Der Moderator ist ein unverzichtbarer Bestandteil einer produktiven Besprechung, denn er sorgt dafür, dass das Team mit einem Ziel in die Besprechung geht und dass dieses Ziel dann innerhalb der vorgegebenen Zeit so gut wie möglich erreicht wird, wobei alle Teilnehmer auch gesehen und gehört werden. Das macht gute Moderation aus.
Innerhalb der Scrum-Methode ist der Scrum Master für die Moderation der Scrum-Events verantwortlich. Aber was genau bedeutet Moderation? Ist es das Buchen des Raums? Das Einberufen der Besprechung? Das Bestellen der Post-its? Nein!
Moderation ist viel mehr als das. In diesem Artikel erkläre ich, was die Rolle des Moderators ist und wie Moderation genau funktioniert.
Was ist ein Moderator?
Der Moderator hilft der Gruppe, ein effektives Meeting abzuhalten, und übernimmt dabei die Rolle des Gesprächsleiters. Er achtet auf die Struktur, den Ablauf und die Energie des Meetings, damit sich die Teilnehmer auf den Inhalt konzentrieren können. Das Team übernimmt das Denken, der Moderator unterstützt den Denkprozess. Dies tut er, indem er die richtigen Fragen stellt, geeignete Arbeitsmethoden einsetzt und auf Zeit und Sicherheit achtet.
Die Kernqualitäten eines guten Moderators
Arbeits- und Gesprächsformen lassen sich leicht erlernen. Als Moderator haben Sie einen großen Vorsprung, wenn Sie bereits über die folgenden Qualitäten verfügen.
Erstens ist es als Moderator unerlässlich, gut zuhören zu können. Mit den Ohren, aber auch mit den Augen. Nicht jeder kann sich leicht in Worten ausdrücken, schon gar nicht, wenn er von einigen lautstarken Stimmen umgeben ist. Ein starker Moderator hat dies stets im Blick, denn was unsere Kollegen uns allein mit ihrer Körpersprache und ihrem Tonfall mitteilen, darüber könnten wir ganze Bücher schreiben.
Außerdem ist es wichtig, dass Sie sich als Moderator gut aus dem Inhalt des Gesprächs heraushalten können. Sie sind da, um den Prozess zu begleiten, nicht um Input zu liefern. Von einem normalen Sterblichen kann man schließlich nicht erwarten, dass er beides gleichzeitig tun kann.
Ein wenig Selbstbewusstsein hilft auch, wenn Sie ein Meeting moderieren. Nicht jedes Meeting verläuft wie geplant, und nicht jeder Teilnehmer ist gleichermaßen bereit, anderen Raum zu geben. Als Moderator müssen Sie darauf reagieren und Grenzen setzen können.
Schließlich ist auch eine Portion Organisationstalent von Vorteil. Es ist Aufgabe des Moderators, einen Plan zur Erreichung der Meeting-Ziele zu erstellen und die Zeit im Auge zu behalten. Das sind also eine Menge Dinge auf einmal.
Verschiedene Rollen eines Moderators
Ein Moderator erfüllt nicht überall dieselbe Rolle; das Umfeld bestimmt, was von ihm verlangt wird. In Unternehmenssitzungen hilft er Teams dabei, den Fokus zu behalten, Entscheidungen zu treffen und gemeinsam Verhaltensentscheidungen zu treffen.
In Bildungseinrichtungen liegt der Schwerpunkt eher auf der Schaffung einer sicheren Lernumgebung, in der die Studierenden aktiv teilnehmen, sich äußern und voneinander lernen. Und in der Gemeindearbeit und in gemeinnützigen Organisationen konzentriert sich der Moderator darauf, verschiedene Perspektiven miteinander zu verbinden, damit Gruppen mit unterschiedlichen Interessen dennoch zu gemeinsamen Initiativen gelangen können.
In jedem Kontext steht eines im Mittelpunkt: Menschen dabei zu begleiten, gemeinsam bessere Gespräche zu führen und bessere Ergebnisse zu erzielen.
Methoden und Techniken
Jedes Gespräch erfordert einen eigenen, einzigartigen Ansatz, was die Moderation zu einer menschlichen Aufgabe macht. Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von Tools, Hilfsmitteln und Techniken, die uns dabei helfen können.
Häufig verwendete Moderatorentechniken
Zusammenarbeiten, allein: Alle im Raum arbeiten an derselben Frage, jedoch ohne miteinander zu interagieren. So hat jeder die Möglichkeit, eigene Ideen zu entwickeln und aufzuschreiben, bevor die Diskussion beginnt.
