Das Ziel von Kanban ist es, Prozesse zu definieren, zu verwalten und zu verbessern, um letztendlich maximale Effizienz und Wert zu schaffen. Um dies zu erreichen, müssen Sie den Kanban Flow (Workflow) verwalten. Aber was genau bedeutet das? Und wie geht man dabei vor?
Die 6 Kanban Kernpraktiken
Die Kanban Kernpraktiken erklären in sechs Artikeln, wie man ein gut funktionierendes Kanban-System in der Praxis aufbaut.
- Arbeitsabläufe visualisieren
- Reduzieren Sie den Work In Progress (WIP)
- Verwalten des Kanban Flows
- Arbeitsvereinbarungen explizit machen
- Feedback-Schleifen einrichten
- Gemeinsam verbessern, experimentell entwickeln
Bevor Sie einen Flow verwalten können
Für die erfolgreiche Anwendung von Kanban wurden 6 zentrale Praktiken ermittelt. Die erste ist die Visualisierung des Arbeitsablaufs. Dadurch erhalten wir einen Einblick in die Schritte des Prozesses und in die Lage, in der sich die Arbeit im Prozess befindet. Die zweite Kanban-Praxis, die Begrenzung des Work In Progress (WIP), stellt sicher, dass nicht zu viele Aufgaben auf einmal bearbeitet werden, damit der Flow in Gang kommt. Jetzt können wir mit der Verwaltung des Kanban Flows beginnen, also mit der Kernpraxis Nummer 3.
Der Kanban Workflow ist ein Wertstrom
Kanban betrachtet den Arbeitsablauf als einen Wertfluss; schließlich trägt die Arbeit zur Wertschöpfung eines Produkts bei. Der Arbeitsablauf in einem Kanban-System sollte die Lieferung dieses Wertes maximieren, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Dabei ist es hilfreich, wenn wir die Vorlaufzeiten minimieren und den Flow so vorhersehbar wie möglich gestalten können. Sie können dies mit einer Zugfahrt vergleichen. Jede Station, die der Zug Sie näher an Ihr Ziel bringt, steigert sozusagen den Wert Ihrer Reise in Richtung Endziel.
Reibungsloser Kanban Flow durch aktives Management der einzelnen Arbeitsaufgaben
Wenn wir der Einfachheit halber davon ausgehen, dass jede Aufgabe gleich wichtig und gleich groß ist, können wir sie einfach der Reihe nach abarbeiten. Schließlich brauchen wir uns keine Gedanken über Prioritäten zu machen.
In diesem Fall müssen wir zunächst sicherstellen, dass der Kanban Flow so gleichmäßig wie möglich ist. Dadurch wird nämlich sichergestellt, dass die Vorlaufzeit (die Zeitspanne zwischen dem Beginn und der Fertigstellung einer Arbeit) vorhersehbar wird. Dies erreichen wir durch eine aktive Verwaltung der einzelnen Arbeitsaufgaben.
- Wir achten darauf, dass die Arbeit im Workflow etwa in der gleichen Geschwindigkeit hereingeholt wird, wie wir sie erledigen. Wenn wir nämlich weniger Arbeit hereinholen, als wir abschließen, läuft das System leer (keine Arbeit mehr in den Prozessschritten) und wir nutzen es daher nicht optimal. Würden wir mehr einholen, wäre unser System voll (es wartet Arbeit auf die Prozessschritte) und wir würden unsere WIP-Grenzen überschreiten.
- Wir sorgen dafür, dass Workitems nicht unnötig altern. Zu diesem Zweck überwachen wir die Zeit, die zwischen dem Start eines Workitems und dem aktuellen Zeitpunkt verstrichen ist. Sie können dies mit einem Zug vergleichen, der in einen Gleisabschnitt einfährt und wir verfolgen die Zeit, in der er unterwegs ist. Würden wir das nicht tun, könnte sich der Zug verspäten, ohne dass wir es merken. Das wollen wir natürlich vermeiden, weil sich dadurch auch nachfolgende Züge verspäten.
