Kanban-Planning, wie funktioniert das? Gibt es überhaupt ein Kanban-Planning? Reicht es nicht aus, nur die Tafel im Auge zu behalten? In diesem Beitrag erklären wir es Ihnen.
Wie sieht das traditionelle Planning aus?
Bei der traditionellen Projektplanung wird ein Projekt in Aufgaben unterteilt und ihnen ein Start- und Enddatum zugewiesen. Wir tun dann unser Bestes, um diese Termine einzuhalten. In der Regel gibt es einen Projektleiter, der dies alles überwacht und kommuniziert.
Dies führt oft zu der Auffassung (dem Irrglauben), dass diese Endtermine feststehen. Oft geht ein Manager davon aus, dass sie deshalb eingehalten werden. Sollte das nicht der Fall sein, gibt es einige Möglichkeiten….
Wenn Sie mit Kanban arbeiten, haben Sie auch eine Planung, aber auf eine andere Art und Weise. Neben der Aufteilung der Aufgaben wird auch geschätzt, wie lange ein Team brauchen wird, um alle Aufgaben zu erledigen. Dabei werden Kanban-Praktiken und -Grundsätze angewandt, um zu bestimmen, welche Aufgabe zuerst bearbeitet werden soll. Sie spüren vielleicht schon, dass dies flexibler ist und dass das Fertigstellungsdatum noch nicht ganz feststeht. Und was ist damit?
Wie sieht das Kanban-Planning aus?
Der wesentliche Unterschied zur traditionellen Projektplanung besteht darin, dass sich die Kanban-Planung bei der Erstellung eines Arbeitsplans auf probabilistische Zeitschätzungen und nicht auf genaue Daten stützt. Das bedeutet, dass Kanban nicht sagt: „Der Termin für dieses Projekt ist der 1. September“, sondern: „Es besteht eine 85%ige Wahrscheinlichkeit, dass das Team zwischen 15 und 20 Tagen für den Abschluss des Projekts benötigt.
Kanban-Planning zielt auf eine genaue Schätzung eines Zeitrahmens in Verbindung mit einer Wahrscheinlichkeit ab und nicht auf ein festes Enddatum mit einer ungerechtfertigten Wahrscheinlichkeit von 100 %. Es geht also nicht darum, die Ungewissheit als Vorwand zu nutzen, sondern um eine ehrlichere Erwartungshaltung. Kanban verdeutlicht die Unsicherheit, die mit der Vorhersage der Zukunft verbunden ist. Es erkennt an, dass es mehr als ein mögliches Ergebnis gibt.
Die Frage: Wann wird es fertig sein? kann nicht eindeutig beantwortet werden, und deshalb kann man auch keine eindeutige Antwort verlangen.
Kanban-Planning nutzt Daten
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass wir die Planung auf der Grundlage datengestützter Prognosen vornehmen. Kanban reduziert also das Risiko von Annahmen oder Bauchgefühlen.
Dabei verwenden wir historische Durchschnittswerte der Durchlaufzeiten. Wir verwenden Daten aus der Vergangenheit, um die voraussichtliche Gesamtzeit für Arbeitsaufgaben und Projekte zu berechnen. Die Verlässlichkeit von Schätzungen hängt von verlässlichen Metriken und stabilen Arbeitsabläufen ab.
Wir erheben Messgrößen, um unsere Prozesse zu verfolgen, z. B. WIP, Durchlaufzeit und Durchsatz. Außerdem bemühen wir uns um einen stabilen Arbeitsablauf. Denn bei einem stabilen Arbeitsablauf kann man davon ausgehen, dass ähnliche Arbeitsaufgaben ähnliche Durchlaufzeiten haben.
Wichtig ist hier die durchschnittliche Durchlaufzeit und der Grad ihrer Streuung. Wenn die gemessenen Werte weit auseinander liegen, wird Ihre Vorhersage unsicherer. Indem Sie den Arbeitsablauf stabiler machen, sorgen Sie dafür, dass die Werte näher beieinander liegen, d. h. die Streuung wird kleiner. Das sorgt für eine engere Spanne um ein vorhergesagtes Enddatum. Aber wie genau macht man das? Kanban zielt darauf ab, dass die Arbeitsaufgaben so weit wie möglich gleich groß sind, denn sehr kleine Aufgaben neben sehr großen ergeben keine fairen Ergebnisse.
Berechnen Sie, wann die Arbeiten voraussichtlich abgeschlossen sein werden
Wenn Sie auf diese Weise für gute Messungen und einen stabilen Prozess gesorgt haben, können Sie anhand der durchschnittlichen Durchlaufzeit und des Durchsatzes berechnen, wann die anstehenden Arbeiten und Projekte mit einer gewissen (und damit einigermaßen hohen) Wahrscheinlichkeit abgeschlossen sein werden.
Die Berechnungen selbst sind nicht schwierig und können bei einfacheren Projekten auch manuell durchgeführt werden. Im Wesentlichen geht es um die Festlegung von Start- und Endterminen. Die Differenz ist die Vorlaufzeit. Außerdem wird festgehalten, wie viele Arbeitsaufgaben pro Zeiteinheit erledigt werden.
Wenn Sie aber mehrere Projekte gleichzeitig durchführen, ist das erstens sehr viel Arbeit und zweitens kann es schnell kompliziert werden. Dann ist es ratsam, für die Berechnungen und Vorhersagen eine Software zu verwenden, die sogenannte Monte-Carlos-Simulationen durchführt. Monte-Carlos-Simulationen liefern Ihnen eine statistische Verteilung der Durchlaufzeiten auf der Grundlage der Eingabedaten.
Prioritäten setzen und Aufgaben planen
Nachdem das Projekt nun in Arbeitspunkte unterteilt und die geschätzten Durchlaufzeiten ermittelt wurden, können wir das Kanban-Board verwenden, um Prioritäten zu setzen und zukünftige Aktivitäten und Aufgaben zu planen.
Die linke Spalte des Kanban-Boards stellt die Arbeit dar, die noch nicht begonnen hat, den Arbeitsvorrat. Wir ordnen die Karten nach ihrer Priorität. Hierfür sind verschiedene Kriterien möglich, mehr dazu in einem anderen Beitrag. Nun können wir für jede Aufgabe das voraussichtliche Lieferdatum festlegen.
Die rechte Seite eines Kanban-Boards enthält geplante, laufende und abgeschlossene Arbeiten. Hier verwalten wir den aktuellen Arbeitsablauf, d.h. die laufende Arbeit. Wir wollen diese immer wieder gut verwalten, um sicherzustellen, dass die Arbeit auch nach Plan verläuft.
Die Planung ist eine sich wiederholende, fast kontinuierliche Tätigkeit. Man muss ständig auf Veränderungen und neue Umstände reagieren. Wenn zum Beispiel ein dringender Auftrag auftaucht, muss man gut reagieren. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihr Kanban-Board auf dem neuesten Stand halten.
Fazit
Kanban berücksichtigt bei der Arbeitsplanung die Unsicherheit zukünftiger Vorhersagen. Zu diesem Zweck werden Messdaten aus der Vergangenheit herangezogen. Wenn Sie genügend Messdaten gesammelt haben und sicherstellen, dass Ihr Prozess stabil ist, können Sie verlässliche Vorhersagen über den Fertigstellungstermin mit einer entsprechenden Erfolgswahrscheinlichkeit machen. Dies ist eine ehrliche und transparente Art der Kommunikation, die keine falschen Erwartungen weckt.