Popcorn-Stil: Jeder bekommt die Chance, sich zu äußern, sobald er bereit ist, seine Ideen zu teilen. Dies steht im Gegensatz zum Rundgang im Kreis. Wenn man bereit ist, meldet man sich.
Kategorisieren: Ähnliche Ideen werden zusammengefasst. So vermeidet man Doppelungen und erhält einen klaren Überblick über die einzigartigen Ergebnisse.
Dotvoting: Alle Ideen wurden auf Post-its geschrieben und geteilt, nun müssen die wichtigsten ausgewählt werden. Jeder erhält 3 Aufkleber oder Filzstiftpunkte, die er auf die Ideen verteilen kann. Diese drei Aufkleber können auf eine Idee geklebt oder auf zwei bis drei Ideen verteilt werden. Die Ideen mit den meisten Punkten werden weiter behandelt.
Ein- und Auschecken: Beim Ein- und Auschecken messen wir die „Temperatur” der Gruppe. Wie steht jeder zum Wettbewerb? Wie ist die Stimmung? Manchmal ist es notwendig, darauf zu reagieren, häufiger reicht es jedoch aus, einfach nur zuzuhören und zu beobachten.
Gesprächsstrukturen für Moderatoren
Liberating Structures: 33 Gesprächsformen, die für verschiedene Zwecke eingesetzt werden können. Einige unserer Meinung nach unverzichtbare sind 1-2-4-all für die Befragung großer und kleiner Gruppen, TRIZ für die Identifizierung destruktiver Muster und 15 % Solution, um unmittelbar umsetzbare Maßnahmen zu benennen und zu planen.
Gewaltfreie Kommunikation: Dieses Modell funktioniert in vier Schritten: Wahrnehmung, Gefühl, Bedürfnis und Bitte. Durch die Unterscheidung zwischen Fakten und Interpretationen entsteht weniger Störgeräusche und weniger defensives Verhalten. Dies hilft Teams, ehrlicher, klarer und einfühlsamer zu kommunizieren.
Deep Democracy: Eine Methode, die darauf abzielt, nicht nur Mehrheitsstimmen, sondern auch Minderheitsstimmen einen Platz in der Entscheidungsfindung zu geben. Der Moderator regt die Gruppe dazu an, Gegenstimmen aktiv zur Sprache zu bringen, da diese oft wertvolle Informationen über Risiken und Unterströmungen enthalten.
Feed Forward: Während Feedback oft zurückblickt, richtet sich Feed Forward auf die Zukunft: Was möchten Sie mehr sehen? Wo liegt Potenzial?
Must-haves für Moderatoren
- Haftnotizen (verschiedene Größen und Farben)
- Sharpies
- Flipchart-Blätter
- Punkt-Aufkleber
- Marker in verschiedenen Farben
- Frosch- oder Malerband (zum Aufhängen von Flipcharts an der Wand)
- Miro-Board für die Online-Moderation
- Die Vorteile des Einsatzes eines Moderators
Die Vorteile, einen Moderator einzusetzen
Ein erfahrener Moderator kann in Teambesprechungen und bei der Entscheidungsfindung einen großen Unterschied machen. Da sie neutral ist und sich nicht an den inhaltlichen Diskussionen beteiligt, kann sie Konflikte frühzeitig erkennen und deeskalieren, bevor sie die Zusammenarbeit beeinträchtigen. Sie hilft, gegensätzliche Interessen zu klären, sorgt dafür, dass jede Perspektive gehört wird, und begleitet die Gruppe zu Entscheidungen, die wirklich von allen mitgetragen werden, nicht nur von den lautesten Stimmen.
Darüber hinaus spielen Moderatoren eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Kommunikationsflüsse innerhalb von Teams. Sie schaffen Raum für Klarheit, unterbrechen ineffektive Muster und regen Gespräche an, in denen sich die Menschen besser verstehen. Dies führt zu mehr Offenheit, weniger Missverständnissen und letztlich zu einer reibungsloseren Zusammenarbeit.
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typische Fehler
Auch ein Moderator stößt auf die üblichen Fallstricke. Einer der größten ist es, sich unbemerkt in den Inhalt hineinziehen zu lassen. Vor allem, wenn man selbst viel über das Thema weiß, ist die Versuchung groß, mitzudenken oder Meinungen zu äußern, aber damit verliert man sofort seine Neutralität. Eine weitere häufige Falle ist es, die Struktur nicht klar genug darzulegen: Ohne ein klares Ziel, Zeitvorgaben und Arbeitsmethoden kann eine Sitzung in alle Richtungen gehen und Frustrationen hervorrufen.