- Wir reagieren schnell auf blockierte oder wartende Arbeiten und auf Arbeiten, die die erwartete Vorlaufzeit überschreiten. Wenn wir das Signal bekommen, dass ein Zug stillsteht oder verspätet ankommt, schauen wir uns an, was los ist: Weichenstörung, Triebfahrzeugführer fährt nicht durch, Gleisabschnitt ist bereits besetzt usw. und können gezielt an der Lösung arbeiten.
Wie verwalten Sie aktiv Workitems?
Ein guter Zeitpunkt für die Verwaltung von Arbeitsaufgaben ist das tägliche Team-Kanban-Meeting (auch Stand-Up genannt). Sie können dann die folgenden Fragen stellen:
- Welche Workitems sind blockiert? Was können wir tun, um sie freizugeben?
- Welcher Arbeitsablauf läuft langsamer ab als erwartet? Was können wir tun, um diese Arbeit abzuschließen?
- Haben wir unser WIP-Limit überschritten? Welche Arbeiten können wir erledigen, um das zu beheben?
Priorisierung von Arbeitsaufgaben
In der Praxis sind in der Regel nicht alle Aufgaben gleich wichtig und auch nicht gleich groß. Daher ist es notwendig, Prioritäten zu setzen. Auch dafür gibt es mehrere Möglichkeiten.
Wenn zwei Arbeitsaufgaben gleichwertig sind, erledigen wir die kleinere zuerst. Das liegt daran, dass es das System am schnellsten durchläuft und daher am schnellsten einen Nutzen bringt. Was ist, wenn zwei Arbeitsaufgaben gleich groß sind, aber einen unterschiedlichen Wertbeitrag leisten? Dann erledigen wir die Aufgabe, die den größten Wertbeitrag leistet, zuerst.
Wert der Workitems zeitabhängig
Aber leider ist es nicht immer so einfach. Was ist, wenn der Wert zeitabhängig ist? Mit anderen Worten, was ist, wenn die Verzögerung beim Start und bei der Fertigstellung einer Aufgabe auf Kosten des Wertes geht? Wir nennen dies Cost of Delay (CoD) oder Kosten der Verzögerung. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie der Wert von Arbeitsaufgaben mit der Zeit abnimmt. Kanban verwendet hierfür vier so genannte Archetypen:
- Standard: Die Kosten steigen schrittweise mit der Zeit.
- Beschleunigt (Expedite): Sehr schneller Anstieg der Kosten im Laufe der Zeit.
- Fixed Date (Festes Datum): Die Kosten sind bei Fertigstellung nach einem bestimmten Datum plötzlich viel höher.
- Immateriell (Intangible): Die Kosten steigen scheinbar langsam im Laufe der Zeit, aber in der Zukunft können sie schneller, möglicherweise viel schneller, steigen.
Wir können diese Archetypen verwenden, um die Reihenfolge der Arbeitsaufgaben und deren Bearbeitung zu regeln. Wir tun dies, indem wir für jeden Archetyp eine Serviceklasse definieren und für jeden von ihnen eigene Regeln erstellen, wie und wie schnell sie sich durch den Kanban Flow bewegen sollen. In unserem Zugbeispiel können Sie sich das so vorstellen: Ein Güterzug darf sich nur bewegen, wenn er dadurch den Fahrplan der Personenzüge nicht stört. Oder ein Nahverkehrszug muss an einem Bahnhof warten, um den Intercity-Zug passieren zu lassen. Indem wir die Arbeitspunkte in eine Serviceklasse einordnen und entsprechend behandeln, setzen wir die richtigen Prioritäten und können einen optimalen Wert schaffen.
Fazit
In diesem Beitrag haben wir gesehen, wie die einzelnen Arbeitsaufgaben im Kanban Flow auf unterschiedliche Weise verwaltet werden können und wie man die Bearbeitung priorisiert. Im nächsten Beitrag dieser Serie werden wir uns mit der Kanban-Praxis Nr. 4 beschäftigen: Arbeitsvereinbarungen explizit machen.
