir nun wissen, wie hoch der Bedarf ist, wollen wir uns die Kapazität ansehen, um ihn zu decken. Wie viel kann das System bewältigen? Wie schnell kann das System liefern? Maßnahmen wie Qualität, Durchlaufzeit und Vorhersagbarkeit können dabei helfen.
Sobald wir die Kapazität kennen, können wir sie der Nachfrage gegenüberstellen und die beiden vergleichen. Gut möglich, dass das Team mit einem ziemlichen Ungleichgewicht konfrontiert ist. Es ist an der Zeit, dies zu beheben.
Schritt 5: Workflow-Modell
Sobald sich alle von den Ergebnissen von Schritt 4 erholt haben, können Sie mit der Modellierung des Arbeitsablaufs beginnen. Wir wollen einen allgemeinen Fahrplan entwerfen, durch den alle Arbeiten nach Kategorien geleitet werden können. Machen Sie für jeden Schritt auch deutlich, welcher Wert hinzugefügt wird.
Sie können sich Schritte vorstellen wie: Analyse, Entwurf, Implementierung, Test, Veröffentlichung usw. Dies hängt ganz von der Art der zu erledigenden Arbeit ab und kann auch nur von den Ausführenden der Arbeit selbst festgelegt werden.
Schritt 6: Serviceklassen
Serviceklassen sind vergleichbar mit Prioritätsstufen. Im Rahmen von Kanban werden die folgenden definiert:
- Kritische Artikel, bei denen eine Verzögerung große negative Folgen hat, sollten beschleunigt werden
- Feste Terminpositionen mit einer festen Frist, die eingehalten werden muss
- Täglich anfallende Standardaufgaben, bei denen eine Verzögerung nur begrenzte negative Folgen hat
- Immaterielle Arbeiten mit geringen oder gar keinen Folgen im Falle eines Aufschubs, die aber später erledigt werden können
Legen Sie gemeinsam mit dem Team fest, welche Art von Arbeit in welche Klasse fällt. Dies wird letztendlich bei der Priorisierung der Arbeit helfen.
Schritt 7: Entwurf des Kanban-Systems
Die Zeit ist gekommen, wir werden das System für diese spezielle Dienstleistung entwerfen. Das Wichtigste und Sichtbarste ist das Board. Wir wollen Spalten (die Arbeitsschritte aus Schritt 5) und Swimlanes (Serviceklassen aus dem vorherigen Schritt) hinzufügen. Für jede Spalte legen wir ein Limit für den Arbeitsfortschritt (WIP) fest und können eine Definition of Done erstellen. In diesem Schritt erstellen wir auch einen Plan für die Implementierung von Feedback-Schleifen, damit wir den Prozess und die Arbeit regelmäßig überprüfen und anpassen können; diese werden in Kanban Kadenzen genannt.
Schritt 8: Umsetzung
Sie haben jetzt ein großartiges System, das, wenn alles gut läuft, vom gesamten Team unterstützt wird.
Die Organisation ist jedoch wahrscheinlich größer als das Team allein. In Schritt 8 geht es daher darum, die wichtigsten Stakeholder in die neue Arbeitsweise einzubeziehen. Bitten Sie sie um Feedback und beziehen Sie sie in das Experiment ein. Denn je mehr Unterstützung es gibt, desto größer sind die Erfolgschancen.
STATIK ist ein guter Ausgangspunkt für den Start von Kanban, aber es reicht nicht aus, diese Schritte einmal zu durchlaufen. Kanban strebt nach ständiger Verbesserung und Optimierung, und die iterative Anwendung der STATIK-Schritte kann ein guter Weg sein, dies zu erreichen. Überprüfen Sie also regelmäßig, wo Unzufriedenheit herrscht, wie Bedarf und Kapazität im Gleichgewicht sind und ob der Arbeitsablauf noch reibungslos funktioniert. Auf diese Weise machen wir die Dinge jedes Mal ein bisschen besser.