Außerdem besteht die Gefahr, dass man aus der Bahn geworfen wird, wenn die Teilnehmer sich gegenseitig (oder Sie) herausfordern. Grenzen zu setzen gehört zum Beruf, aber manchmal fühlt es sich unangenehm an, einzugreifen. Dadurch können Probleme größer werden als nötig. Schließlich unterschätzen viele Moderatoren, wie viel Energie es kostet, eine Gruppe zu begleiten. Zu viel geben zu wollen, ohne Pausen, Vorbereitung oder Selbstfürsorge, führt schnell zu Müdigkeit, wodurch Sie in Ihrer Rolle weniger aufmerksam sind.
Moderatorin vs. Koordinatorin
Obwohl die Rollen manchmal verwechselt werden, erfüllen eine Moderatorin und eine Koordinatorin ganz unterschiedliche Funktionen. Eine Koordinatorin konzentriert sich vor allem auf die praktischen und organisatorischen Aspekte: Terminverwaltung, Organisation der Räumlichkeiten, Bereitstellung von Materialien und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs. Sie schafft die Rahmenbedingungen, unter denen eine Sitzung überhaupt stattfinden kann.
Ein Moderator hingegen begleitet den Prozess während des Treffens selbst. Er sorgt für Struktur, klare Arbeitsmethoden, Zeitmanagement und eine sichere Gruppendynamik. Während der Koordinator organisiert, sorgt der Moderator dafür, dass die Gruppe effektiv zusammenarbeitet, zu Erkenntnissen gelangt und Entscheidungen trifft. In manchen Situationen übernimmt eine Person beide Rollen, aber es ist wichtig zu sehen, dass es sich um zwei unterschiedliche Fachgebiete handelt. Eine gute Sitzung erfordert daher oft die Stärken beider.
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Fazit
Moderation ist viel mehr als nur die Organisation eines Meetings oder die Verwaltung von Terminkalendern und Materialien. Es ist ein eigenständiger Beruf, in dem der Facilitator mit Aufmerksamkeit, Struktur und Neutralität ein Umfeld schafft, in dem Gruppen sinnvolle Gespräche führen und zu tragfähigen Entscheidungen gelangen können. Indem er sich aus dem Inhalt heraushält und sich ganz auf den Prozess konzentriert, ermöglicht der Facilitator den Teams, ihre eigene Denkfähigkeit optimal zu nutzen.
Ob in Unternehmenssitzungen, im Bildungsbereich oder bei Gemeinschaftsinitiativen: Überall trägt der Moderator zu mehr Fokus, besserer Kommunikation und effektiverer Zusammenarbeit bei. Mit Hilfe verschiedener Techniken, Gesprächsstrukturen und einem gut gefüllten Werkzeugkasten findet er immer die richtige Form für die jeweilige Fragestellung.
Gleichzeitig erfordert dieser Beruf Scharfsinn, Selbstbewusstsein und die Fähigkeit, Grenzen und Rahmenbedingungen zu setzen, gerade weil die Fallstricke subtil und menschlich sind. Die Gefahr, die Neutralität zu verlieren, sich von lauten Stimmen übertönen zu lassen oder sich selbst zu überlasten, ist immer vorhanden.
Letztendlich macht ein guter Moderator den Unterschied zwischen einem Gespräch, in dem alle reden, und einem Gespräch, in dem alle einen Beitrag leisten.
Die Moderatorenausbildung der Agile Scrum Group bietet eine solide Grundlage für jeden Moderator, Scrum Master und Coach. In dieser Ausbildung werden wichtige Moderationstechniken wie Neutralität, Raum bieten und klare Ziele und Rahmenbedingungen setzen ausführlich behandelt. Darüber hinaus werden verschiedene Liberating Structures ausführlich vorgestellt, damit Sie immer die richtige Gesprächsform zur Hand haben.
Haben Sie Fragen dazu, wie Sie Ihr Team besser entwickeln, neue Fähigkeiten erlernen oder eine andere damit zusammenhängende Frage haben? Dann kontaktieren Sie uns unter info@agilescrumgroup.de oder (+49) 0 221-67788793. Einer unserer Berater hilft Ihnen gerne weiter.
