Bei dem einen Projekt läuft die Zusammenarbeit reibungslos, bei einem anderen ist sie etwas schwieriger. Diese Erfahrung haben wir alle schon gemacht. Aber warum ist es so, dass ein Projekt viel leichter auf den Weg gebracht werden kann als ein anderes? Welche Faktoren spielen dabei eine Rolle?
Natürlich spielen auch die Kompetenzen der Teammitglieder eine wichtige Rolle. Außerdem ist ein Projekt von Natur aus komplexer oder komplizierter als ein anderes. Darüber hinaus sind die verfügbaren Ressourcen (Zeit/Geld) ein Faktor, der den Erfolg mitbestimmt. Es gibt also zweifellos viele weitere Faktoren, die dies beeinflussen.
Ein Aspekt, über den man nicht so viel hört, der aber unserer Meinung nach wichtig ist, ist eine gemeinsame Sprache darüber, „wie“ man zusammenarbeiten will.
Das Fehlen einer gemeinsamen Sprache für die Zusammenarbeit
Wenn Sie ein Projekt mit einem neuen Team beginnen, gibt es nichts ärgerlicheres als Unklarheit über die Rollenverteilung, Entscheidungsbefugnisse, Uneinigkeit über die Sitzungsstruktur oder endlose Diskussionen darüber, welcher Ansatz optimal ist.
Diese Kooperationsaspekte sind im Prinzip alle „Overhead“, denn das Projekt kommt inhaltlich nicht weiter, wenn man länger darüber spricht. Außerdem verzögert sich die Lieferung, und zu Beginn der Zusammenarbeit besteht die Gefahr von Meinungsverschiedenheiten aufgrund unterschiedlicher Auffassungen darüber, wie man optimal zusammenarbeiten kann.
Nehmen wir an, Sie wollen ein neues Produkt auf den Markt bringen und zwar mit dem Team auf dem Bild oben. Es ist großartig, dass die verschiedenen Teammitglieder ihr Wissen über Marketing, Produktentwicklung und Vertrieb einbringen. Sie alle bringen jedoch ihre eigene Sichtweise der Zusammenarbeit ein. Da wir nur eine begrenzte geistige Kapazität zur Verfügung haben, ist es am sinnvollsten, diese Kapazität produktiv für den Inhalt einzusetzen und das ist nicht möglich, wenn jeder eine andere Auffassung von Zusammenarbeit hat.
Wie kommt man zu einer gemeinsamen Sichtweise und einer gemeinsamen Sprache für die Zusammenarbeit?
Eine Studie von Yow, W. Q., & Lim, T. Z. M. (2019)[1] über die Bedeutung einer gemeinsamen Sprache kommt zu dem Schluss, dass Teammitglieder, die dieselben Sprachen sprechen, bei „Problemlösungsaufgaben“ effektiver und effizienter zusammenarbeiten. Der Schwerpunkt dieser Studie lag auf Teilnehmern, die dieselben Sprachen sprachen (abgesehen von der reinen „Sprache der Zusammenarbeit“), aber vielleicht gelten diese Ergebnisse auch für eine gemeinsame Sprache der Zusammenarbeit in Projekten? Verstehen wir uns besser, wenn wir die gleiche Sprache über die Zusammenarbeit in Projekten sprechen?
Hier zeigt sich die Bedeutung der verschiedenen agilen Frameworks wie Scrum, Kanban oder Design Thinking. Diese Formen der Zusammenarbeit haben sich im Laufe der Zeit bewährt. Wenn Sie zum Beispiel sicherstellen, dass alle Teammitglieder über Scrum-Kenntnisse verfügen und ein Projekt mit Scrum in Angriff nehmen, werden sie eine gemeinsame Sprache sprechen. Dies erfordert nur eine geringe Koordinierung der Rollen, Prozesse und der allgemeinen Zusammenarbeit und ermöglicht es dem Team, sich auf nützliche Arbeit zu konzentrieren. Die begrenzte geistige Kapazität wird so optimal zur Wertschöpfung genutzt.
In der obigen Abbildung entsteht eine Synergie, wenn jedes Teammitglied sein eigenes Fachwissen einbringt, aber es gibt eine gemeinsame Sprache, wenn es um die Zusammenarbeit geht. Die Teammitglieder verstehen sich gut und die Zusammenarbeit wird sich natürlich anfühlen.
Wann profitieren Sie von einer gemeinsamen Sprache für die Zusammenarbeit?
Es gibt viele Situationen in denen es sehr hilfreich ist, wenn die Teammitglieder sofort wissen, wie sie zusammenarbeiten sollen:
- Da sich die Welt schnell verändert, gibt es immer mehr Teams auf Zeit. In einem Zeitarbeitsteam ist es von Vorteil, wenn Sie sich schnell einarbeiten können. Verzögerungen durch Diskussionen oder Meinungsverschiedenheiten über die Art der Zusammenarbeit sind dann unerwünscht. Eine gemeinsame Sprache für die Zusammenarbeit sorgt dafür, dass Sie schnell produktiv werden können.
- Die Projekte werden immer komplexer. Die meisten größeren und komplexeren Projekte erfordern multidisziplinäre Teams mit spezifischem Fachwissen. Es kann auch vorkommen, dass Sie für einen kurzen Zeitraum Fachwissen benötigen. Wenn ein Experte kurzzeitig in ein Team eingebunden wird ist es sinnvoll, wenn dieser Experte sofort versteht, wie das Team zusammenarbeitet. Wenn der Experte und das Team eine gemeinsame Sprache der Zusammenarbeit haben, wird er oder sie leicht in der Lage sein, zum Team beizutragen.
- Viele Organisationen sind funktional organisiert (z. B. Finanzen, Marketing, Vertrieb, Produktentwicklung, Kundendienst usw.). Wenn man ein multidisziplinäres Projekt über verschiedene Abteilungen hinweg startet, hilft es enorm, wenn die Teammitglieder bereits die gleiche Sprache sprechen, wenn es um die Zusammenarbeit geht.
- Die Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg wird immer häufiger. Dies kann auch viel einfacher, effizienter und effektiver geschehen, wenn die Teammitglieder einander verstehen, wenn es um die Zusammenarbeit geht.
Die richtige Sprache für jede Herausforderung
Unterschiedliche Themen erfordern unterschiedliche optimale Ansätze für die Zusammenarbeit. Sie können komplexe Projekte mit Scrum oder Kanban, Innovationsfragen mit Design Thinking oder Projekte zur Prozessoptimierung und kontinuierlichen Verbesserung mit Lean (Six Sigma) angehen. Fangen Sie also nicht einfach bei jedem Projekt mit Scrum an, sondern überlegen Sie, welcher Rahmen für die jeweilige Herausforderung optimal ist. Suchen Sie nach Teammitgliedern mit den erforderlichen inhaltlichen Kenntnissen und Kenntnissen über die jeweilige Art der Zusammenarbeit.
