„Vielleicht sollten wir es auf ein Kanban Board schreiben, dann haben wir mehr Überblick“. Aber was ist ein Kanban Board? Und wie funktioniert es? Was genau trägt man darauf ein, und wo fängt man an? Kanban hat sechs Grundprinzipien, die Sie bei der Organisation Ihrer Arbeit anwenden können. Die erste Kanban-Kernmethode ist die Visualisierung von Arbeitsabläufen.
In diesem Beitrag geht es um den ersten Schritt bei der Verwendung eines Kanban Boards, nämlich die Visualisierung des Arbeitsablaufs. Dabei werden wir die folgenden Themen behandeln:
– Warum visualisieren?
– Was ist ein Kanban Board?
– Was visualisieren wir und wie tun wir es?
– Ausweitung des Kanban Boards
– Fazit
Die 6 Kanban-Kernpraktiken
Die Kanban-Kernpraktiken erklären in sechs Blogeinträgen, wie man in der Praxis ein gut funktionierendes Kanban-System aufbaut. Alle sechs sind hier zu lesen:
1. Arbeitsabläufe visualisieren
2. Reduzieren Sie den Work In Progress (WIP)
3. Verwalten des Kanban-Flusses
4. Arbeitsvereinbarungen explizit machen
5. Feedback-Schleifen einrichten
6. Gemeinsam verbessern, experimentell entwickeln
Warum einen Arbeitsablauf visualisieren?
Das menschliche Gehirn ist faszinierend. Wir können zum Beispiel Bilder 60.000 Mal schneller verarbeiten als Text. Deshalb sieht man heutzutage immer mehr Bilder, weil wir mit einem Bild mehr anfangen können als mit mehreren Seiten Text. Aber warum ist das so? Die Antwort ist einfach: Evolution. Wir verarbeiten seit jeher Bilder, aber erst seit relativ kurzer Zeit auch Text. Deshalb sind wir auch weniger gut darin.
Dennoch verarbeiten wir eine Menge Text, vor allem jetzt, wo ein Großteil der Arbeit aus Wissen besteht. Heutzutage speichern wir diese Informationen in Computern oder in der Cloud, wo sie tief versteckt und kaum sichtbar sind. Und unser Gehirn kann damit nicht gut umgehen.
Es ist besser, unsere Arbeit visuell zu gestalten. Das bedeutet nicht, dass wir von nun an mit einem Zeichenblock unter dem Arm arbeiten sollten. Ein Großteil unserer Arbeit ist prozessorientiert, und um diese Prozesse sichtbar zu machen, müssen wir sie genau untersuchen. Dadurch wird uns bewusster, wie sie zusammengesetzt sind und wo sich die Arbeit im Prozess befindet.
Was ist ein Kanban Board?
Kanban betrachtet die Arbeit als einen Fluss, der einen Prozess, d. h. einen Arbeitsablauf, durchläuft. Ein Kanban Board ist eine visuelle Darstellung der Schritte dieses Prozesses, die Teile der Arbeit (Work Items) enthalten. Normalerweise werden die Schritte als Spalten dargestellt, durch die sich die Arbeitsaufgaben von links nach rechts bewegen. Sie haben es wahrscheinlich schon einmal gesehen. Die einfachste Version ist die Tafel unten mit To do – Doing – Done:
To do zeigt den Arbeitsvorrat, Doing die Arbeit, die wir in Arbeit haben und Done die Arbeit, die fertig ist. Wir können entscheiden, wie wir die Tafel klassifizieren. Wir können eine Spalte für jeden Prozessschritt einfügen. Zum Beispiel, wie unten für einen Sandwich-Shop.
Welchen Teil des Arbeitsablaufs visualisieren wir und wie tun wir das?
Nach den Kanban-Grundsätzen muss man mit dem beginnen, was man hat. Wenn wir also unseren Arbeitsablauf visualisieren wollen, beginnen wir mit der aktuellen Situation. Wir ändern nichts, sondern schaffen erst einmal Transparenz über das, was wir jetzt haben. Die Optimierung wird später erfolgen. Dabei ist es wichtig, dass das gesamte Team aktiv einbezogen wird. Auf diese Weise wird das gesamte verfügbare Wissen genutzt und, was vielleicht noch wichtiger ist, das Team steht voll dahinter.
Bei der Visualisierung von Arbeitsabläufen ist der Umfang sehr wichtig: Wo beginnt unser Prozess und wo endet er? Sobald das klar ist, sehen wir uns alle Schritte an, die wir in unserem Prozess von Anfang bis Ende machen. Jeder Prozessschritt wird zu einer Spalte auf unserem Kanban Board. Wie groß sollte ein Prozessschritt sein? Übertragen auf den Sandwich-Shop: Sollten wir vielleicht die Spalten Salat und Belag zusammenlegen? Oder vielleicht die Spalte Belag in mehrere Spalten aufteilen? Das bleibt uns überlassen. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass es sinnvoll sein kann, zu prüfen, ob es Übertragungen von Arbeit gibt. Wenn ja, legen Sie eine neue Spalte an.
Unterteilen Sie dann jeden Prozessschritt in zwei Spalten: Doing und Done. Die Spalte Done bildet in jedem Fall das Workitem für die nächste Spalte.
Jetzt können wir die Arbeitspunkte einfügen und sie bei jedem abgeschlossenen Schritt verschieben. Und schon ist unser Kanban Board einsatzbereit!
Erweiterung des Kanban Boards
Die Kanban-Prinzipien betonen, dass Veränderungen in kleinen Schritten erfolgen sollten. Wir behalten also gemeinsam im Auge, was verbessert werden kann. Dabei nehmen wir immer wieder Änderungen vor, um unseren Arbeitsablauf weiter zu visualisieren.
Nach und nach können wir alle möglichen Erweiterungen vornehmen und dabei an Folgendes denken:
– Einigen Sie sich auf die maximale Anzahl von Arbeitsaufgaben pro Spalte. Dies ist das Work In Progress Limit (WIP-Limit). Setzen Sie es an den Anfang der Spalte.
– Vereinbaren Sie für die Work Items, was sie erfüllen müssen, um akzeptiert zu werden. Zum Beispiel für den Sandwich Shop: Der Auftrag muss vollständig und leserlich aufgeschrieben sein.
– Vereinbaren Sie für jede Erledigt-Spalte, was die Arbeit erfüllen muss, damit sie fertig ist, und schreiben Sie dies an das Ende der Spalte. Zum Beispiel für die Spalte „Sandwich“: Horizontal geschnitten, aufgefaltet. Wir nennen dies die „Definition of Done„.
– Vielleicht gibt es verschiedene Arten von Arbeitsaufgaben, die jeweils eine eigene Behandlung erfordern. Vereinbaren Sie, wie diese zu behandeln sind, und schreiben Sie es an die Tafel. Sie können dafür eine eigene horizontale Spur anlegen (Swimlane) oder dem Gegenstand eine andere Farbe geben. Zum Beispiel haben im Laden bestellte Brötchen Vorrang vor Brötchen, die über die Website bestellt werden.
Das ständige Diskutieren, Überlegen und Ausprobieren von Anpassungen ist ein iterativer Prozess. Wir überprüfen regelmäßig, was wir von unserem Prozess und der Art und Weise, wie er dargestellt wird, halten, machen uns an die Arbeit und verbessern unseren Arbeitsablauf jedes Mal.
Fazit
In diesem Beitrag haben wir gesehen, wie man einen Arbeitsablauf mithilfe eines Kanban Boards visualisieren kann. Wir können den Prozess in Schritte unterteilen und jedem Schritt eine Spalte auf der Tafel zuweisen, nach der wir die Arbeitsaufgaben dort platzieren können, wo sie sich im Prozess befinden. Wir haben auch andere Dinge gesehen, die wir auf diese Weise visualisieren können. Im nächsten Beitrag dieser Serie werden wir uns mit der zweiten Kanban-Kernpraxis befassen: Die laufende Arbeit begrenzen.
